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　　社会主义市场经济体制对于公务文书的影响，是由大量的行政“红头文件”向着众多工商务文件的过渡；办公自动化使纸质文件向着多种载体的文件过渡。由此而引发的对文件不同载体或稿本的认识，便是这个过渡时期产生的不同观念。如有人提出文件定稿不归档或基本不归档的种种必要性；有人甚至根据“无纸办公室”的推断，对纸质文件和实体档案的存在提出质疑。正在变革着的社会使人们的不少传统观念受到冲击，它不可能不对文件和档案管理产生种种影响。我们当然应该以改革的勇气冲破传统观念的束缚，对从文件到档案的管理方式进行一番变革。但是，我们同时还需要以科学的态度和周密的思考，使改革方案更加完善，使改革预后效果更加理想。本文即从签发对于文件法律效力的重要性进一步谈谈文件定稿是否需要归档的问题。
　　　　　　一、文件法定标志正在发生变化
　　公务文书的法定标志，一方面是指文件制发单位的法人代表或其他党政领导对文件“准予发出”签写的书面意见以及自己的签名；另一方面，则是依据领导签发的定稿打印成的正式文本，亦称正本，在文件末尾署明日期处加盖本单位公章后，完成了公文的又一法定标志。这样才可作为正式公文发出，以行使公务文书的法定权力。
　　文件的受理或经办单位，往往以文件制发单位的公章来认可文件的法定标志，而上级单位也正是依凭着那个鲜红醒目的公章依法行使行政权力。这种认可与被认可的约定俗成在中国持续了很长的时间，而且还在沿袭着。然而，随着市场经济体制的确立和办公自动化的来临，人们的这种传统观念正在悄悄地发生着变化。在劳务合同、承包协议上，往往一边是大红印章，另一边是本人签字。即使在公司与企业间的合同、契约与协定中，也是在大红印章的下面明明白白地留着“法人签字”一栏，供企业或公司法人签署自己的姓名。传真电报、文件复印件把公章变成了与文字一样的颜色，照样被人们认可。与此同时，社会上私刻公章、私用公章的违法案件屡屡发生；加盖各种公司印章的单方合同、协议满天飞；连民工模样的人也拿着盖有某某公安局、某某部队公章的业务广告、招工协议在胡同与居民楼中招摇撞骗，使老妪白翁为之愕然。这世道简直是无法无天啦！
　　传统的文件法律效力认可模式在社会中悄悄地发生着裂变，人们在认可与不认可之间徘徊着、议论着，也有人默许着。那么，关于文件与档案的权威性与真实性是否也被打上了几分折扣？是的，在假烟、假酒、假商标、假牌照、假公安、乃至假人民币走进千家万户之后，难道假文件、假档案就不会产生吗？
　　这个问题也许是用不着我们作出太多解释的。在合同纠纷、协议争执、公私产权认定与受理等引起的法律裁定案件中，以伪造的公文、证件、档案出证的已屡见不鲜。陷入沉思的企业家、社会公证部门、公检法部门，乃至公司或企业的文书和档案部门都在种种感叹之余提出这样的问题：文件或档案最可靠的法定标志是什么？
　　　　　　二、新情况带来的新问题
　　早在90年代初期，一场公务文书的定稿要不要归档的讨论历经了若干年之后，现在还在谈论着。一些观点认为：定稿与正本内容一致，用不着重复归档；定稿是印制文本的依据，不是一份公文的组成部分；公文在行使完法定效力归档后，文件与定稿是否符合没有重要联系；正本一旦完成，定稿就完成了它的使命（见《湖北档案》1993年第4期， 天山等同志的文章《定稿可以不归档》）。还有人认为：“在一般情况下，定稿只能起到依据作用，其本身并不具备法定的效力。”（见《中国档案》1997年第9期，刘瑛同志的文章《再谈文件定稿的归档》）。 这些同志，或者割裂了文件定稿与正本之间自然的法定联系，或者否定了文件定稿的法定效力。由此而来的认识是：既然文件定稿的归档作用甚微，不少单位的档案库房又已经爆满，于是乎“定稿可以不归档”的观点便得到了一些人的赞许；而那些坚持定稿与正本一同归档的看法，却被贬为保守迂腐。
　　一些国人自豪地说：在信息网络化方面，我们与世界上最先进的国家相比差距很小，或处于基本同步发展状态。这句话是激动人心的。然而，在文书与档案工作者面前，难道不应当清醒地估量一下，新技术迅速地普遍应用于文件与档案管理，对于信息网络中文件与档案信息的法制管理，对于文件与档案的保密，对于文件与档案法律效力的认可标准等等，我们准备得如何呢？
