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　　研究文件运动理论，我认为是今后有生之年应该为之付出最大精力的重要任务。2005年，我与叶鹰、金更达共同着文提出了一个文件运动模型，认为这是研究文件运动理论的重要方面。尽管这个模型还很不成熟，存在许多缺陷甚至谬误，然而我们还是把它端了出来。之所以如此，无非是想借此抛砖引玉，引起讨论！现在，在苦等一年之后，终于看到了响应的文章，倍感欣慰！中国人民大学博士研究生章燕华的文章①对我们的模型提出了质疑，我认为很有价值，引起了我的深思，使我能更好地看到自己原来思路不够清晰，考虑问题不够周全和存在不足之处。故此，非常感谢她的文章，也希望更多的同仁能够参加这场讨论。
　　我认为章燕华的文章提出了许多问题，有的属于原则性理论问题，有的则主要针对轴、维、域等具体设计问题。为此，我计划主要就文件运动模型的任务、文件运动理论应否包括操作层面的理论、文件个体运动与群体运动以及档案化管理等根本性的理论问题分两篇文章谈谈自己的认识，供大家研讨。今后在此基础上再逐步讨论比较具体的图形设计问题。
　　一、文件运动模型的任务
　　“一个模型何能承载多重功能之重？”是章文对我们的首要质疑。她认为：我们“在构建文件运动理论模型之时模糊了文件运动规律、文件管理规律、非文件运动规律的界限，使得文件运动理论模型显得有些‘名不副实’”。其中描述上述规律的理论属于三个层次：“这三个层次并不是并列的而是递进的关系，从理论的内容来说，是事物本质特性与派生方法（管理、服务），基础层与操作层的关系。由于理论所反映的内容和层次不同，理论的稳定性呈递减，因此将三个层次理论糅合在一起，势必会影响整个模型对理论抽象和实践描述的准确性和适用性。”由此章燕华指出，“构建者试图取文件生命周期理论与文件连续体理论之长，建立包含多个档案学重要理论的模型，希望一个模型能够实现多重功能的主观愿望是美好的；但事实上功能定位不清的‘巨无霸’理论将重蹈‘文件生命周期理论受挑战’的覆辙。一个模型何能承载多重功能之重？”
　　我认为章燕华提出了一个很好的问题：什么是模型应该具备的基本功能？原来我没有重视这个问题，或者说自己的思考并不清晰。记得在文章尚未完全定稿的时候，我还曾征求叶鹰教授的意见：“我们的模型到底称呼‘文件运动模型’，还是‘文件运动理论模型’？哪个更妥当？”很遗憾，当时没有对这个问题展开讨论就不了了之！
　　其实，关于这个问题本来就有答案，只不过并不明晰。在我们撰写的《文件运动理论模型机理分析——文件运动理论研究之三》之中，原来第一部分是专门对文件运动理论要点的总结。之所以要进行总结是因为：虽然文件运动理论的主要观点对不少人而言已经耳熟能详，但是却从来没有人将其比较系统地汇聚在一起过，或者说这是第一次对文件运动理论要点系统、简要的阐述。然而由于篇幅的限制，文章在最终编辑刊登时整个这一段被忍痛割爱了！而其中恰恰有对模型任务的阐述。为了便于大家研究，特将文件运动理论要点重新整理刊登如下：
　　在吸收文件连续体理论主要观点的基础上，文件运动理论的主要观点可以作以下表述：
　　(1)文件是人们在社会活动中为处理各种事务而形成并使用的，一切得到记录的原生信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构所组成，而不管其形式和载体如何。就是说，应该强调的是文件的逻辑存在形式，而不是其物理形态。
　　(2)与其他信息资源相比，文件最独特的价值或者作用在于其既是事务处理的工具，又能够为形成它的社会活动提供证据和唤起相关的记忆。“正是这一价值观念统一了文件档案化及其保存的方法，不管文件是保存一刹那还是保存千年。”②
　　(3)文件客体自身属性与人们的主体需要这两种要素之间，既构成一对矛盾，又构成一种特定的社会关系或价值关系。文件的运动，是由上述文件内在矛盾决定并推动的；文件价值也是由这一对矛盾的运动规定的。文件的运动因而与文件价值存在一种内在关系，文件价值正是文件运动到一定阶段的标志。
