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文件运动理论模型初探 ——文件运动理论研究之二
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我们在《文件连续体理论与文件生命周期理论——文件运动理论研究之一》①中已经指出，目前在西方国家流行的文件连续体理论并不能否定中国版本的新文件生命周期理论。然而，文件生命周期理论描述的并非文件运动规律的全部，为此有必要借鉴文件连续体理论，对整个文件运动理论做更进一步的全面探索。
何嘉荪等一批中国学者已经在文件运动理论研究方面获得了一些成果。本文将进一步解释、发展他们的研究成果，使全宗理论、文件生命周期理论、文件价值理论和档案信息服务理论中的相关概念有机地架构在同一个多维化模型之中，使文件运动理论的研究具有直观的模型基础。该理论模型借鉴吸收了文件连续体理论模型的基本内容②，不仅能大致包容文件连续体理论的核心观点，而且能更贴近文件管理与档案工作实践。
1.文件运动理论模型描述
本文采用大文件概念，认为档案仅仅是文件的特定运动阶段；与此相应，档案管理也仅仅是文件管理的特定阶段，它被包容在（大）文件管理之中。
文件运动理论模型主要依据何嘉荪的下述观点进行设计：文件作为人类社会活动的副产品和历史记录，是有机地联系在一起组成一定的群体向前运动，经历若干阶段而到达自己生命的终点的。因此，文件的运动具有整体性与阶段性相结合的特点；文件运动不是个体运动，而是群体运动；文件运动是一种矛盾运动，矛盾双方既对立又统一的关系，是其运动的内在动力③。
由此出发，我们将文件运动理论的整体模型归纳成图1：
附图
图1 文件运动理论模型示意图
该模型具有三类结构要素：轴(Axis)、维(Dimension)和域(Field)，轴用从一个核心按等度夹角散开的射线表示，维用同心圆表示，域是轴和维交织成的区域。
文件运动理论模型的核心是文件。三根轴分别标志文件运动中起决定作用的要素：文件赖以形成的社会活动（处理事务的活动一事务处理轴）；文件的形成者来源（来源特性轴），文件在运动过程中存在的形态（群体运动形态轴）。文件从形成以后直到最后销毁或者永久保存，其所具有的价值随时间的延续发生变化依次形成三个维度：第一维：现行价值形成维（简称现行维），应该指出在文件现行价值形成的同时，文件还具有第一价值和第二价值，现行价值实际上是文件第一价值在此时的具体体现，因而它（第一价值）必然占据主导地位；第二维：第一价值和第二价值此消彼长过渡维（简称过渡维）；第三维：社会价值维，亦即表达第二价值已经占据主导地位的维度。文件运动理论模型的三个维度依次展现文件运动过程中的价值变化和事实上存在的运动阶段。轴和维之间的区域分别成为管理域、证据域和服务域，是文件管理(Archival records management)实践的体现。
整个模型以主客体相互作用理论为基础，形成既适用于解释（包括传统载体文件和电子文件在内的）文件的运动规律，又对档案工作实践具有较强解释能力和实用价值的理论模型。
2.文件运动理论模型的直观解释
为便于应用，对文件运动理论模型的直观内容解释如下：
2.1 轴(Axis)
文件运动理论模型包含三根特征轴，即事务处理特征轴(Transactional Axis)、来源特性轴(Identity Axis)和群体运动形态轴(Modality Axis)，描述了文件在运动过程中三个方面的特性：
事务处理特征轴(Transactional Axis)表现的是形成文件的社会活动。文件正是在人们处理特定事务的过程中自然而然地形成的。对这种社会活动加以解析可以发现，从最徽观层次而言它首先是由个人或者由人组成的群体进行的行动(Action)；而若干人们进行的行动(Actions)可以构成职能活动(Functional activity)，其中既有以机构主体为核心进行的职能活动，也有由若平机构主体共同参与的、以特定事物为核心的职能活动；更进一步，这些职能活动最终构成了具有特定目标(Purposes)的、跨越于所有机构之上的社会活动(Social activity)。
