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　　文件运动理论是档案学理论的重要内容，也是近年来世界档案学研究的一个热点。文件运动理论之所以能引起中外档案界的广泛关注，一个很重要的原因，是该理论以文件价值为切入点来研究文件和文件管理。从文件价值和文件运动的角度来研究档案学理论和档案工作实际，这不仅是一种研究视角和研究方法的转变，更体现出了文件运动理论本身不可比拟的优势，因为它能使许多档案现象得到较为圆满和更为充分的解释。但笔者发现，在文件运动理论研究中我们还存在有不少误区，这不仅给文件运动理论研究本身带来了一定的障碍，而且也使这一理论的价值体现逊色不少，这些误区主要有：
　　一、文件生命周期理论代表了文件运动理论的全部
　　二战后，出于管理需要，美国海军部率先建立了专门集中管理半现行文件的基地，这就是文件中心，之后经总结，提出了三阶段理论，但这还不是文件生命周期理论本身，只是该理论的雏形，最后，经国外档案学者的长期不断努力才形成了文件生命周期理论，所以，我们常说，文件生命周期理论是文件中心建设问题经验的高度总结，从那以后中外档案学者对文件运动理论的研究基本都围绕文件生命周期理论进行，文件生命周期理论也作为文件运动理论的典型代表而出现，这种客观现实导致多数学者以为文件生命周期理论揭示和描述了文件运动理论的全部，似乎文件运动除此之外，不再有其它任何内容。
　　可事实并非如此，随着研究的不断深入，我们发现有不少文件在形成后的价值形态变化情形与文件生命周期理论揭示的情况不相符合，它们除能按现行价值、凭证价值和科学历史研究价值的顺序呈现外，期间还能不断地呈现出现行价值，如某些现行科技文件、半现行科技文件和非现行科技文件，它们都能对形成活动之外的B科技活动呈现出现行价值，尤其是现行科技文件和半现行科技文件，所以，我们认为，文件运动形式具有多样性，文件生命周期理论是文件运动理论的重要内容，但它所揭示和描述的只是文件纵向运动规律的情形，文件运动除此之外还有横向运动，甚至是多维运动，它们的运动规律自然也应是文件运动理论的组成部分。
　　二、文件生命周期理论是万能的
　　文件生命周期理论自上个世纪80年代传入我国后，在很长时间内一直有相当激烈的争论，但有些争论未免过分偏激，反对者全盘否定，认为不宜中国化，而肯定者不仅全面接受，且认为它是万能的。我们认为，文件生命周期理论尽管源于西方，但它所揭示的却是文件纵向运动的客观规律，具有普遍性，因为文件生命周期理论描述文件运动的一个显着特点就是根据文件呈现的价值类型来判断文件所处的运动阶段，由于文件在一个完整的生命周期中先后呈现的价值类型依次分别是现行价值、凭证价值和科学历史研究价值，因而文件的整个纵向运动过程可以相应地被划分为现行期、半现行期和非现行期。显然，文件在其纵向运动过程中的这种价值形态变化及其规律，并不是西方国家的文件所特有，而是世界各国文件的普遍情形，我国的文件同样如此，文件形成后在其全生命运动过程中所能呈现的价值类型及其变化规律同文件管理所采用的技术、国家的制度没有关系。
　　但文件生命周期理论的普遍性并不表明它是万能的，这一理论仍然存在有一定的局限性，主要是它只揭示和描述了文件纵向运动的情形，并未给出文件运动的全部，另外，这一理论虽然对文件纵向运动明确了整体性，也强调了阶段性，但体现在文件管理上，仍然是整体性(或连续性)不够，阶段性太强，以至于它对电子文件管理明显缺乏指导力，因为电子文件管理必须实行前端控制和全程管理，必须把电子文件管理的整体性置于阶段性之上，文件连续体模式正是在这一背景下才诞生的。
　　三、文件运动阶段与文件管理阶段没有本质区别
　　在文件运动理论研究中，我们发现，有的学者常以文件先后呈现的不同价值类型来划分文件运动阶段，有的学者却以文件管理时所采用的阶段或环节或具体操作程序的不同来划分文件运动阶段，还有的甚至以文件前后的存放地点不同或管理机构不同来划分等，这种现象在中外档案界都存在，文件纵向运动的整个过程被划分为三阶段、四阶段、五阶段甚至八阶段等多种不同的结果，其原因就在于此。笔者认为，这里存在的一个致命问题是对文件运动阶段与文件管理阶段不加区分，混为一谈，以为这两个概念没有本质区别，常以文件管理阶段作为文件运动阶段来处理。事实上，文件运动阶段与文件管理阶段是有本质区别的，文件运动阶段是表示文件同一运动状态或呈现同一价值类型的时间跨度，而文件管理阶段是表示文件处于同一存放地点和采用同一管理方式的时间跨度，多数情况下，尤其是在纸质文件时代，文件运动阶段与文件管理阶段是一致的，但有时这二者之间是有较大出入的，或者数量不一致，或者有错位、交叉发生，上述五阶段甚至八阶段的划分实质是文件管理阶段的划分。
