>>>  新興科技、社會發展等人文科學探討  >>>

簡體     傳統

---

　　文件运动规律(理论)一直以来都是档案学基础理论研究的“重镇”，从“文件生命周期理论被视为现代档案学基本理论”到“文件连续体模型是文件管理的最优化模式”；从“文件生命周期理论能否中国化的激烈论战”到“文件生命周期理论与文件连续体理论的新旧之争”；从“倡导文件连续体模型”到“呼吁文件全生命周期管理”可见一斑。如果说对学科如此重要领域的研究主要还是对“舶来品”的咀嚼和反刍使中国档案学者感到些许被动和遗憾的话，那么作为国内学者创新的尝试——“文件运动理论模型”的提出则多少可以让学者们感觉到一丝欣慰和鼓舞。
　　2003、2004年何嘉荪教授、叶鹰教授、金更达副研究馆员撰写了关于文件运动理论研究的三篇系列文章发表于《档案学通讯》，他们提出了“文件运动理论模型”(如图1所示)并阐释了模型的内容和机理。① 新理论的提出不仅需要构建者学贯中西的丰厚知识底蕴，同时还需具备对学科前沿及发展趋势敏锐的洞察力；新模型的提出显示了学者们独立思考、勇于创新的学术精神，因此“文件运动理论模型”提出及理论构建的积极意义是首位的。但是就文件运动理论模型本身而言，笔者认为它仍然存在一些问题，现将这些问题提出以求教于三位先生及其他学界前辈。为了便于读者厘清思路，后文对“文件运动理论模型”的质疑，按照从宏观到微观，根据“构建原则—总体结构—具体细节”的顺序进行剖析。
　　
　　图1 文件运动理论模型示意图
　　一、理想化的构建模式：一个模型何能承载多重功能之重？
　　文件运动理论模型的最大特点在于其因融合了多种档案学理论而体现出来的综合性，在这一点上无论是文件生命周期理论还是文件连续体理论都难以“望其项背”，这也是构建者引以为豪的新模型的亮点。文件运动理论模型“使全宗理论、文件生命周期理论、文件价值理论和档案信息服务理论中的相关概念有机架构在同一个多维化模型之中……”②，“本文提出的模型正如着名哲学家皮亚杰所说，构成一个良好的结构，具有文件运动规律与文件管理和服务模式相结合的性质，也有良好的哲学基础，可以用来指导档案工作的实践”③。由此可见，在这里文件运动规律实际上变成“文件运动+文件管理+文件信息服务”规律的理论。
　　在讨论文件生命周期理论与文件连续体理论关系的问题上，何嘉荪教授与叶鹰教授“兼容说”观点的论据之一就是，文件连续体理论从严格意义上来说是文件管理规律和管理模式，与反映文件运动规律的文件生命周期理论侧重不同④。由此可见，他们已经认识到并承认文件管理规律与文件运动规律差异之所在，并以此作为论述两大理论共存合理性的依据。然而在文件运动理论模型的构建上却似乎与上述观点“自相矛盾”，如果说全宗理论与文件价值理论属于文件运动规律，文件管理理论尚且属于“擦边球”，那么档案信息服务理论似乎怎么也不能归入文件运动规律！文件运动理论，顾名思义就是反映文件自身运动状态和规律的理论，文件信息服务显然不是文件运动规律需要直接解决和回答的问题。构建者在构建文件运动理论模型之时模糊了文件运动规律、文件管理规律、非文件运动规律的界限，使得文件运动理论模型“名不副实”。
　　当然，质疑该模型的原因主要还不在于这种“名不副实”，而是其背后潜伏的巨大危害。我们知道，不同领域的理论因其研究对象的不同，它所指导的实践领域和作用不同，相应它所实现的功能就不同了；即便同一领域，理论研究对象相同，由于理论的研究层次不同，其实现的功能也各不同。比方说，我们不可能希望用语法知识去解一道数学题；同样的道理，掌握了丰富的经济学理论并不意味着你就能成为一个百万富翁，反之亦然。这就是理论研究中必须遵循的“理论定位与功能相对应原则”。因此在构建、修正理论时应当充分考虑理论研究对象、层次与功能对应，而不是期望一个理论去实现不与其对应的功能，更不应该希冀创造一个包罗万象、大而全的“万能理论”。
