想提升工作效率，就别再做这七件事

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原文出处： medium 译文出处： inside - elaine。

试想一位小公司老板每日孜孜不倦地工作，为何不能从为数众多的竞争者脱颖而出？

一位创业家可以不眠不休一天工作24 小时，整整一周不休假。然而，时间有限，且竞争者却永远可以投入更多钱与心力，让竞争更剧烈。那么，为什么某些小型新创公司可以完成许多大型企业无法完成的事情呢？

Instagram──只有13 名员工却被Facebook 用几十亿买下的公司。
Snapchat──只有30 名员工却拒绝科技巨人Facebook、Google 的并购交易。

它们的成功部分来自于幸运──其余则是因为效率。

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成功的关键不是努力工作，而是用聪明的方式工作。

有效率并不是指良好的时间管理，而是──管理您的精力。人们都需要学习如何花费最少的精力能够得到最大效益。

要提升生产力，下面这些事情绝对要避免：

一、停止加班，提升效率！

1926年，福特汽车工业亨利福特（Henry Ford）执行了一项实验发现有趣的结果：当把一日的工时从10 小时降到8 小时，从一周工作6 天减少至一周5 天，人们的生产力将会提高（注一）。

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当您工作得越多，不论是短期或长期而言，您的效率、生产力都会降低。 1980 年由The Business Roundtable 的一篇研究〈Scheduled Overtime Effect on Construction Projects〉指出（注二）：

当每周工作时间超过60 小时，并持续超过两个月，生产力下降的累积效应将使完工日期推迟，而人数相同但每周只工作40 小时的团队执行同样工作，甚至还会更早完工。

在AlterNet的一篇文章中，Sara Robinson回顾美军执行的一项研究，这项发现「每晚都减少1小时睡眠，持续一周，将导致认知功能退化，等同于喝酒使血液酒精浓度升高至0.10 。

当个人过于劳累，使其以比平常还要负面的角度看事情，导致普遍地心情低落。比心情更重要的是，其思维往往伴随着减少「主动思考与行动」──包括控制冲动、自我感觉良好、同情他人与情绪智力──的意愿（注三）。

维持高程度的生产力，避免让自己过度工作并睡眠充足很重要。下次您思想为何工作缺乏生产力，原因很简单，您有可能缺乏睡眠。

二、不要太常说「yes」

根据80/20 法则（Pareto Principle），20% 的努力创造80% 的成果，20% 的成果消耗80% 的时间。不是努力工作，我们应该把注意力放在创造80% 的结果并放弃其余的。我们应该把更多时间放在最重要的任务。我们应该停止对低效能与无效能的任务说：「好的，我来做」。

「成功的人」与「非常成功的人」之间的差异在于，非常成功的人对几乎所有的事情都说不。
— Warren Buffet

激发一个问题：什么事情要说yes，什么事情说no？如果您不能想出某些值得花时间的地方，就考虑作个小测试找出答案：追踪您作的所有事情，可能的话持续优化处理的过程。

通常人们说「yes」的频率比实际上应该的次数还要多，因为说「yes」比说「no」要简单太多，没有想要当坏人。

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2012 研究发表在Journal of Consumer Research，研究者将120 个学生分成两组。一组被训练为说「我不能（I can’t）」，然而其他被训练为「我不要（I don’t）」。结果很有趣：

对自己说「我不能吃X」的学生，61% 都会选择吃巧克力糖，同时，对自己说「我不要吃X」的学生，只有36 % 会选择吃巧克力糖。光是简单的词汇替换，就能显着增加人们选择更健康食品的机率。（延伸阅读：拒当YES MAN，说「不」让生活更美好。）

三、停止什么都事必躬亲，让其他人帮忙

在我职涯的某个点，我管理一个非常大的社群，而我无法处理得很好。我试图每一件事情都自己来。我疲倦不堪，但社群最终接管我的职责并自行治理。因此我也学习到社群的力量，以及为什么品牌需要使用者创造的内容（user-generated content）。

消费者知道他们想要什么，以及他们想要如何让它更好，更甚于任何行销人员。根据Octoly ，一支使用者自制影片的观看次数要比品牌自制影片多上十倍。当寻找关于一个特定品牌的资讯，超过半数（51 %）的美国人相信使用者自制内容大过于品牌官网（16%）与媒体报导（14 %），对行销人员来说，寻求社群的帮忙至关重要。

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除此之外，当您需要时，很重要地是愿意求助，让其他人来帮您。因为这样可以让您有更多时间将焦点放在更重要的任务上。

大多数的时候，即使您的朋友不能帮助您提升生产力。光是陪在您身边就足够，研究证实：分心的人在其他人也在场的情况，尽管那些人没有协助或指导，也可以完成更多的工作事项。

四、停止完美主义

Dalhousie University心理学教授Simon Sherry博士Simon Sherry执行一项完美主义与生产力的研究，她指出：我们发现完美主义是绊倒教授的研究生产力的大石头。完美主义倾向越高的教授就越没有效率。

当一位完美主义者有以下问题：

他们在一项花费的时间比任务要求所花费的时间还多。
他们会拖延并等到最佳的时刻。在企业中，如果这是最完美的时刻，就代表已经太迟了。
他们过度聚焦在细节，反而忽略整体。

五、停止作重复的事情，并使它自动化

根据一项Tethy Solutions的研究，一个5人团队分别花3%、20%、25%、30%与70%的时间处理相同的事情，导入工作自动化软体两个月后，分别将处理重复事情的时间降至3%、10%、15%、15% 与10%。

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人们时常忘记时间就是金钱，因此经常土法炼钢地处理事情，因为这样比较容易，且不需要花费心力研究。假设您办了一个Instagram 活动，号召网友上传的照片总数只有30 张，您可以手动一张一张处理。但如果总共有从5个不同平台上传的30000张照片与影片时，您就需要一个好的数位管理系统了（例如Filemobile ）。