来源特征轴(Identity Axis)表现的是文件的形成者来源。文件从总体上说都采源于人们的社会活动。然而，由于这些活动都是由具体的个人或者由他们组成的群体分别承担的，传统上也就狭义地认为：文件的来源是具体的个人或者由其组成的群体。形成者来源轴描述的就是不同层次文件及其组合的不同形成者来源（狭义的来源）。第一层次是文件制作者(Creator)，其中既包括个人制作者，也包括集体制作者，比如机构内的部门(Department)；第二层次是由若干（个人或者集体）文件制作者组合而成的相对独立的机构(Organization)；第三层次则是由各种机构和个人组合而成的整个社会(Society)。
群体运动形态轴(Modality Axis)指文件运动过程中在不同阶段所表现的群体运动形态特征。文件之间具有有机关联性，这使得文件必然组成群体运动。故而单体文件在“制作者”处理事务的“行动”中形成后，一般即与具有密切有机联系的相关文件组合在一起，构成最低层次的文件群体——案卷(File)或者其异化形态。④同时又进一步构成文件全宗(Records Fonds)，最后成为档案全宗(Archives Fonds)。而群体运动形态轴就表现了这一运动变化过程，它体现了文件从形成到最后消亡或永久保存过程中，文件呈群体状运动的特点。其中应该说明的是：文件全宗和档案全宗仅仅是总体概念，它们的具体形态分别是以主体为核心的“主体文件全宗”、“主体档案全宗”和以客体为核心的“客体文件全宗”、“客体档案全宗”。
2.2 维(Dimension)
本模型根据文件在运动过程中的价值变化，用三个维度，分三个层次描述文件的运动过程。
第一层，现行维（即现行价值形成维）。文件制作者(Creator)根据自身、集体或社会的需要付诸行动(Action)，经过孕育、计划，最终制作形成进行本次行动必需的工具——文件(Records)。文件必然与产生它的具体行动以及所有在这次具体行动中产生的其他文件具有密切的有机联系，因而自然地构成最微观层次的有机群体——案卷(File)进行运动。文件从形成之初即具有第一价值，也具有第二价值，但是此时第一价值必然居于主导地位。现行价值则为文件第一价值在文件现行期的具体体现。“现行维”标志着文件运动进入了现行期。
应该指出，当人们作为文件制作者开始采取行动、计划制作形成文件的时候，他们往往可能已经组织在特定的、具有相对独立性的机构内（广而言之，家庭也是一种特殊的“机构”）进行活动了，这种活动也就合成在一起构成了特定的职能活动；与此同时，组织在特定机构内的文件制作者也是整个社会的成员，他们进行的各种职能活动也同时构成了整个社会的活动；并且他们所形成的文件也不仅自然地构成有机的群体——案卷，而且案卷也必然置身子相关的文件全宗之中。然而，此时对于文件运动的原初状态而言，必然首先是由具体的文件制作者进行的微观层次的具体行动(Action)和由此形成的具体的案卷。这是本阶段文件运动的重心所在。也就是说，虽然从另一个角度观察，由特定机构进行的具有相对独立性的职能活动，在文件处于现行阶段时已经开始进行；由此产生的文件全宗也在此时已经开始形成。但是，此时的职能活动和文件全宗都还不完整，还不能认作文件运动已经推进到特定阶段的标志。
第二层，过渡维（即第一价值、第二价值此消彼长过渡维）。当文件内容规定的任务完成，或者文件内容规定的目标达到，文件的“现行期”宣告结束，现行价值亦同时消失，文件于是运动进入“暂存期”(Precaution term)。“过渡维”是这一时期开始的标志。此时文件的第一价值仍然占据主导地位，但同时它也逐渐趋弱；而文件的第二价值则逐渐增强，两者此消彼长，形成一种过渡局面。与此同时，对于文件运动而言，由于文件价值出现的变化，其重心已经迁移到由文件制作者(Creator)组合而成的、具有相对独立性的机构(Organization)所进行的、特定的社会职能活动上了；或者可以这样说，只有当文件运动推进到这一阶段，对相对独立机构进行的相对独立的职能活动的观察才趋于完整。