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　　文件（注：本文中所用的文件或科技文件概念均为广义文件概念。）运动理论是档案学重要的基础理论，也是近年来档案学研究的一个热点，但至今为止，无论是国内档案界，还是国际档案界，都似有这样一种认识：文件运动理论与文件生命周期理论相等同。提起文件运动理论就想到文件生命周期理论，似乎文件生命周期理论描述了文件运动的全部。虽然我国的“档案形成与运动规律”客观上也揭示和描述了文件运动的情形，但与此同时，几乎所有的我国档案学者都认为，我国的“档案形成与运动规律”与文件生命周期理论在本质上是一致的，具有异曲同工之妙，或者更确切地说，我国的“档案形成与运动规律”揭示和描述了文件生命周期理论的相关内容或说部分内容，并无特别之处。但笔者认为，文件运动形式是丰富的，绝不仅限于文件生命周期理论所描述的情形，文件运动形式除文件生命周期理论揭示和描述的以外，还客观存在有其它类型的文件运动形式，为此，我们必须冲破文件生命周期理论去研究文件运动现象，如果我们始终囿于文件生命周期理论的范畴去研究文件运动现象，那么必然会得出一些无法自圆其说的结论，如文件运动的回流等，或者根本无法清晰地解释档案工作实践中的一些现象。
　　 一、文件生命周期理论只揭示和描述了文件纵向运动现象
　　我们知道，文件生命周期理论揭示和描述文件运动现象的基本内容可概括为以下三点：一是文件从其形成到最后销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，即文件运动具有整体性特点；二是文件在全部生命过程中因先后表现出不同的作用和价值，使其整个生命周期可以划分为不同的运动阶段，即文件运动具有阶段性特点；三是在不同的运动阶段中，应根据文件的不同特性，采用各自适宜的存放地点和管理方式，即每一文件运动阶段内各要素有着内在联系的特点。文件生命周期理论揭示和描述文件运动现象的思想基础是系统思维，在系统思维的支配下，产生形成了广义文件概念和文件生命周期概念，最终揭示出文件运动具有整体性特点，而根据文件在生命运动全过程中先后呈现出：现行价值→凭证价值→历史研究价值，就可以把文件的整个生命周期相应地划分为文件的现行期、半现行期和非现行期三个运动阶段，由此揭示出文件运动具有阶段性特点，以及在不同运动阶段内，我们应采用各自适宜的存放地点和管理方式来处置文件，由此揭示出每一文件运动阶段内各要素间有着内在联系的特点。
　　文件生命周期理论虽然目前作为文件运动理论的典型代表在世界许多国家的档案学界广为流传，但笔者认为，文件生命周期理论本质上只揭示和描述了相对于文件形成活动（假设为A活动）而言的文件运动情形，因为它指出：首先由呈现现行价值的A活动的现行文件运动至一定时候转化为呈现凭证价值的A活动的半现行文件，而后，A活动的半现行文件运动至一定时候可能再进一步转化为呈现科学的历史研究价值的A活动的非现行文件，这种文件运动情形，显然它所刻画的只是文件向纵深方向发展的运动情形，即文件纵向运动，因此，笔者认为，文件生命周期理论又可称为文件纵向运动理论，它所揭示和描述的是文件纵向运动的规律。
　　当然，文件生命周期理论虽然只揭示和描述了文件纵向运动的情形，但这种形式的文件运动不仅是所有文件共同拥有的运动形式，具有普遍性，而且极其重要，因此，它理应是文件运动理论中的重要内容。
　　 二、文件横向运动的客观性
