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　　《档案管理》2006年第1期刊载了我国文件运动理论研究的着名学者何嘉荪教授的《也谈文件运动理论中的几个基本概念》一文（以下简称何文），笔者阅后受益匪浅，但同时也有一些话语要表达。
　　1 关于线性、线性运动及线性运动过程
　　“线”和“线性”是几何学上的基本概念。“线”是指“一个点任意移动所构成的图形，有长，但没有宽和厚”，具体可分为直线和曲线两种。虽然有时我们也把直线作为曲线的一个特例来看待，但直线与曲线还是明显不同的。而“线性”是一个专用概念，它是专门用于描述直线特性的一个名词概念，曲线不具有线性特征。因此，线性与直线对应，并且是一一对应的关系，我们描述一个函数是否是一个线性函数，就是观察其在一个平面坐标系中所绘制出的图形是否是一条直线。如果是一条直线，那它就是一个线性函数：否则就是非线性函数，如一个应变量y与一个自变量x之间构成了一个函数y=ax+b，其中a和b为常数，则该函数就是一个线性函数。因为它在平面坐标中绘出的图形是一条直线，而函数y=ax[2]+bx+c就是一个非线性函数。因为它在平面坐标系中绘制出的图形不是一条直线，而是一条曲线，具体为一条抛物线，所以在描述文件运动的具体特性时，我们应该清楚线性运动就是指直线运动，而且必须是指直线运动，其他形式的非直线运动或说曲线运动，不管是平面的还是立体的，都不能用线性二字来描述。因为只有直线运动才具有线性特征。由于直线是单向的和连续的，因此，线性运动只能按部就班地逐个前行，没有也不应该有其他的开展方式，既不会跳跃，也不会回流，更不能转弯。至于螺旋式和曲线式的运动形式显然不属于线性运动情形，而是属于线运动情形。所以，线性运动与线运动是有相当区别的。所谓的文件线性运动过程就是指文件线性运动经历的路径所构成的图形，可见，线性运动的过程必然是一条直线。
　　并且，笔者认为，文件生命周期理论所揭示和描述的文件运动就是线性运动，是所有文件所共同拥有的文件运动的基本形式。这就是文件纵向运动。因为文件纵向运动是单向的，运动过程是一条直线，区别在于不同文件所能经历的文件纵向运动过程的直线长短可能不同而已。进一步研究发现，文件纵向运动与文件横向运动均属文件线性运动，因为文件横向运动是一个新的文件纵向运动的开始，其运动轨迹同样为一条直线。
　　而从何文来看，如果笔者没有曲解的话，他所认为的线性运动，可以是指直线运动，也可以是指曲线运动。他指出：“当然，这种线性运动并非直线式的，更确切的形态实际上是如邹吉辉同志描述的那种螺旋式上升运动。”笔者认为，对于这种线性运动的认识观应该予以纠正，因为线性是一个具有约定俗成含义的专用名词概念，我们应该按照这种规定来使用，不可随意。
　　2 关于文件横向运动论基本观点简介的问题
　　何文引用了笔者在《档案管理》2004年第1期上发表的“必须正视文件生命周期理论的局限性”一文中的大幅内容作为对笔者文件横向运动论的基本观点进行简介（具体内容笔者在此不再叙述，读者可参阅何文或笔者发表的该文）。在此需要指出的是，这是对笔者文件横向运动论基本观点的完全误解，其实，何文所引用的是笔者关于文件纵向运动论的一些思想和观点。因为笔者明确指出，文件生命周期理论并未揭示和描述文件运动的全部，它只揭示和描述了所有文件所共同拥有的文件运动形式，这就是文件纵向运动，但文件运动决不仅限于此。此外，还客观存在着文件横向运动等，只不过，这些文件运动形式并不是所有文件都拥有而已。而所谓文件横向运动是指文件在横跨两个先后开展的、不同的且又相关的社会实践活动间所能发生的运动情形，具体表现为：出于A活动开展需要而形成的文件又在B活动的开展中呈现出现行价值，即A活动的文件同时又能推动B活动的开展，成为B活动的现行文件，这样的文件我们就说它不仅拥有纵向运动，而且还拥有横向运动。因此，笔者认为，文件横向运动发生的必要条件是A、B两个活动的开展过程拥有相同的要求，不论这种要求是客观的，还是主观的，如果一份文件内含这一要求，则该文件自然既能用于推动A活动的开展，呈现出现行价值（不管是当前还是曾经），又能在B活动的开展中呈现出现行价值，于是，文件便在A、B两个活动间发生了横向运动。可见，笔者所指的文件纵向运动与文件横向运动是有相当区别的，不能替代，不能互换。