不过，这种职能活动(Functional activity)，有的是一个相对独立的机构独自承担进行的；有的则是由若干机构共同参与合作进行的。与此相应，文件运动的重心也就迁移到了相对宏观的层次—— “文件全宗”(Records Fonds)继续进行的运动，或者说直到此时文件全宗的构成才相对完整。其中以相对独立的机构(Organization)为核心构成的文件全宗，可以称为“主体文件全宗”；以相对独立的项目(Program)，即由若干机构共同参与的相对独立的社会活动为核心构成的文件全宗，可以称为“客体文件全宗”。
第三层，社会价值维，亦即第二价值主导维。随时日推移，文件第一价值逐渐减小以至可以忽略不计；文件第二价值，也就是社会价值开始占据主导地位，文件运动进入“历史期”。“社会价值维”是文件第二价值开始居于主导地位的标志。此时，文件运动的重心迁移到了更加宏观的层次，文件已经可以看作是超越于所有机构和项目之上、由整个社会(Society)共同进行、具有特定目标(Purpose)的社会活动(Social activity)的共同产物，它自身也就主要组织在众多“档案全宗”(Archive Fonds)之中持续地运动，它们之中既有主体档案全宗，也有客体档案全宗。
2.3 域(Field)
文件运动过程中各种因素之间存在着特定的内在联系，故在不同的运动阶段中，应根据文件的不同特点，采用适宜的存放和管理方法⑤。为此文件运动理论模型引进了域的概念，将文件管理（包括档案管理在内）实践及其后果抽象为三个主域：管理域、服务域和证据域。事实上无论是电子文件还是传统文件，在管理问题及其后果方面都可以抽象为这三个主域。
2.3.1 管理域：是群体运动形态轴和形成者来源轴之间的区域，体现的是文件的管理“领域”。文件运动理论模型的维又将管理域划分为四个子域，即孕育形成制作域(Creation)、捕获域(Capture)、组织域(Organization)和保管域(Keeping)。
孕育制作形成域（Conception & Creation Field，简称为Creation）表达的是，文件制作者从设想、设计，到最终草拟、制作、正式形成文件的过程。它同时也是一个研究、计划、筹措、规范管理行为和积累、记录信息，表达思想、意图，最后使文件正式生效、赋予其现行价值的过程。在这个过程中存在两种管理行为，其一为：人们对自己的“文件管理行为”或“文件管理平台”（也就是文件管理系统）的设计；其二则为：文件制作者对文件的产生所进行的“计划”和制作，即根据需要计划行将进行的活动，同时借助文件管理系统，将自己计划将要进行活动的思想、研究结果、意图等，按事先设定的程序，记录于基本上事先设定的载体之上。于是文件的雏形——一些片段文字、未定型的图形、编写提纲、草稿等开始问世。应该指出，这些文件雏形对其形成者而言，已经具备第一价值，但又（因尚未正式签署形成，还不具备法定效用）不具备现行价值⑥。
文件一经形成，立即被文件保管系统捕获而进入捕获域(Capture Field)，就是说文件是在进入现行期的同时得到鉴别(Identification)、 鉴定(Appraisal)和捕获并且构建为“案卷”的，这可以确保其原始性、真实性、完整性和证据价值。应该指出，文件在构建为案卷时已经需要预先考虑其日后组建在文件全宗和相关“系列”(series)中的问题。但是，由于此时文件具有现行价值，管理工作的重点必然是组合在案卷之中的，作为处理现行事务工具的文件。
随着文件现行价值消失，在要求其留存下来成为历史凭据的同时，文件进一步得到组织，在组织域(Organize Field)正式组织成为相对较为完整的文件全宗。这种文件全宗，又可以视需要分成两种组织形式：一种是以文件的主体形成机构所进行的职能活动为核心的“主体文件全宗”，成为这种职能活动留下的集体记忆；另一种是以由若干机构共同参与进行的相对独立的社会活动项目(Program)为核心的“客体文件全宗”，成为该项目构成的职能活动留下的集体记忆。