　　从文件生命周期理论所刻画的文件运动情形中，我们明显看到，它之所以能将整个文件生命周期划分为三个不同的运动阶段，一个前提条件是文件在其生命运动全过程中先后呈现出：现行价值→凭证价值→历史研究价值。应该讲，通常情况下，文件形成后的价值形态呈现及其变化规律就是如此，不论文件载体类型、记录方式、文件本身种类和形成地区、形成国家如何不同，只是这种文件形成后的价值形态呈现及其变化规律是抽象的、一般的和总体的，并不是针对具体的某一份文件的，因为对具体的文件来说，有的在完成了形成时所赋予的现行使命（即实现了现行价值）后就不再能呈现任何类型价值；有的在这以后还能在一定时期内对形成者或形成单位（即当事人或当事者）呈现出凭证价值，但却不能呈现出科学的历史研究价值；而有的则除以上两种价值类型外，最后还能对形成者或形成单位之外的广大社会公众用户呈现出科学的历史研究价值，那么，文件形成后的价值形态呈现及其变化规律是否绝对都是如此呢？答案是否定的。
　　一个最典型的例子便是科技文件，因为我们知道，出于科技活动开展需要而形成的现行科技文件在实现其现行价值，转化为科技档案后，多数科技档案仍能呈现出现行价值。科技档案现行价值的呈现，既不是现行科技文件的超前归档所导致，也不是现行科技文件转化为科技档案后的继续呈现，而是现行科技文件完成现行使命，成为形成活动真实的历史记录后，在现实科技活动的开展中所起的依据作用，并且科技档案的现行价值既可能是对形成单位的，也可能是对形成单位之外用户的，即既可是第一价值的，也可是第二价值的，另外，这种第一价值和第二价值的呈现通常不是先后呈现和此起彼伏的，而是可以同时发生的。由此可见，科技文件形成后其生命运动过程中价值形态的呈现及其变化情形有其特殊性。
　　那么，这种早巳成为科技活动真实历史记录的科技档案对现实科技活动开展所起的依据作用说明了什么呢？根据事物呈现的功能与作用是事物拥有属性的外在表征的观点，笔者认为，科技档案现行价值的呈现本质上是科技档案转化为现行科技文件后呈现出的价值形态，只不过这种转化是在先后开展的两个不同且又相关的科技活动间进行的，即A科技活动的科技档案转化为B科技活动的现行科技文件，故称为文件横向运动，这里的B科技活动可以是本单位的，也可以是外单位的，可以是A科技活动的延续科技活动，如基建工程的改建、产品的更新改进、设备的技术改造等，也可以是不同于A科技活动的同专业、同类型的或不同专业、不同类型的科技活动，因此，文件横向运动是客观存在的。
　　当然，科技文件横向运动的存在并不表明所有的科技档案都能转化为现行科技文件，因为这种转化是有条件的，具体为：科技档案必须能呈现现行价值，而事实情况是，并非所有的科技档案都能呈现现行价值。
　　还有，由于我国的档案概念外延实质等同于文件纵向运动中的半现行文件与非现行文件之和，科技档案概念也同样如此，因此，科技档案能转化为现行科技文件应该表明，不仅半现行科技文件能转化为现行科技文件，而且非现行科技文件也能转化为现行科技文件。事实也确实如此。如当我们要恢复某一古建筑时，假如我们拥有能真实反映该古建筑的图样，则这种可用于科学历史研究的图样显然可作为古建筑恢复建设的依据，呈现出现行性；又如，反映古代宫廷美味佳肴的各类膳单，我们可以据此进行再次烹调，随着市场经济的推行和人民生活水平的不断提高，开发利用古代宫廷美味佳肴的各类食谱，据此制作出过去仅限达官贵人享用的食品，使其大众化，已成为当今社会的一种时尚。如目前已经过国家审定通过的保健食品“龟龄酒”、“代茶饮”等，它们都是根据清宫秘方原方配制而成的，并已投入市场。此外，宫廷护肤品配方、御药品配方、宫廷服饰图样等均可再次呈现现行价值，凡此种种都说明了，早巳进入非现行期，能呈现出科学历史研究价值的非现行科技文件，仍可以再次呈现出现行性，转化为现行科技文件。当然，总体而言，半现行科技文件在转化频率上要比非现行科技文件高得多。
　　现行科技文件在一定条件下能转化为科技档案，科技档案在一定条件下也能转化为现行科技文件，这是否表明现行科技文件与科技档案间的转化是可逆的呢？笔者认为，这种转化是不可逆的，因为现行科技文件转化为科技档案是A科技活动的现行科技文件转化为A科技活动的科技档案，而科技档案转化为现行科技文件则是A科技活动的科技档案转化为B科技活动的现行科技文件，不是转化为A科技活动的现行科技文件，对逝去的A科技活动来说，该科技文件永远是它真实的历史记录，不可能再成为它的现行科技文件，因为 文件价值形态变化规律及文件纵横运动图解如下：