　　(4)文件的运动具有整体性与阶段性相结合的特点。这种运动并非纯粹的直线运动，在特定情况下也可能跳跃行进、逆行或者呈螺旋前行、甚至横向前行状态。文件运动的整体性决定了对文件的管理必然是一个连续的过程，构成同一个连续体或者系统工程。
　　(5)一切信息资源在形成之初，都首先经历了文件的阶段。③
　　(6)档案仅仅是文件运动过程中文件特定状态的名称。只要客观上有需要，文件就可以被认定为档案，而不管其运动到什么阶段，文书处理程序有否完毕，具有什么样的价值。“按一定规律有意识保存”才是文件向档案转化唯一也是最重要的条件和标志。④
　　正因为如此，没有必要把对档案概念外延和档案运动阶段的界定看做是永世不变的，而是应该随形势以及客观需要的发展而发展。
　　(7)文件运动不是个体运动，而是群体运动。这种群体运动可以因价值取向或观察角度不同而区分为以主体为核心或以客体为核心的两种形式。
　　(8)文件群体运动的基本单位是全宗——人们在同一项具有相对独立性的社会实践活动过程中形成的文件有机整体。全宗主要为逻辑概念；其存在形式既有实体性的，也有逻辑上的，更需要关注的是其逻辑存在形式。
　　(9)文件运动过程中各种要素之间存在着特定的内在联系。以下文件运动模型，则是用图形方式对上述文件运动过程中各种要素特定内在关系进行的描述。
　　请注意，第九点指出：模型主要是对文件运动过程中各种要素相互之间特定内在关系进行的描述。在首次提出文件运动模型的文章中，我们也指出我们的目的是：“使全宗理论、文件生命周期理论、文件价值理论和档案信息服务理论中的相关概念有机地架构在同一个多维化模型之中，使文件运动理论的研究具有直观的模型基础”。⑤又指出，这个模型“借鉴并吸收了文件连续体理论模型的基本内容，不仅能大致包容文件连续体理论的核心观点，而且能更贴近文件管理与档案工作实践”。正是有鉴于此，我们研制的其实并非文件运动理论的模型，它实际上也并没有很好地显示和穷尽文件运动理论的全部要点（比如文件运动动力理论），故将模型正式定名为“文件运动模型”而不是“文件运动理论模型”才更加确切。如果像我们原来那样，将它定名为“理论模型”，确实如章燕华所说，将三个层次的理论概括在同一个模型中并不科学。
　　现在的问题是，在文件运动理论中描述文件运动过程中各种要素相互之间的关系，是否仍有必要？这种描述属于文件运动基础理论范畴，还是应用理论范畴？
　　二、作为管理科学的基础理论，必须解决应用问题
　　我认为作为管理科学的基础理论应该同时研究其应用问题。因此，对文件运动过程中必然涉及的各种要素相互之间错综复杂的关系进行描述，是文件运动理论研究过程中不可或缺的重要任务，即使对这种复杂关系的描述应该归入管理理论或者应用理论范畴，也是需要的。
　　不言而喻，基础理论必须能够应用于实际，否则就成了空头理论。然而对于许多基础理论学科而言（比如哲学、理论物理学等），只要能够正确描绘客观规律，其应用问题可以由其他相关的应用理论学科去完成。但是，我认为对于管理科学而言，其基础理论是否已经描绘了客观规律，检验标准在很大程度上却要看能否解决具体操作层面的应用问题，否则这种基础理论根本不可能被承认为科学理论而受到尊重。正因为如此，我认为某些以专门描述文件档案领域特定现象和规律为主的理论，应该同时具有两种成分：即既具有基础理论部分又具有应用理论部分，并且两者之间往往很难切割清楚，相互之间存在着千丝万缕的联系。就以我们档案学理论中最具特色的来源原则和全宗理论为例，我在《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》一书中将其提升为：关于文件群体运动问题的理论。而我在书中总结的文件作群体运动的规律、文件运动基本单位、来源概念、以及这种群体运动分别以主体和客体为核心进行运动的形式、全宗定义等，属于档案学基础理论，因为它的研究对象是档案领域具有普遍共性的最基本概念和基本规律；而划分全宗的原则、方法以及关于立档单位、立档单元的论述，则属于应用理论，因为它们的研究对象是档案工作的具体方法，或者说是关于实践工作的方法论。试想，如果我们仅仅提出广义来源观，却不同时提出具体应用的方案，我们的观点有可能被广大档案界同仁接受吗？事实上，我与冯惠玲合作提出的“广义来源观”和“客体全宗”概念，迟迟得不到我国档案界的普遍承认，究其原因：我认为主要就是因为“主体全宗”与“客体全宗”的外延是互相交叉的，这造成在纸质档案管理实践中实际上较难组建“客体全宗”。也就是说，应用问题阻碍了对基础理论科学性的承认。直到电子文件管理登上我国的舞台，才不再有人质疑我们提出的基础理论概念。