　　四、文件中心与文件生命周期理论存在着必然联系
　　从历史的因素来看，是先有文件中心，后有文件生命周期理论，文件生命周期理论是文件中心建设问题经验的高度总结，不少档案学者因此认为，文件生命周期理论源于文件中心实践，是文件中心实践的理论升华，文件中心与文件生命周期理论存在着必然联系，似乎没有文件中心就缺乏理论的实践基础，也就不可能产生文件生命周期理论。可事实是，文件生命周期理论揭示的是文件运动的客观规律，具有普遍性，在我国虽然基本没有文件中心，但这并不影响文件生命周期理论内核的体现，现行文件与档案关系问题的热烈探讨实质就是文件运动整体性的体现，文书档案连锁法的采用及文档一体化的广泛讨论是在文件运动整体性指导下的文件管理连续性的客观要求，文件室、档案室和档案馆这种界线分明的管理过程则是文件运动阶段性以及每一运动阶段内各要素间密切关联的重要反映，所以，没有文件中心，文件生命周期理论的内核照样能够得到体现和反映，只是在我国由于观念和体制的制约，我们过分注重了文件运动的阶段性，对文件运动的整体性没有给予必要的关心而已，这种情况直接影响到了我国档案工作的效率。
　　五、档案价值周期与档案生命周期理论的研究
　　在文件生命周期理论的研讨中，我国有些档案学者依据我们的实际情况，提出了档案价值周期与档案生命周期理论的研究问题，笔者认为，这是值得商榷的，因为“周期”一词的使用是有条件的。“周期”是指“完成了一个循环或转了一周或一圈后所用的时间”，在科学研究中，“周期”一词较为常用，最初主要用于物理学和天文学研究，意指“物体(或物体的一部分)、物理量完成一次振动(或振荡)所需的时间”，或“天体(或其它物体)再度回到某一相对位置或恢复同一状态所需的时间”。例如：行星的自转周期、公转周期、变星的光变周期等。可见，在物理学和天文学中，“周期”一词都是一个时间度衡概念，它强调的是物体再度回到其初始状态所需要的时间长短问题，即从“终点”又回到“起点”所需的时间。受此影响，国际档案界在文件运动理论研究中，同样也引入了“周期”概念，在广义文件观念的支持之下，美国档案学者菲力蒲·布鲁克斯于1940年首次创造性地提出了“文件生命周期”(Life Cycle of Records或Life Cycle of a Record)概念，之后在国际档案界产生了相当的共鸣，这一概念同样不是指客体再度回到其初始状态所需要的时间长短，其含义与“工农业产品自开始生产至完成生产的全部时间”相类似，总之，“文件生命周期”概念表达的仍是一个时间跨度，它是指文件纵向运动全过程的时间跨度，国外档案学者正是以此为基础，经过不懈努力，创建了文件生命周期理论。
　　显然，“周期”一词的使用是以一个相对独立的全过程为前提的，如以过程的部分作为一个“周期”，笔者认为，这是欠妥的，因为这不仅割裂了事物之间的联系，而且也是毫无意义的。现行文件与档案是密切相关的，从一种客观存在来看，它们之间拥有相同的物质、表象和信息内容，从文件运动角度来说，档案是文件运动到特定阶段的产物，亦即档案阶段是文件运动整体过程的一个部分，并且是一个不可分割的部分，所以，我国档案界提出的档案价值周期与档案生命周期理论的研究问题是值得商榷的。
　　六、文件生命周期理论与中国档情间的差异表明它不宜中国化
　　笔者发现，文件生命周期理论确实与我国档案学理论和档案工作实际存在有不相吻合甚至抵触的地方，如中外文件、档案概念的不同；中外文件、档案管理体制、组织机构和管理方式的不同等，据此，我国档案界部分学者认为，文件生命周期理论不宜中国化。但笔者以为，这种结论是武断的、不科学的，相反，通过论证发现，这二者之间的不一致恰恰说明，我们应该而且可以利用文件生命周期理论来指导和改造我国的档案学理论和档案工作实际，引导我们走向科学。这其中，他们违背了逻辑演绎的一个基本常识。
　　假设A与B为同属性的元素或事物，则我们可得到以下的逻辑演绎结论：
　　当A与B之间一致时，如果A不科学或说错误，则B必然不科学；反之，如果B不科学或说错误，则A也必然不科学，同样，当A与B之间一致时，如果A科学，则B必然科学；反之，如果B科学，则A也必然科学。
　　而当A与B之间不一致或说矛盾时，如果A科学，则B必然不科学，如果B科学，那么，A也必然不科学；反之，如果A不科学，则B可能科学，也可能不科学，如果B不科学，则A同样可能科学，也可能不科学。显然，当A与B之间不一致或说矛盾时，我们并不能无条件地简单得出A科学与否，或B科学与否，只有当A或B的科学与否确定后，B或A的科学与否才有可能确定。