　　事实上，文件生命周期理论受到挑战就是说明上述道理的一个极好教训！文件生命周期理论受到冲击绝非如大家所认为的“都是电子文件惹的祸”那么简单，仔细探究其深层原因对文件运动理论模型的构建同样有启示。笔者曾撰文指出，文件生命周期理论受挑战的根本原因就是该理论既包含有对现象的描述，又包含理论的抽象，承担着充当具有宏观指导意义的基础理论及微观直接面向实践的操作层理论的双重角色。因此理论自身具有潜在的不统一性和不均衡性，并由此带来的不稳定性才是该理论受挑战的真正原因。因此，从将文件生命周期理论定位于文件运动规律理论以及档案学基础理论出发，只有消除该理论的不均衡性才能从根本上解决该理论面对的困惑。⑤ 由于文件运动理论模型的构建者并没有认识到这点，因此在新模型的构建上不仅犯了同样的错误，而且大大地加剧了新理论的不统一性和不平衡性。
　　从文件运动规律模型内容来看，该理论大致可以分为三个层次：第一层次是反映文件自身运动的文件运动理论(文件生命周期理论、文件价值理论、全宗理论)，第二层次是基于文件运动理论并结合管理理论的文件管理理论(文件连续体理论)，第三层次是档案信息服务理论。这三个层次并不是并列而是递进的关系，从理论的内容来说，是事物本质特性与派生方法(管理、服务)，基础层与操作层的关系。由于理论所反映的内容和层次不同，理论的稳定性呈递减，因此将三个层次理论糅合在一起，势必会影响整个模型对理论抽象和实践描述的准确性和适用性。
　　由此可见，构建者试图取文件生命周期理论与文件连续体理论之长，建立包含多个档案学重要理论的模型，希望一个模型能够实现多重功能的主观愿望是美好的；但事实上功能定位不清的“巨无霸”理论将重蹈“文件生命周期理论受挑战”的覆辙。一个模型何能承载多重功能之重？理论的构建是否也应该遵循“简单是美”这个朴素的道理呢？
　　二、汲取两大理论优势的“两难”，走进学习与借鉴的“陷阱”：文件生命周期理论的“翻版”，还是文件连续体理论的“借鉴”？
　　通过与文件生命周期理论、文件连续体模型的比较，读者会发现文件运动理论模型的最大特点就是：借鉴了文件连续体理论的“外壳”，而继承了文件生命周期理论的“灵魂”。事实上，细细体会新模型，它反映了构建者的矛盾心情和两难境地：既要尊重已有的理论，又力图新理论在内容、形式上的创新；既试图借鉴文件连续体理论，又要汲取文件生命周期理论的精髓，维护该理论的专业地位；既试图学习国外先进理论，又力求体现中国“档情”。
　　文件运动理论模型的构建改变了文件生命周期理论线性描述文件运动的方式，改而借鉴了文件连续体模型的通过维、域、轴的立体描述方式，因此新模型似乎更类似于文件连续体模型。然而，文件运动模型用现行维、过渡维、社会价值维三个维度取代了文件连续体模型文件的生成、捕获、组织、多元化四个维度。前一种维度是以文件价值变化为标准划分，后一模型则是根据文件运动进程(严格来说是文件管理进程)划分，由于维度是模型主干层次，因此可以说文件运动理论模型仍沿用的是文件生命周期理论“三阶段论”，仅仅是形式不同而已。
　　文件连续体理论模型与文件生命周期理论比较而言，其优越性除了变单一、线性为多维、立体的模式之外，还有就是它将文件运动涉及的核心(本质)变量⑥ 及关键点上的值加以识别并标识出来。与文件生命周期理论重点在文件本身不同，文件连续体更接近(强调)文件背后的本质东西——业务行为与业务环境的互动。尽管文件连续体模型覆盖了文件运动全过程，包括前文件阶段、文件(狭义)阶段、档案阶段，既强调了文件管理对机构重要价值，也突出了档案对社会文化、历史作用，但它仍然潜在地突出“前档案”阶段，也就是侧重以文件(狭义)管理的视角来审视文件(广义)全程运动，强调文件运动、文件管理与业务活动的互动。