　　“文件生命周期理论就更是如此，只要对文件生命周期理论在西方国家与‘文件中心’相联系的形成、发展历史有所了解，就不会对此怀疑。面对这段历史以及目前的发展状况，我只想指出：在西方国家档案界，至今普遍认为“文件生命周期”仅仅是一种将文件分阶段管理的模式，而不是理论。将其明确地上升至基础理论高度进行分析，尤其是对文件运动动力及其与文件价值的内在关系进行分析是我们中国学者的作为。”⑥也就是说，文件生命周期理论在其创建之初，仅仅是一种应用性很强的管理模式；后来才渐渐发展为描述客观规律的理论。故而它同样既有基础理论，也有应用理论部分。
　　不过章燕华同志认为，这样一来该理论就“一手‘拉着’具体，一手‘牵着’抽象；一手‘拉着’实践，一手‘牵着’理论。就文件生命周期的内容而言，既包含有对现象的描述，又包含有理论的抽象，它承担着充当具有宏观指导意义的基础理论以及微观直接面向实践的操作层面理论的双重角色。”“为此，生命周期理论自身具有潜在的不统一性和不均衡性，并由此带来的不稳定性才是该理论在电子文件时代受到挑战的深层原因。”由此她认为，“真正地解决文件生命周期理论的困惑归根到底是消除其自身的这种不稳定性。”⑦
　　我认为，章燕华同志关于必须消除理论自身不稳定性的观点是正确的，任何理论都必须去除其不稳定性！但现在的问题在于，文件生命周期理论等档案学基础理论的不稳定性是由什么东西造成的？我认为并非如章燕华所说那样是由于“一手‘拉着’具体，一手‘牵着’抽象；一手‘拉着’实践，一手‘牵着’理论”，因为任何管理科学的理论都不可能摒弃这两手而有所偏废。其实造成她所说的“不稳定性”的根本原因，就是她自己在同一篇文章中指出的：我们对文件生命周期理论基本观点的概括还“不够抽象”，或者说并非真正的“科学抽象”！
　　事实上，我们在概括文件生命周期理论基本观点的时候也注意到了这个问题，我与傅荣校概括的文件运动理论要点也逐渐有所变化。在我首次撰写的专门关于文件运动理论的文章《文件生命周期理论及对我们的启示》中⑧，我提出：“文件生命周期理论的要点可以概括为三句话：从现行文件到历史档案是一个完整的生命过程；文件在全部生命过程中先后表现出不同的作用或价值，使其整个生命周期可以区分为不同的运动阶段；所以应针对不问阶段文件的特点，采用适宜的存放与管理方式。”很显然上述理论要点的抽象程度还不是非常高，尤其是第三点实际上是从应用角度进行的概括。于是到 1999年，在我与傅合写的专着《文件运动规律研究》⑨之中，我们又进一步对这三点作了如下概括：对第一点指出“即文件运动具有整体性的特点”；对第二点指出“即文件运动具有阶段性的特点”；对第三点则指出“即文件运动过程中各种因素有着内在联系的特点。”此后在我们发表的文章小更多强调的是后面概括的这三句话，因为它们才是对文件自身运动特点或规律的描述。
　　但是，应用问题是否就应该排除在文件运动理论之外？我认为那也不合适。正确的做法是：一方面，对文件自身运动规律的描述，应该是能够适用于所有各种类型文件的高度科学抽象；另一方面也要解决其应用问题，即也应该对文件管理规律进行描述。我认为，文件运动理论并非完全是纯粹关于文件自身运动规律问题的理论，相反它应该是一个也包括文件管理理论（应用理论）在内的、开放性的和可持续发展的理论体系。