　　3 关于现行文件的真实历史记录性
　　是的，从严格意义上讲，正如何文所言：现行文件也是真实的历史记录，这是“任何人都无法怀疑的”，甚至“一些尚未正式成文的草稿”也是真实的历史记录，因为历史指的就是过去的时和事。严格地说，我们此刻说或写之前的不管过去多长或多短的事都已是历史，文件或草稿真实地记录了它们的草拟过程，真实地记录和反映了“文件制作者意欲表达的思想和观点”。
　　何文据此认为：现行文件同样也已具备了作为档案必须具备的基本属性：“真实的历史记录”，这一属性并不能用于区分现行文件与档案的标准，如果有必要的话，这份还没有经过现行期或者现行期还没有结束的文件，仍然可以作为“真实的历史记录”而“跃过现行阶段”归档保存，将其认作档案。可笔者认为，何文据此进行的推测值得商榷。
　　3.1 如果认为现行文件也是一种真实的历史记录，那么，只要我们把任意一种内容的信息材料 （不管目前它对我们而言是资料、情报或图书等）抄写一篇后，它就成了一种真实的历史记录。因为这种材料真实地记录和反映了我们的抄写过程和抄写内容，这显然是我们难以接受的。
　　3.2 如果认为现行文件也是一种真实的历史记录而可认作档案，那么，必然就会得出“档案可以编造”的结论。而档案是绝不能编造的，这是世界范围内放之四海而皆准的原则。档案是社会实践活动的伴生物，绝不能编造而成，没有相应社会实践活动的开展，也就不可能有相应的档案形成，文件形成的目的绝不是为了形成文件或档案。
　　3.3 如果认为现行文件可以作为“真实的历史记录”而“跃过现行阶段”归档保存，将其认作档案，那么，所有的现行文件一经生成便都可认为是一种真实的历史记录，因而所有的现行文件的运动都应能够产生跳跃现象，而不应是部分现行文件。这显然与客观事实不符。笔者认为，所有的现行文件一经生成后，它的纵向运动必须按部就班地逐个前行，没有也不能产生跳跃。
　　3.4 如果认为现行文件也是一种真实的历史记录而可认作档案，那么，目前存在的各种假文凭、假证书便也可认作档案保存。因为假文凭、假证书虽假，但它们也有特定的制作过程，它们也是其特定制作过程真实的历史记录。这同样是令人难以接受的。没有严格合法的入学考试、录取过程、学习经历和完成学业的各项证明是不应该有文凭这样一种真实的历史记录产生的。文凭是学习经历和学业完成的证明性文件，没有学习经历及学业的完成而制作文凭就是在非法地编造历史记录，其实，假文凭、假证书的“假”字含义就在于此。
　　3.5 我国档案学者陈兆祦教授早就明确指出：“这些现行文件，还没有成为历史记录，称为档案并不确切。”[1]可见，作为档案确实必须具备真实的历史记录这一基本属性，但如果认为现行文件也是一种真实的历史记录而可认作档案，这与目前我国档案界大多数学者的观点不相吻合。
　　一方面，从严格意义上讲，现行文件作为一种真实的历史记录不容怀疑；另一方面，如果简单地认为现行文件也是一种真实的历史记录而可认作档案，就会出现种种令人难以接受的结论。问题的根源在哪里？笔者认为，现行文件作为一种真实的历史记录与半现行文件和非现行文件作为一种真实的历史记录是有本质区别的，或者说现行文件作为一种真实的历史记录与档案作为一种真实的历史记录是有本质区别的。以笔者之见，我们还是应该坚守档案作为一种真实的历史记录，同时抛弃现行文件作为一种真实的历史记录的观念。其实，认为现行文件不是一种历史记录，这不仅与档案界大多数学者的观点相吻合，也是十分合理的。这就是现行文件不具有档案那样的真实的历史记录，我想这也正是陈兆祦教授观点的本质所在（具体详细的论述另文着述）。