而文件运动理论模型则截然不同，它从模型构建到模型机理分析，都体现了“档案管理”的视角。首先，从模型构建来说，运动形态轴贴上了“文件群体运动”的标签，文件运动起点是“案卷”，那么“案卷”之前的阶段文件就不运动了吗？文件个体运动难道就不是文件运动规律应该研究的对象了吗？脱离了文件个体运动从何而谈文件群体运动？还是构建者认为单个文件运动不重要？为什么构建者仅仅考虑文件群体运动，而没有个体文件运动，甚至构建者更没有考虑前文件阶段的文档运动呢？我们知道，案卷是从立卷归档而来，而构建者以案卷为起点，以文件群体运动为考察对象，恐怕构建者就是怀着一种“档案视角”去审视文件运动的全过程才会有这样的构建和结论。因此，尽管构建者从一开始就宣称自己是立足于“大文件观”，但是群体运动轴的“案卷—文件全宗—档案全宗”则揭示了其言“大文件观”而行“档案观”。其次，构建者撰写的文件运动理论模型机理分析一文提出，对文件运动的整体性与连续性必然导致对文件的“档案化管理”……“档案化”就是使文件具备成为档案和法律证据的能力，并指出“档案化管理”具体指“为了文件档案化而采取的管理措施”……。⑦ 应当说，现代文件(尤其是电子文件)管理，需要将后端的档案管理需求提前反映到文件(狭义)阶段，也就是通常所说的“前端控制”，因此从这个意义上来说，“档案化管理”是必要的。不过如果存在“档案化管理”，相应也应当存在所谓的“文件(狭义)化管理”，由于文件到档案转化的先后关系，两者呈现了文件管理阶段需要“档案化管理”，档案管理阶段继承“文件化管理”所导致的结果。所以从最终的结果来看，整个文件(广义)管理过程是“文件(狭义)化管理”和“档案化管理”交融的过程，你中有我，我中有你。那么突出强调对文件全程的“档案化管理”，容易使人们走向与澳大利亚“文件管理传统”的另一个极端：扩大文件为研究利用的服务、留存的谢伦伯格主义，从而弱化文件作为机构业务活动自身的需求。当然，正如澳大利亚的文件档案管理的独特传统对文件连续体模型提出与发展的影响，文件运动理论模型也深受中国的档案管理传统影响，因此中国档案学者的“档案化管理”言论也就变得可以理解了。
　　因此从三大理论总体基调(相比较而言)来看，文件生命周期理论发端于美国，反映的是文件从生到死(或永久保存)全过程的运动状态和管理特点，就理论本身而言，属于“不偏不倚”的立场；而产生于电子时代澳大利亚文档管理实践的文件连续体模型，尽管也描述了文件的全程，但是更侧重于文件运动与管理与业务活动的互动，属于“文件(狭义)管理”视角⑧；而所谓借鉴前两大理论产生于中国实践的文件运动理论模型反映了构建者的“档案化管理”视角。尽管“档案化管理”对文件管理十分必要，同时它可能也是档案工作者维护职业生存权、话语权的必要手段，但这却与目前世界范围内文件管理(尤其是电子文件管理)强调与业务活动紧密联系，发挥文件管理对业务活动的贡献力这一总体趋势格格不入。⑨
　　三、细节之间：维、域、轴的解析与困惑
　　文件运动理论模型既由于模型构建的指导原则、总体结构的问题，反映到对模型设计存在着一些问题，同时模型构建也存在技术上的问题。
　　(一)关于维：与域、轴的矛盾
　　整个模型的构建最突出的，也是各个部分共有的问题就是模型的维、域、轴无法对应，体现了模型自身的矛盾。模型有现行、过渡、社会价值维，分别对应于文件生命周期理论的“三阶段”，在服务、证据、管理域的各个域中分别有四个域构成，因此模型实际上应当标识为四个维度，也就是社会文化服务域层次有一个维度，而在模型中却没有标识出来。由于三维与轴相交得到三个点，与四个域无法一一对应，使得每一个维度不能圆满地解释文件运动各个阶段各变量的状态。当然，如果将第四维标识出来，那么它与三个轴的相交的第四个点的值的命名又成为了一个新的问题。所以模型维、域、轴的变更和对应并不仅仅涉及本身，而是“动一发而牵全身”，因此必须统筹。