最后，当文件的第二价值居于主导地位时，文件进入保管域(Keeping Field)成为档案全宗和档案全宗群(Archives Fonds)，构成整个社会的记忆(Social Memory)和财富。
2.3.2 证据域：是形成者来源轴和事务处理特征轴之间的区域，体现的是文件构成的人类活动的证据和记忆“领域”。
文件运动理论模型的“维”又将证据域划分为四个子域：轨迹域(Traces)；证据域(Evidences)；集体记忆域(Collection Memory)，其中又可以区分为“主体机构记忆”和“客体项目记忆”；最后为社会记忆域(Social Memory)。
轨迹域(Traces)表达的是文件制作者在形成文件的过程中形成的各种行为的轨迹，这些轨迹记录了文件制作者研究、计划、筹措、规范管理行为和积累、记录信息，表达思想、意图的过程，是反映形成文件的活动的第一批尚处于雏形阶段的证据线索。
文件一经正式生效，它就成了反映形成它的人类社会活动的最有效的证据。一个科学合理的文件保管系统能够记录文件制作者的行为轨迹，并将这些行为轨迹和文件一起纳入文件保管系统之中，和文件一起成为能够提供证据的信息记录(an evidential record)，即构成能够证明这一活动过程的证据(Evidences)。
随着文件的现行价值消失，文件的第一价值虽然仍占据着主导地位，但是第一价值与第二价值已经开始此消彼长。与此同时，这些信息记录也进一步在文件保管系统中得到整合，组成文件全宗，作为集体记忆(Collection Memory)得到保存和管理，为人们服务。这些集体记忆出于管理和对外服务上的要求，或从最优化管理的角度出发，又可以区分为“主体机构记忆”和“客体项目记忆”两种。
当文件第二价值占据主导地泣后，文件就不再仅仅主要为机构和某些社会活动项目服务，而成为整个社会的宝贵财富。于是在个别机构或者项目中形成的集体记忆，最终成为整个社会的记忆(Social Memory)。
2.3.3 服务域：是群体运动形态轴和事务处理特征轴之间的区域，体现的是文件“服务领域”。文件的形成和运动，其最终目标就是“服务于人类的需要”。在文件整个生命周期里，文件为人们提供的“服务”是有区别的。根据维度的变化，这种服务体现在四个服务子域之中：孕育服务域(Conception Service)、行政服务域(Administrative Service)、参考服务域(References Service)和社会文化服务域(Social & Cultural Service)。
孕育服务域：文件在孕育、制作过程中，会形成一些片段文字、未定型的图形、编写提纲、草稿等信息记录，这些信息记录将为文件形成者或形成部门进一步制作文件，使之能够正式生效（或者因为不符合要求而予以删除）提供服务，已经体现了文件的“第一价值”。
随着文件的签署生效，文件具备现行价值而发挥“指挥、命令、批准、允许和传递交流信息”等文件内容规定的任务和目标所要求发挥的现行作用，文件也因而进入行政服务域(Administrative Service)。此时，文件主要为其制作者和法定接受者提供现行服务。它对其制作者而言具有传递、控制功能；对于接受者而言则具有依据功能。与此同时，由于文件已经具有第二价值，在这一服务域内，也存在着尚不够充分的为社会大众的服务，但并不占据主导地位。
随着文件运动到过渡维，文件的现行作用和现行价值消失。此时文件第一价值仍然占据主导地位，但是已经开始逐渐减弱，而第二价值逐渐增强。文件的服务也就从“行政服务(Administrative Scrvice)”演变为“参考服务(References Service)”。也就是说在此服务子域，文件对其制作者和法定接受者已经不起传递、控制或依据作用，而演变为起参考凭证作用；同时，文件也继续为社会大众提供着尚不够充分的服务，并且这种服务具有越来越增强的趋势。