　　所以，笔者依然认为，真实的历史记录和具有一定的保存价值是现行文件转化为档案的两个重要条件，也是它们之间的两项区分标准。至于归档保存，笔者反而不以为然，因为这涉及到文件是否是档案究竟应由文件的内在决定还是由文件的外在决定的问题。
　　4 关于文件运动是否是物理运动的问题
　　关于文件运动是否能跳跃与回流的问题，笔者与何教授的观点确实完全不同。他认为文件运动能跳跃与回流，而我则坚持认为文件运动是不能跳跃与回流的。对此何文认为：“我与吴品才同志的分歧在于他把文件运动理解为一种物理运动，由于时光不能倒流和跳跃前行，这种运动当然无法跳跃和逆向前行。”对此，我要说明的是，笔者从来都没有把文件运动理解为是一种物理运动，相反，笔者历来认为，文件运动不是指有形的物质运动，即不是指文件的移交、保存地点的变化等的位移运动，而是指由于文件能够呈现价值或说由于文件拥有生命而导致的抽象的无形的运动形式，是概念性的。文件如果始终不移交、保存地点一直不变，即文件始终不发生位移，但文件依旧可按自身规律运动。并且笔者进一步指出：如果说文件运动就是指文件客体的物理运动，那么，我们就可得出下列结论：频繁地移动文件、改变文件的存放地点就会导致文件具有强大的生命力，或者说文件价值的呈现是由文件客体的位置变化所导致的，甚至可以说，丧失生命的文件由于它的物理运动而能起死回生，重获生命，重新拥有价值，重新具有继续保存的必要，这些显然都是十分荒谬的结论。这些思想在笔者2005年《档案管理》第1期上发表的《文件运动理论研究中的几个概念》一文和2002年由档案出版社出版的《文件纵横运动论》专着中都有明确的说明。
　　5 关于文件横向运动的一点说明
　　在文件生命运动的全过程中，许多文件可以呈现出多种不同类型的价值，且这些不同的价值类型常按一定的顺序先后显现，由此导致文件运动向纵深方向不断发展，这就形成了文件纵向运动。文件生命周期理论描述的正是这样一种文件运动情形。但也有的文件在其生命运动过程中价值类型显现出了特殊情况，除正常的顺序先后显现外，“已经显现了后面位置价值（或者性质）的文件，又重新显现本来排在前面位置的价值（性质）。”显然，同何教授一样，笔者也注意到了这样一种客观存在的现象，但在如何进行科学解释的问题上我们出现了很大分歧。
　　何教授认为用文件横向运动理论来解释：“也有道理，并非不可以，”但他同时又认为：“其实都属于横向运动，那样的话，就不存在文件的纵向运动了！”因而“在对文件运动轨迹进行界定时，只能更抽象地跳开它所依托的具体的社会实践活动看问题，亦即只能忽略不计它究竟是在A社会活动、还是B社会活动中起作用的问题。也就是说，不需要纠缠于它的运动是纵向还是横向的问题，”一句话，他反对将文件运动分为纵向运动和横向运动的做法，反对将文件运动与它所依托的具体的社会实践活动联系起来进行考察的方法，他认为应该用文件运动能回流的观点来解释。