　　这里有一个问题值得关注：如何理解文件自身的运动规律和人们管理文件的规律。文件的运动当然与人的干预有关，没有人的需求和行动，就没有文件的运动。我们之所以认为文件价值是观察文件运动状态的标志，就是因为“价值”本身包含了人的因素，是人们对文件属性的肯定。又比如，我们认为文件必然组合成群体向前运动，但是这并不表明文件就会完全自动地聚合在一起，而是人们对文件的需求必然驱使文件管理者自觉地将文件组合在一起。我们对文件运动规律的研究正是基于上述认识之上。换句话说，我们实际上认为，人们在文件运动过程中产生的需求和采取的管理行动从总体上说并非是任意可为的，而是有一定客观规律可循的。而文件的运动正是这个客观规律起作用的结果。所以我们描述的文件运动规律，实际上是把客观存在的社会需求及其必然会产生的变化，抽象成物质运动来加以表述。这应该是依据辩证唯物主义观察文件运动必须具备的常识。”⑩正因为如此，我认为让文件运动理沦，“一手‘拉着’具体，一手‘牵着’抽象；一手‘拉着’实践，一手‘牵着’理论”实在是正常的，只要我们概括的理沦要点确实是对客观规律 （不管是对文件自身运动规律，还是对文件管理规律）的科学抽象。当然，在这样进行科学抽象的时候，很可能会由于当时认识问题的局限而存在一些缺陷，为此必须自觉地及时加以修正。比如，对我在上世纪90年代初所概括的文件运动理论要点的第三点“应针对不同阶段文件的特点，采用适宜的存放与管理方式”，如果放在今天，我会认为将“存放”二字删去可能更好一些。
　　总之，文件运动理论是包括文件管理理论在内的、开放性的和可持续发展的理论体系。我们研制的模型是文件运动模型，不是理论模型。它描述的是文件在运动过程中涉及的各种要素相互之间的关系，因而更多地偏向、属于文件管理理论，然而仍然应该包括在文件运动理论体系之中。由此也就可以解释，为什么我们将对文件信息服务要素的描述也包容在模型之中，因为信息服务必然是与文件自身的运动和人们对文件的管理行为紧密地交织在一起的。
　　注释：
　　①章燕华：《“文件运动理论模型”质疑——兼与何嘉荪、叶鹰、金更达老师商榷》，载《档案学通讯》2007(1)7-11。
　　②［澳］弗兰克·厄普沃德等人提出的文件连续体理论的基本观点，转引自安小米：《文件连续体模式及其对电子文件最优化管理的启示》，《办公自动化系统与电子档案管理》（何嘉荪主编），浙江大学出版社2003年1月出版，第105-116页。
　　③陈兆祦教授在20世纪80年代末、90年代初指出，图书、报纸、杂志等在形成过程中也经历了文件的阶段。何嘉荪、史习人在《凡是具有原始记录性的文献都是文件》（《浙江档案》2003年第3期）一文中，对此做了进一步的论证。
　　④何嘉荪：《从世界范围研究文件与档案的本质区别——从电子文件的网络实时归档说起》，载《北京档案》，2000年第7期。
　　⑤何嘉荪：《文件运动理论模型初探——文件运动理论研究之二》，载《档案学通讯》2004(1)，文内的着重号是我这次新增加的。
　　⑥何嘉荪、史习人：《“指导与被指导关系”——关于文件连续体理论》、《文件运动理论和生命周期理论属性之思辨》，载《浙江档案》2006(9)。
　　⑦章燕华：《孰优孰劣：再论文件生命周期理论和文件连续体理论之争——兼与邹吉辉、黄霄羽、安小米老师商榷》，载《新上海档案》2004(7)。
　　⑧何嘉荪：《文件生命周期理论及对我们的启示》，载《档案学通讯》1991年第6期和1992年第1期。
　　⑨何嘉荪、傅荣校：《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》，中国档案出版社，1999年9月。
　　⑩何嘉荪、史习人：《“指导与被指导关系”——关于文件连续体理论、文件运动理论和生命周期理论属性之思辨》，载《浙江档案》2006(9)。
档案学通讯京24～27G7档案学何嘉荪20072007
文件运动/模型/文件运动理论/文件连续体理论/文件生命周期理论
文件运动理论是包括文件管理理论在内的、开放性的和可持续发展的理论体系。我们研制的模型是文件运动模型，不是理论模型。它描述的是文件在运动过程中涉及的各种要素相互之间的关系，因而更多地偏向、属于文件管理理论，但仍应包括在文件运动理论体系之中。
作者：档案学通讯京24～27G7档案学何嘉荪20072007
文件运动/模型/文件运动理论/文件连续体理论/文件生命周期理论

网载 2013-09-10 21:36:03

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