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　　在数字环境中，我们需要特别重视电子文件的真实性问题。一方面，因为真实性是保证实现电子文件价值、顺利开展相关活动的关键因素；另一方面，则是由于电子文件的真实性不同于传统文件的真实性，需要我们重新思考文件的真实性本质及判断、维护等问题。电子文件是通过计算机进行传输、处理、存储的文件，兼有“数字信息”和“文件”双重特征，其特征的复杂性给现代文件管理带来了极大的便利，但也决定其缺乏稳定性和安全性，当计算机文件取代手写文件、CAD取代手工绘图、电子商务取代合同货单、信用卡取代存折存单等种种情况发生后，如何维护电子文件、电子档案的真实性，保障其凭证作用，成为档案管理者关心的重要问题。在信息化社会中，法律、商贸、金融、国防以及政府和企事业各界也在关注这一问题，因为它涉及到在电子环境下确保法律的公正、商业的公平、行政的准确、经济的高效、金融及国家安全。因此，在这历史性的转变中，如何提醒文件的产生者更加注意在电子环境下有意识地为未来保存他们所创造的历史，如何主动地介入电子文件的形成过程，关注并研究电子档案的收集、整理、利用方法，以确保电子文件、电子档案的原始性、真实性，从而真正发挥其凭证作用，将成为档案工作及档案学理论研究的重要方面。
　　一、电子文件真实性的特点
　　1、电子文件的真实性决定于其本质要素
　　在这一点上是与传统文件一致的，只是传统文件的内容主要是通过载体形式直观地体现出来，其真实性在很大程度上是通过形式的真实加以判断。在传统文件中，载体是判断电子文件真实性的重要证据，因为对于传统文件，任何更改都必然会在载体上留下蛛丝马迹。而电子文件载体的不固定性使得我们不得不放弃传统的对载体依赖性的观念，着眼于本质内容和属性。电子文件信息形态的特殊性，导致了一些必需的背景要素的产生，但是它们并非真实性的决定因素。因此，电子文件的真实性要求其本质要素保持不变，这一认识对于电子文件真实性管理非常重要。
　　2、电子文件真实性显现于各种输出形式
　　电子文件是以字节的形式记录在磁盘、磁带、光盘等各种形式的载体上，在整个生命周期始终保持这种数字化信息形态。但是，字节是不能为人们直接识读的，只有借助于设备显示的文件形态或者打印输出的纸质文件这些能为人知觉和理解的输出形式，电子文件才具备实际的意义，能够参与实际的事务处理过程并具有保存价值。从计算机学家的角度看，电子文件实质是一组有序的字节流，是“数字信息”。而档案学家强调的则是它的“文件”特征，忽略电子文件的原始存在形态。所以，在评判电子文件的真实性时，并不是关注电子文件的字节次序是否与原始状态保持一样，而是着眼于评估其输出层面上的各种本质内容、属性是否与原始状态一致。
　　3、电子文件的真实性依赖于技术设备和标准
　　这既是电子文件的特性，又是其真实性的新特点。虽然对于电子文件真实性的考察也必须以文件的可读、可理解为起点，但是这一起点要比传统文件有着更加丰富的含义和内容。传统文件一般是可直接识读的，所含信息也非数字形态。而电子文件的存在、处理及显示是与一系列相关技术、软硬件设施及大量标准紧密联系的。这使得电子文件的真实性考察不能脱离有关的技术、背景要素及实在的软硬件设备。此外，电子文件的真实性评估、保持及安全维护，很大程度上也必须借助先进的技术手段才能实现。
　　4、电子文件的真实性呈现复杂性
　　电子文件的真实性远比纸质文件复杂。传统文件信息内容和特定载体是不可分离的，载体本身就是文件的组成部分，纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，信息可以直接识读，文件的物理结构和逻辑结构保持一致，而且同时同地只能排他式使用。这些特点都使得传统文件的真实性评估和保持要比电子文件简单得多。而且，传统文件的载体本身就是文件真实性的极好证明，因为传统文件的任何物理改变是很难不留任何痕迹的，更不用说单方面改变传统文件的物理或逻辑结构了。
　　电子文件则有很大不同。电子文件的真实性评估需要将电子文件的本质要素(内容和属性)与背景信息及原始性、完整性、安全性等相关因素结合起来，综合考察。电子文件的真实性包含着更为严密、更为先进、更为丰富的制度、策略、管理、技术、方法等内容。所以，无论是所处的数字环境、本身特性还是管理内容，电子文件都要复杂得多，其真实性便呈现出鲜明的复杂性。
　　5、电子文件的真实性具有不稳定性
　　电子文件中的信息能够在不同的载体之间相互复制，可以在不同的计算机之间通过网络进行相互传递，而信息本身不发生任何变化，载体本身不再作为文件真实性的证明。网络的应用，一方面方便了电子文件的传递，另一方面又以其不安全性影响了电子文件的真实性；再加上电子文件管理本身的复杂性等种种原因，使电子文件的真实性显得特别脆弱，极易受到破坏。