　　在维的设置上，笔者认为文件连续体理论的四维设置值得借鉴。因此就文件运动理论模型而言，它缺少了“文件形成”的那个维度，无论是从文件整个生命周期的完整性来说，还是模型中为了与服务域中的孕育域、管理域中的形成域、证据域中的轨迹域相对应，都应该有前文件阶段，也就是新模型应该有“前现行维”，从而与“现行维”、“过渡维”、“社会价值维”共同构成完整的四维。
　　(二)关于“域”
　　1. 证据域、管理域、服务域的关系
　　在文件运动理论模型中，构建者将模型分为三个维度的基础上将平面分成三个互不交叉的域：证据域、管理域和服务域。这种划分当然首先是构建者将多种档案学理论融入模型的结果，但是撇开这点不论，模型的表示上还存在着问题。我们知道文件管理和与文件服务关系是：管理是为了服务，通过服务发现问题及时改善管理，因此管理域和服务域不可能也不应该处于同一平面上的互不交叉的领域。如果说从狭义上将管理和服务看成是文件档案工作的两大职能，管理域和服务域尚且能够构成如模型所示的两个独立区域的话，那么证据域是否能够构成与两者平行的区域呢？答案是否定的。证据(性)是文件所具有的本质属性，也是文件管理和服务的基础，是管理和服务必须尊重和保护的特性，因此证据(性)域与文件管理域、文件档案信息服务域不应当从属于一个层面。
　　在文件连续体模型中，证据性是作为一个轴出现的，构建者将其与实体轴(Identity Axis)、业务活动轴(Transactional Axis)、文件保管轴(Recordkeeping Axis)并列视为文件运动(管理)中的核心变量对待，这充分地体现了构建者认识到文件证据性变化的基础性及对管理的重要性。
　　2. 服务域：是否存在着独立于行政服务域与社会文化服务域的参考服务域？
　　模型的服务域中包含从孕育、行政、参考到社会文化四个服务域，笔者揣测构建者可能意图将这四个域分别对应于文件的孕育、现行、半现行和非现行四个阶段信息服务的含义。文件双重价值理论告诉我们，文件在现行期主要为形成单位服务，体现的是文件的第一价值(包括行政价值、法律价值、财务价值和执行价值)；在非现行期主要是文件对其他机构和个人利用者的价值，体现的是文件的第二价值(凭证价值和情报价值)；在半现行期则是第一价值向第二价值过渡阶段。因此无论从理论依据上还是从名称命名上，“参考服务域”都不能单独作为一个独立的服务域，事实上行政服务域和社会文化服务域均承担部分参考服务的功能，因而实践中并不存在一个独立的“参考服务域”。
　　3. 证据域：集体记忆域与社会记忆域的复指
　　模型中的证据域包括轨迹、证据、集体记忆、社会记忆四个域。而通常人们认识的和专业文献中所指集体记忆(collective memory)和社会记忆(social memory)应该是同一(或同层次)含义，均指不同机构和个人的档案集合构成了整个社会集体记忆，它是对应于“社会”一层次。因此，模型中的两个层次所指重复了，对应于“机构”层次的应该是“机构/个体记忆域(organizational/individual memory)”。
　　(三)关于轴
　　由于模型的构建是三个维度的，因此在三个轴上与维相交的分别只有三个坐标点(值)，为了反映文件全程运动，需要添加“前文件运动”维度，因此各个轴也需要相应添加这个维度的值，这是各个轴共同需要解决的问题。在这里仅以问题比较突出的群体运动形态轴为例说明。