　　对于上面讲到的那些变化，诸如文件被仿制，合同协议或经营秘密被篡改、被剽窃，凭证和一些法律依据被伪造，从而引发了专利或权益纠纷，在对簿公堂时如果没有文件的定稿作唯一的法律依据，我们还能依靠哪些最有说服力的原始凭据，去维护自身的合法权益呢？
　　当你在公务文书上庄严地加盖鲜红的印章时，你有没有想到，在仿制技术如此发达的今天，会有多少人轻而易举地进行仿冒之后，将其变成自己的成果；又有谁不会对文件进行有利于自己的修改后加盖仿制得一模一样的公章与你一同在法庭上出证对质呢？
　　文件的通用文稿（本）既容易输入计算机，又容易在计算机中调出、复制、删除、修改，甚至被编辑成其他文件或文献中去。由于文件复制技术日臻完善，只要人们需要，谁都可以在互联网中任何一个终端机复制出网络中存在的任何一份文件。所以，这种普通文稿（本）的归档价值就变得不那么显着了。那么，这就提出一个问题：在文件复制技术如此完善的现代社会，企业或公司如何防止由于文件的被仿制而使自己的合法权益受到侵害呢？或者是，一旦这种失泄密事件发生，文件、凭证被仿冒伪造，在诉诸法律时如何以最有力的证明去揭穿这些仿冒伪造呢？
　　　　　　三、我们应当采取什么对策
　　在市场竞争日益激化的社会中，我们不难发现，不管国企或外企的经理，一支签字笔总是随身携带。有了这支笔，他就可以在随时需要就地签发的合同、协议中签署自己的姓名，从容不迫地行使法人权力。这样，既可以把握住稍纵即逝的商业良机，使合同、协议即时生效；又使得任何人难以仿冒伪造，维护住公司的合法权益。
　　一般的信函可以通过电传、传真或计算机网络传送，甚至通过电话、明码电报代理，但重大的履约性文本必须有足够的资信证明和完备的法律手续才能生效，而绝不能依据简单的口头允诺，也不能依赖没有任何资信凭据的空头条款。所以，即使在双方加盖公章后，还必须由公司法人或法人代表（持有公司法人的书面受理函）在履约文件上签字，有些还要经过公证部门认可方能具有法律效力。不管是在市场经济活动中的工商务往来文件，还是一般意义上的部分公务文书，文件定稿（或正式文本）因为涉及到双方或多方权益，就对有关各方具有了一定的约束性和某种利益的关联性。毫不夸张地讲，某一份已经生效的合同、协议原始文本，可以维系着某一家公司的存亡。
　　由于文件定稿上面留有法人或其他负责人签署的意见和签发“手迹”，以最可靠的法定标志表明了文件，制发的权威性、原始性。稍有一点法律常识的人都知道，只要你不能把签发人的笔迹模仿得绝对一致（这在实际上是不可能的），只要你不晓得该签发人在文件原稿上提出哪些具体的批注意见，那么，你就不可能拥有这份原始稿本（定稿），更不可能拥有包括定稿在内的这份文件转化成的档案。所以，只有企业法人或其他权威人士签署的原始文稿（即定稿），才是真正意义上的“档案材料”，具备法律依据；而输入计算机网络中的通用文稿（本），只能称得上“档案信息”或信息，供一般工作查考使用。
　　魔高一尺，道高一丈。那些伪冒仿制文件，在富有经验并依靠先进的鉴别手段和侦破技术的鉴定专家面前，在从档案室取出的原始稿本面前，必然原形毕露。为此，笔者建议：每一个文件制发单位，只可将正本、副本（合同、协议除外）输入计算机，没必要将定稿或文件的原始稿本输入计算机，更不能让其进入计算机网络之中。
　　在受到商品利益驱动和因为不法行为而引发的种种伪造仿冒事件面前，我们必须认真地维护文件历史真迹，维护历史真实面貌，为后人留下真实的历史。这既是当代人维护自身合法权益的需要，也是对后人负有历史责任的具体表现。这是我们最神圣的历史使命。
　　把那些企业或公司法人签发的原始稿本留存下来吧，只有它们才是历史原貌的代表者！
档案学通讯0京47～48G7档案学李兆明19981998李兆明，中国铁路物资总公司　北京，邮编：100844 作者：档案学通讯0京47～48G7档案学李兆明19981998

网载 2013-09-10 21:32:53

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