　　而笔者则力主采用文件横向运动理论来解释这一现象，指出此时这种文件不仅展示出了一般文件所拥有的纵向运动，而且发生了横向运动，具体表现为A活动的文件（除半现行和非现行外，其实现行的也可以）转化为了现实的B活动的现行文件，如果是A活动的半现行或非现行文件转化成了现实的B活动的现行文件，那么，就是发生了“已经显现了后面位置价值（或者性质）的文件，又重新显现本来排在前面位置的价值（性质）。”在这种现象中，就文件本体而言是同一的，前后呈现出的价值类型也是同一的，但同一类型的现行价值的作用对象却已发生了变化，A活动在当时现行文件的推动下已结束，已永远成为历史。因此，这样的文件现在不可能再成为A活动的现行文件，来推动A活动的开展，事实上现在是在推动现实的B活动的开展，即为 B活动的现行文件。从这个意义上说，文件运动本质上是不可逆的，即不能发生回流，对文件本体而言，是它再次呈现出了现行价值。其实，由于横向运动是新的纵向运动的开始，对B活动的新的纵向运动而言，与A活动一样，现行价值同样是排在前面位置的价值类型。我们把文件运动与它所依托的具体的社会实践活动联系起来进行考察，把文件整体运动情形分解为纵向运动和横向运动后就显示出了较大的优越性，它能帮助我们认清事物现象背后的本质，而不会被事物的现象搞乱我们的思维。
　　6 关于凭证价值与半现行文件的对应关系问题
　　由于笔者认为，历史记录不是可以造出来的，而应是社会实践活动开展的伴生物，现行文件还不是一种历史记录，因而，现行文件也就没有凭证价值可言，现实情形也历来如此。国际档案理事会电子文件委员会在《电子文件管理指南》中明确指出：“文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构所组成，而不管其形式和载体如何。”这一文件定义无疑是精辟的，但我们并不能由此得出：“凭证性是一切文件都必然具备的最基本的属性”的结论。笔者以为，这一文件定义告诉我们，文件形成时，尤其是电子文件形成时，文件信息必须完备，应由内容、背景和结构三部分信息所组成，三者缺一不可；每一部分也不能残缺不全，只有这样，文件才能在将来发挥出强有力的凭证价值。可见，完备的信息是文件将来能够呈现出凭证价值的有力支撑和保证，但这显然是针对文件成为半现行文件后而言的，不应是对现行文件来说的，也就是针对文件成为真实的历史记录后的情形。
　　至于戴维·比尔曼的专着《电子证据》名称的由来，笔者同样认为，他的目的就是为了将来使这些电子文件能够作为有力的证据而必须构建一个保障体系。计算机系统中确实有不少电子信息并不是档案学意义上的文件，它们无论是现在还是将来都不能作为机构业务活动的证据，但即使是档案学意义上的电子文件，我们在管理时也不能仅关心文件内容本身。为了让电子文件将来能作为电子证据呈现出无可置疑的、强有力的凭证价值，我们必须首先始终确保这些电子文件内容信息的真实可靠。笔者以为，他以《电子证据》为书名，就是为了强调这一点。如果我们不能确保电子文件内容信息的始终真实可靠，那么，电子文件将来也便不能成为电子证据，不具有法律效力，电子文件的重要性也就会大大降低。所以，我认为戴维·比尔曼并没有把“文件”与“证据”看作同义词，他给我们指出的是让“电子文件”将来能够成为“电子证据”时我们必须要做好的工作。正是抓住了这一问题的关键，所以，他为我们明确提出：电子证据乃是当代机构文件管理战略，文件的“结构数据和背景数据是电子文件之所以具有凭证性的关键要素”。[2]
　　至于A活动的半现行文件转化为B活动的现行文件的情形，虽然这种文件能够呈现出凭证价值，但那是针对A活动而言的。因为它能用于查实当时A活动的各种情形，而对B活动来说，它仍只能呈现出现行价值，不能呈现出凭证价值，因为它正在指导B活动的开展，还不是B活动真实的历史记录。
　　另外，何文还认为，作为历史档案的非现行文件也有凭证价值。对此笔者要明确指出，正如大多数国内外档案学者认识的那样，文件的半现行期和非现行期常有交叉现象发生，因此，所谓非现行文件也呈现出凭证价值的问题其实仍是半现行文件呈现出的价值类型。