　　该轴的主要缺陷是它仅仅描述文件群体运动，而忽视了文件个体运动以及前文件运动阶段，这反映了构建者“档案化管理”视角和狭义的“文件观”，同时这使得模型中的域无法与轴上的值相统一和对应(如文中有孕育服务域，却没有文档和文件)。这一点在文中第二部分已论述，此略。同时还有一些名称上的问题，轴上出现了案卷(file)、文件全宗(records fond)和档案全宗(archives funds)，考虑到依据不同的维度运动形态轴上的值对应于其他坐标轴上的值，在这里用“案卷”是否妥当？是否存在“文件全宗”的概念？“文件全宗”与“档案全宗”的区别和联系是什么？
　　四、小结
　　文件运动理论模型和其他的理论创新一样，都不可避免地遇到有待完善和发展的问题。不过新理论的不完善性甚至存在的纰漏并不能否认提出理论的积极意义。本文对文件运动理论模型提出的一些质疑，仅仅是本人学习前辈们理论成果的一点个人想法，可能这些质疑本身也不完全都能“站得住脚”。将这些不成熟的个人观点落到纸上求教与何嘉荪、叶鹰、金更达老师及档案界前辈，如有不当之处，请不吝赐教。
　　注释：
　　①它们是发表于《档案学通讯》2003年第5期的《文件连续体理论与文件生命周期理论——文件运动理论研究之一》；2004年第1期的《文件运动理论模型初探——文件运动理论研究之二》，2004年第6期的《文件运动理论模型机理分析——文件运动理论研究之三》。
　　②③何嘉荪、金更达、叶鹰：《文件运动理论模型初探——文件运动理论研究之二》，载《档案学通讯》2004年第1期，第18-22页。
　　④何嘉荪、叶鹰：《文件连续体理论与文件生命周期理论——文件运动理论研究之一》，载《档案学通讯》，2003(5)，60。
　　⑤章燕华：《“水火不容”还是“和平共处”——再论文件生命周期理论和文件连续体理论的优劣之争》，载《档案学通讯》，2006(2)，47-49。
　　⑥核心变量包括证据轴、业务轴、文件保管轴、实体轴；值是指不同轴上的四种形态。在文件生命周期理论中，实际上也涉及到文件运动中的变量和值，但诸如文件保管场所、保管手段等变量，但这些变量并不是确定不变的，因而不能算作是核心变量，这也正是该理论受挑战的原因之一。
　　⑦何嘉荪、陈荣红、叶鹰：《文件运动理论模型机理分析——文件运动理论研究之三》，载《档案学通讯》，2004(6)，17-21。笔者对文中的某些概念及认识有不同看法，限于篇幅略。
　　⑧也许有人不赞同笔者的观点，而是认为文件连续体理论无论从模型还是理论的阐释，都是文件全程管理的绝好例子，怎么会是“文件化管理”视角。其实只要注意一下文件连续体理论产生的澳大利亚档案实践(与西方其他国家比较)及理论的发展就不足为奇了。同时，国外一些着名档案学者理论、观点、结论与其论述(论据)的自相矛盾也是一种有趣和值得深思的现象，本文不再赘述。
　　⑨这种趋势是否正确，作者是否认同这个趋势是未来档案职业发展方向，是涉及到价值判断的另一个问题，不是本文研究的议题。不过无论是诸如宏观的电子文件管理模式，还是微观的电子文件的鉴定问题等都一定程度的反映了这一趋势。
　　⑩当然，如果构建者一定要将管理域、服务域融入模型，不妨采取在平面图基础上将证据域、管理域、服务域定位为上下三层结构，将文件运动模型构建成柱形。

档案学通讯京7～11G7档案学章燕华20072007
文件运动理论模型/文件生命周期理论/文件连续体理论
文件运动理论模型是近年来我国档案学者在借鉴文件生命周期理论与文件连续体理论基础上的一次创新，该理论构建的积极意义是首位的。然而，该模型在构建原则、总体结构、具体细节等方面仍然存在一些问题。本文将探讨文件运动理论模型在上述几个方面的不足。
作者：档案学通讯京7～11G7档案学章燕华20072007
文件运动理论模型/文件生命周期理论/文件连续体理论

网载 2013-09-10 21:32:51

驗證：