　　需要注意的是，A与B之间的不一致一定表明A不等于B，但A与B之间的一致只表明A与B之间并不矛盾，却并非表明A一定等于B，即并非表明A与B之间完全等同，此时A与B之间也可能存在着外在的差异，但内在是一致的。虽然文件中心与基层档案管理部门显然存有差异，但笔者认为它们在内在上是一致的，并不矛盾，因为它们都是按照文件运动的客观规律在办事，都是专门管理半现行文件的部门，只不过文件中心是社会化的，而档案室是单位内部的。
　　所以，文件生命周期理论与中国档情间的差异属于A与B之间不一致的情形，我们同样并不能无条件地简单得出A科学与否，或B科学与否，而通过论证，我们发现，文件生命周期理论揭示的是文件运动的客观规律，具有普遍性，是科学的，这说明中国的档情还存在有一定的问题。事实确实如此，我国奉行的狭义文件观、单一的半现行文件处理机构等都是有一定缺点的，我们完全可以利用文件生命周期理论来指导和改造我国的档案学理论和档案工作实际。
　　七、档案室在中国，文件中心在外国
　　由于文件中心率先在欧美国家得到创建，且较为普及，而我国至今为止几乎仍单一地靠档案室来处置半现行文件，因此，在文件中心能否在我国建设问题的讨论中，不少学者以为，文件中心是外国的，档案室是中国的，这是一种误解。美国虽然是最早建立文件中心的国家，对此也极为肯定，且以立法形式规定了下来，但这并不是说在美国只有文件中心，没有档案室，现实情况是，目前美国国家政府机关60％左右的半现行文件是靠文件中心来处理的，而其余的半现行文件仍主要靠档案室来处理，如国防部等。其实，半现行文件的管理机构是先有档案室，后有文件中心。而在我国目前虽仍主要是档案室，但毕竟已拥有了文件中心，且有大发展的趋势。档案室绝不是中国的专利，文件中心也绝不是外国独有，建立档案室绝不是拒绝文件中心，建立文件中心也绝不是全面否定档案室，档案室和文件中心都应是一个国家处置半现行文件的良好机构，它们并不互相排斥，而是可以共存的，问题的关键是要弄清，在什么情况下应建立文件中心，什么情况下用档案室更好。
　　八、研究文件的3％毫无意义
　　文件生命周期理论告诉我们：文件在经历了一个完整的生命周期后，它的运动过程可以被划分为现行期、半现行期和非现行期三个阶段，所呈现的价值类型应依次分别是现行价值、凭证价值和科学历史研究价值，但我们知道，这并不是说所有的文件都经历了或都能经历这样一个完整的运动过程，其实，总体只有5％～10％甚至是3％的文件才能运动至这一终点，由此，不少学者认为，研究文件的3％，而97％不被包括，这是无意义的，这显然又是一种误解。因为对档案来说，文件的3％数量虽小，但却是最珍贵的，也是我们所要的精华，可以说，这正是我们所要的100％，如果我们关心其余的97％，而忽视这3％，那显然是不科学的，另外，正是通过对这3％的关心，我们同时也关心了其余97％的文件，只是它们的生命周期较短，时间跨度有限而已，尽管如此，这样一种文件生命周期的组成分析仍是恰当合理的。
　　九、现行文件中心也是文件中心
　　现行文件利用中心是新时期中国档案界的新生事物，是“三个代表”思想在档案界的较好实践，目前正呈较快发展态势，并在探讨中有不少同仁直接把它说成是文件中心，或说是新时期具有中国特色的文件中心，笔者认为，这也是不妥的。因为虽然从字面来看，现行文件中心也可简称为文件中心，但我们应知道，文件中心具有约定俗成的含义，它是特指管理半现行文件的中心机构，所以，现行文件利用中心不应简称为文件中心。
　　十、文件就是指现行文件
　　有的学者认为，文件生命周期理论只讨论了文件的生命周期理论问题，并没有涉及档案的问题，这显然是对文件生命周期理论的极大误解，因为文件生命周期理论中的文件是广义文件，不论载体类型、不论记录方式，也不论呈现的价值类型，总之，是指文件纵向运动全过程的各种记录，它包括了现行文件、包括了半现行文件和非现行文件，自然也包括了文件运动至特定阶段的档案，这里的文件绝不仅指现行文件，如果用我们的狭义文件观去审视文件生命周期理论，或者大小文件观交织在一起思维，那就必然会产生上述这样的误解。

档案学通讯京40～G7档案学吴品才20062006
文件运动理论/认识/误区
本文对我国档案界文件运动理论进行了分析和研究，提出了其中存在的问题和误区。
作者：档案学通讯京40～G7档案学吴品才20062006
文件运动理论/认识/误区

网载 2013-09-10 21:36:03

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