最后，文件的第二价值完全占据主导地位，文件最终成为全社会共有的记忆，而文件的服务对象也由主要面向部分机构、人群而变为主要面向整个社会，此时文件将主要作为社会文化信息，为整个社会提供社会性科学文化服务(Social & Cultural Service)。
文件运动理论模型的域分析是文件（既包括电子文件，也包括传统文件）管理实践的具体抽象，它可以覆盖文件的整个运动过程，强调文件管理的连续性，强调文件在事务处理过程中形成的证据或人类记忆，同时也强调文件的服务，具有很强的指导实践的作用。
3.小结
以上是我们构想的文件运动理论模型。对其深层机理的分析以及该模型与文件连续体模型的比较研究，限于篇幅，将在下一篇文章中奉献给读者。我们认为，本文提出的模型正如着名哲学家皮亚杰所说，构成了一个良好的结构⑦，具有文件运动规律与文件管理和服务模式相结合的性质，也有良好的哲学基础，可以用来指导档案工作实践。当然，我们的设想还非常粗浅，肯定不够细密、周全，讹误之处在所难免，欢迎学界同仁和广大档案工作者批评指正，使本模型得以进一步完善，以有利于档案学基础理论建设档案学通讯京18～22G7档案学何嘉荪/叶鹰/金更20042004本文采用大文件概念。用轴、维、域三类元素建立了一个文件运动理论模型。整个模型以主客体相互作用的价值理论为基础，由三个轴向、三个维度和三个区域综合构成。通过对模型的直观解释，对包括档案工作在内的文件管理实践进行了初步说明，体现了理论模型的实用价值。文件运动理论/文件运动模型/文件生命周期/全宗/双重价值/文件连续体/档案学理论本文为中山大学人文社科基金项目重大课题《电子文件的安全性及法律效力问题研究》的阶段性成果罗峰
罗峰 男(1972-)上海行政学院行政学教研部讲师。 Liu Zhiyong
(School of Art & Social Science, University of Electronic Science & Technology, Chengdu 610054, China)The article thinks that in information era, double-sets archives management has necessity and rationality to exist. However, it is conditional. Only important archives need double-sets system management. Double-sets system management for all archives is not only unnecessary but also harmful.何嘉荪，浙江大学信息资源管理研究所所长，档案学教授（杭州市，邮编：310028） 浙江大学信息资源管理研究所
叶鹰，浙江大学信息资源管理研究所副所长，浙江大学人文学院信息资源管理系主任，哲学博士，情报学教授（杭州市，邮编：310028） 浙江大学信息资源管理研究所
金更达，浙江大学信息资源管理研究所在职研究生，浙江大学图书馆副研宄馆员（杭州市，邮编：310028） 浙江大学信息资源管理研究 作者：档案学通讯京18～22G7档案学何嘉荪/叶鹰/金更20042004本文采用大文件概念。用轴、维、域三类元素建立了一个文件运动理论模型。整个模型以主客体相互作用的价值理论为基础，由三个轴向、三个维度和三个区域综合构成。通过对模型的直观解释，对包括档案工作在内的文件管理实践进行了初步说明，体现了理论模型的实用价值。文件运动理论/文件运动模型/文件生命周期/全宗/双重价值/文件连续体/档案学理论本文为中山大学人文社科基金项目重大课题《电子文件的安全性及法律效力问题研究》的阶段性成果罗峰
罗峰 男(1972-)上海行政学院行政学教研部讲师。
网载 2013-09-10 21:36:02
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