　　附图
　　历史是不能倒退的，逝去的将永远逝去。
　　科技文件能够发生横向运动不是说明科技文件只能发生横向运动，科技文件首先也能发生纵向运动，这是因为，科技文件同其它文件一样，形成后首先是实现其现行价值，之后成为形成活动真实的历史记录，而后还可能呈现出凭证价值和科学的历史研究价值，这就是我们所说的，文件纵向运动是所有文件共同拥有的文件运动形式。由此可见，科技文件运动情形是复杂多样的，实际上，这是由于科技文件价值形态变化情形的多样化所决定的。
　　应该注意的是，客观拥有横向运动形式的文件并不仅限于科技文件，此外，还有不少文件都既拥有纵向运动，又拥有横向运动，如部分社科成果文件、管理性文件、干部人事、商标、工商户、用户、户籍、各种资质证书等文件以及其它有关文件等，但相对而言，科技文件的横向运动发生最为典型、最为频繁，所以，我们在揭示和描述文件横向运动时首先从科技文件入手进行。另外，文件横向运动除半现行文件和非现行文件外，有些现行文件也能发生，如有的现行文件一经形成便不仅能对自身的形成活动呈现出现行价值，而且也能对形成活动之外的同类或相关活动呈现出现行价值。对于文件运动的这种特性，我们应采取完全不同的策略和态度，有的我们要大力促成其现行价值的呈现，而有的我们则要严格抑制这类现行价值的发生。
　　 三、文件多维运动的揭示
　　文件生命周期理论揭示的是所有文件共同拥有的文件纵向运动，是定向的、单向的、线性的，而文件运动除此之外还有横向运动，纵横运动在平面上显然就构成了二维运动，但文件横向运动可以是不定向，许多文件在发生横向运动时，或者说在呈现现行价值时，所针对的对象可能是完全不同的，不论是现行文件、半现行文件，还是非现行文件可能都如此。如不少科技档案在呈现现行价值时，不仅能对同类型、同专业和对口的科技活动，而且也能对不同类型、不同专业和不对口的科技活动，地质档案、气象档案和多数科技成果档案等便是典型的反映。这就是说，文件横向运动不限于一维的，可以是二维、三维甚至多维的，这便是文件多维运动，因此，文件横向运动的揭示实际就是文件多维运动的揭示。（如图示）
　　附图
　　用不同方向的空间轴来表示不同类型或者说本身带有不同方向的文件横向运动，这种方法是完全适宜的，也是恰当的，理论上立体坐标系中不同方向的空间轴数量是无限的（注：在为围绕时间轴一周三百六十度范围内的无数个方向上均可。），因此，任何一个立体坐标系总可以满足表达多个方向上文件发生横向运动的需要，上述图中只是为了简便起见，我们才只用一个空间轴来表示文件相对于非对口B活动所发生的横向运动，实际上我们完全可以用多个空间轴数来表达文件在多个方向上发生横向运动的情形，让空间轴数量与文件发生横向运动的方向数一致。由于文件横向运动并不是简单的一维运动（注：也可以是一维运动，即只在同专业、同类型的活动之间发生，吴现出现行价值。），它可能展示为多个方向上的运动情形，即呈现出多维性，再加上定向的文件纵向运动形式，因此，文件多维运动是客观存在的。
　　运用文件横向运动理论或多维运动理论可以说明，文件纵向运动不仅必须按部就班地逐个前行，而且也只能顺向前行，不能回流，所谓文件运动的回流实质是文件横向运动或多维运动的发生，另外，运用这一理论还可以说明档案工作实践中的许多现象，这就是文件多维运动理论的应用研究问题，限于篇幅，在此不再叙述。
北京档案17～19G7档案学吴品才20022002吴品才 苏州大学档案系 作者：北京档案17～19G7档案学吴品才20022002

网载 2013-09-10 21:36:01

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