　　在数字环境下，强调电子文件的真实性更有实际意义。由于电子文件的载体与信息内容可分离、完全复制以及通过网络传输等特点，使得传统环境下形成的“原件”观念受到极大的冲击，继续强求“原件”、“原始性”已不符合数字环境的实际情况。电子文件经常发生变化。因此，严格说来，想要真正保持原始文件不变是不可能的，我们所能保持的只是复制文件的能力。所以，电子文件真实性只是要求其本质内容和属性不变，与原始状态保持一致。这种本质内容和属性的“动态保持”，符合电子文件管理过程的要求，也可以与传统的“原件”、“原始性”等观念区别开来。
　　二、电子文件真实性的鉴定
　　电子文件的真实性鉴定，就是利用技术、标准、制度等措施和手段，通过考察电子文件的本质要素及其相关背景信息，来认定电子文件是否就是当时当人当事形成的，或者说通过分析其本质内容和属性是否与原始状态一致，来鉴别和评定电子文件是否真实。
　　1、鉴定的原则
　　鉴定电子文件的真实性，包括确定文件的身份来源，以及证明其完整性。一份文件的身份来源是指它能够独特地表现一份文件的特色并有能把该文件从其他文件中区分出来的特点。主要包括：与生成文件同时产生的文件的责任者、收文者、作者及源发者的名称；文件制作日期、传输日期、接收日期及存盘日期等；电子文件所参与的行为或事件的标示；文件与参与相同行为的其他相关文件的档案联系的表达以及有关附件(视为电子文件组成部分)等。
　　电子文件的身份主要通过其本质要素体现出来。电子文件的完整性主要指存在的整个过程中，其内容、结构和背景信息没有缺损。在电子环境下，介质脆弱、技术过时以及系统的特性都会影响电子文件的完整性。当我们提到一份电子文件时，如果其为了实现目的而试图传达的信息没有被改变，那么它可以被认为是完全的和未被破坏的。这意味着如果文件内容的表达和任何所需的批注及形式要素都保持与原来相同，那么其物理上的完整性就可以被接受。
　　我们在鉴定、评估电子文件的真实性时，通常有两个假设：“第一个假设是，电子文件在跨越空间或时间传递时，特别是在从过时技术迁移到新技术环境的时候，真实性容易受到威胁；第二个假设是，完全维持电子文件的原状是不可能的，我们只能够保持复制电子文件的能力。”因此，想要以完全不改变文件要素的方式来传递电子文件，是难以实现的。
　　鉴定电子文件的真实性，要求我们结合实际工作的需要，弄清电子文件的本质要素，并且识别和记录电子文件的任何变化。只有做好这两方面工作，我们才能判断所发生的变化是否影响到电子文件的身份及完整性，进而对该文件的真实性做出适当的评估。
　　2、鉴定的方法
　　电子文件真实性的具体含义在不同领域、不同部门中通常是不一样的，因此，电子文件的鉴定标准也各不相同。相关人员应从实际工作出发，规定本领域的电子文件真实性含义和决定要素，并建立一整套电子文件真实性鉴定、评估的标准和方法体系。
　　一般来说，电子文件的真实性鉴定可分为平时鉴定和归档鉴定两种。
　　(1)平时鉴定。电子文件真实性的鉴定问题贯穿于电子文件生命过程始终。平时鉴定主要指电子文件在正式归档之前的日常鉴定。电子文件形成以后，历经存储、传输、处理等过程，执行现行使命。电子文件的接收、转发、存储等都存在鉴定问题，因为它的现行效用是以真实可靠为前提的。那么，各有关部门、单位必须建立基本评判标准，利用数字签名、消息认证等技术来判定所使用电子文件的是否真实，发现信息失真，要及时查找、分析原因，研究应对措施，以使影响和损失降到最低。
　　(2)归档鉴定。电子文件完成现行使命以后，其中有保存价值的部分应向档案部门归档。归档时必须进行真实性鉴定，以确保电子文件的价值。
　　具体措施有：①检查电子文件是否按照预先确定的标准格式和模板编辑依据电子文件管理系统所记载的文件形成、修改和批准时间，分析文件是否是最终版本；②检查电子文件管理系统中对于文件生成和管理过程的记录，分析是否有非授权操作的发生；③分析电子文件着录中关于迁移前后文件信息和载体的记录，检查各类电子文件中影响真实性的要素是否在迁移中发生变化等等。
　　总之，根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要，我们认为对电子文件信息内容原始性、真实性的认定是适当和必要的，它将是电子文件转化为电子档案，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根据，是电子档案具有凭证作用和法律效力的基础。电子文件只有在整个生命周期中，始终保持其真实性，才可能实现其履行现行工作职责，并为日后查考服务的目的，这一点成为全球各国文件档案工作者的共识。
　　但是，对于这种看不见摸不着的原始性加以判断和维护，却是一件十分困难的涉及多方因素的事情，这个问题的解决有赖于信息技术的进步，电子文件、电子档案管理水平的提高以及有关法律的建立和完善。

湖北档案武汉21～23G7档案学汤云佩20062006
汤云佩，苏州大学档案馆。
作者：湖北档案武汉21～23G7档案学汤云佩20062006

网载 2013-09-10 21:31:47

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