　　那么，凭证价值是否有可能也属于第二价值呢？笔者认为，不可能。因为凭证价值是“在一定时期内（不会是无限期的）由于各种权利、义务和责任等问题而需要发挥的价值，”而只有形成者或形成单位才会涉及到这样的问题，所以它只属于第一价值。至于第二价值，则是指文件相对于形成者或形成单位之外的广大用户而呈现出的价值，不可能涉及权利、义务和责任等问题，所以不会也无需呈现凭证价值。至于何文所举的为解决中印之间领土争端而出具的所谓历史档案发挥凭证价值的问题，一方面，为领土主权问题而出具的档案所发挥的价值当然是凭证价值，另一方面，这实为半现行文件所发挥的价值，并且为第一价值。因为，虽然这些文件的形成者早已过去，但它为争取权利而代表的国家仍在，这就是说文件的形成单位仍在，因此，这种凭证价值当然仍是第一价值。我们知道，一个机构或单位在其历史过程中的某一个人或某一团队虽然可能由于这样或那样的原因而不在位甚至根本就不存在了，但继任者应该而且可以有继承权。正如何文自己所言的，公布这些档案“主要是为了提供历史凭证和法律证据……从而证明我国应该具有的权利！”而不是用来证明清朝政府和北洋政府应具有的权利。
　　总之，笔者认为，现行文件和非现行文件都不具有凭证价值，只有半现行文件才能呈现出凭证价值，凭证价值与半现行文件间存在一一对应的关系。
　　7 关于科学理解半现行文件概念问题
　　笔者深知，国内档案界至今还有部分学者对“半现行文件”概念持否定态度，何教授、刘东斌和林清澄便是其中的典型代表。他们的共同特点是，反对将文件划分为现行文件、半现行文件和非现行文件的做法，主张将文件现行期结束后的运动过程一律作为非现行期看待，将现行期过后的文件一律作为非现行文件来处理。总之，他们反对或否定设立“半现行文件”概念。然在如何看待“半现行文件”概念问题的态度上，笔者一直持肯定观点，且先后有不少专门论述。
　　其实，同何教授一样，笔者也赞同巴斯克斯教授为文件现行性和现行期所下的定义，所不同的是，我并不认为因此就不能接受“半现行文件”概念，问题的关键在于对“半现行性”应有科学的理解。我们知道，“半现行”表示的是介于“现行”和“非现行”之间的一种中间性、过渡性的状态，由于这种文件运动状态的客观存在及其介于“现行”和“非现行”之间的中间性、过渡性特征，因此，我们采用了科学研究中的通行做法，用“半现行”一词来表示。可见，“半现行”绝不是指“现行”的一半。“半现行文件”呈现的价值类型也绝不是指“现行价值”的一半。“半现行文件”呈现的价值虽仍为第一价值，但已完全不同于现行价值，然而在我国档案界有人却认为：“机关、团体、企业事业单位和其他组织及个人没有‘半现行活动’，也就无‘半现行文件’可言；机关、团体、企业事业单位和其他组织及个人的现行活动对文件不存在半用半不用的情况，从而决定了不会有什么‘半现行文件’”。这显然是不了解“半现行”的出处，对“半现行”和“半现行文件”从纯文字字面上的一种彻底误解。
　　至于用文件利用频率来判断文件所处运动阶段的问题，笔者认为，这在本质上同我的观点是一致的。因为处于现行期的现行文件呈现出现行价值，在推动现实社会实践活动的开展过程中发挥出依据作用，利用频率通常极高，是最为活跃的文件；现行期过后的文件首先能呈现出凭证价值，此时文件利用频率已大为降低，远不及现行文件。正如何文所言，通常是“文件在装盒保管后每盒的月利用率不超过一次”，此为半活跃文件。可见，半活跃文件就是指这种处于半现行期呈现出凭证价值的半现行文件；之后，当文件运动进入非现行期，成为非现行文件后，它的利用频率总体上会更低，是最不活跃的文件，为非活跃文件，因此，非现行文件就是指非活跃文件。
档案管理郑州22～25G7档案学吴品才20072007
吴品才 苏州大学社会学院档案系
作者：档案管理郑州22～25G7档案学吴品才20072007

网载 2013-09-10 21:36:02

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