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　　1995年我在《档案学研究》上着文，首次提出必须对文件运动规律，也就是文件运动理论进行深入研究。时间一晃，十年过去了。令人欣喜的是，十年来围绕着文件运动理论涌现了大量研究成果；当然也出现了不少歧异观点。为了撰写我国的电子文件元数据标准，在进行理论推导的同时，我对这些成果和分歧进行了回顾。我发现，有必要对文件运动理论研究中的一些歧异观点进行讨论，这既有助于深化对文件运动规律的认识，也有助于对电子文件元数据标准的编写。为此，本文将就文件的纵向和横向运动问题、所谓的半现行文件与凭证价值关系问题等谈一些看法，希望能够促使对这些问题的研究向纵深发展。
　　1　文件的线性运动过程与纵向、横向运动
　　自九十年代初我就认为，文件的运动既有线性运动、也有群体运动。在《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》一书中，我更正式提出：“有必要对文件从“生”至“死”的或臻于“永恒”的线性运动过程开展研究，从中了解文件运动的内在规律。”[1] 那么，这种线性运动具体又是如何展开的呢？是仅仅纵向前行呢，还是也会跳跃、倒退或者转弯横向运动呢？抑或更有其他如螺旋式、曲线式的运动形式呢？
　　1. 1　横向运动论基本观点简介
　　苏州大学吴品才同志认为，文件除了纵向运动以外，还有横向运动；攀枝花大学邹吉辉同志提出，文件运动从宏观而言呈螺旋式发展；我和潘连根同志则认为，文件在线性运动过程中还存在跳跃和回流两种特殊形式；辽宁大学的郭建平同志最近更提出文件的线性运动，实际上是复式进行的。
　　本文不准备全面评价上述观点，只打算就所谓的文件横向运动以及文件运动能否跳跃以及回流的问题谈谈管见。关于这个问题，吴品才副教授的专着《文件纵横运动论》和一批相关的论文有许多论述。我认为他的着作对深入研究和进一步发展文件运动理论很有价值，予人许多启发。但是，其中也有一些基本理论观点值得商榷。我认为，只有首先在这些最基本的理论问题上取得共识或者谅解，方才有可能具备共同讨论的基础。
　　吴品才同志指出：“根据我国传统档案学理论，我们可以得出：处于第二(半现行期)和第三(非现行期)运动阶段内的文件在我国被称作档案，这二个阶段内的文件所能呈现的价值形态已非现行价值，其文件本质已是社会实践活动真实的历史记录，这是作为档案必须具备的属性，而档案这一属性的具备绝不是凭空产生的，它是伴随着其前身现行文件现行使命的完成后才拥有的。出于活动开展需要而形成的现行文件在推动其形成活动开展的过程中，伴随其现行使命的完成，活动的告一段落或终结而使文件成为其形成活动真实的历史记录，亦即文件一经制作形成如果未经现行期或现行期未终结，那么该文件就永远不是其形成活动真实的历史记录，也就永远不可能是档案。事实上这样的文件也将永远不可能呈现第二和第三运动阶段内文件所应具有的价值形态，用我国传统档案学理论的语言描述，即这样的文件远远无法呈现档案价值，因此文件制作形成后如果未经第一运动阶段(现行期)是无法跃入第二运动阶段的，文件运动的第一阶段是文件运动跃入第二阶段的必经之路和前提，文件运动惟一的动力源泉是文件价值形态的呈现及其变化，而文件价值形态的变化受文件客体属性变化的制约，如果文件始终未能成为真实的历史记录，那么文件也将永远不能呈现档案价值。因此，笔者认为，文件生命周期理论所说的文件线性运动必须按部就班地逐个前行，不应也不可能出现跳跃，这是普遍规律，而不是一般规律，无一例外”[2]。吴品才同志还进一步认为：“文件线性运动不仅必须按部就班地逐个前行，而且也只能顺向前行，不能回流，因为当文件运动一经进入第二或第三阶段而成为社会实践活动真实的历史记录后，处于第二或第三运动阶段内的文件相对于业已逝去的历史活动来说就永远只能是其形成活动真实的历史记录，亦即相对于其业已逝去的形成活动来说处于第二运动阶段内的文件，要么继续顺向前行进入第三运动阶段，要么继续呆在第二运动阶段内直至生命终结，不可能回流到第一运动阶段，同样处于第三运动阶段内的文件只能永远呆在本阶段内，不可能‘逆向跳跃’退回到第一运动阶段，这种文件运动回流形式绝不可能发生，其理由极其简单，那就是历史是不能倒退的，逝去的将永远逝去。”[2]
　　1. 2　现行文件也是真实的历史纪录
　　对上述观点，我同意一半。我认为，吴品才同志指出的“已是社会实践活动真实的历史记录，这是作为档案必须具备的属性”是正确的，也是国际档案界的共识。但是，他据此进行的推论，我则认为值得商榷。
　　他说，“文件一经制作形成如果未经现行期或现行期未终结，那么该文件就永远不是其形成活动真实的历史记录，也就永远不可能是档案。”是的，对于文件内容规定要办而还没有办或者没有办完的事情，这份现行文件并非该件事情的历史记录。但是，且慢！如果我们稍微转换一点点思维的角度，就可以发现：对于文件的起草拟制过程而言，对于表达文件制作者的意志而言，这份文件其实已经是历史了，已经是历史的记录了。我想，对这一点任何人都无法怀疑！由于忠实地记录了文件的草拟过程，记录了文件制作者意欲表达的思想观点和意志，因此如果有必要的话，这份还没有经过现行期或者现行期还没有结束的文件，仍然可以作为“真实的历史记录”而“跃过现行阶段”归档保存，将其认作档案。事实上，归档保存已经制作完成却尚未转入现行期的文件的情况比比皆是(比如某种产品图纸设计完成后，该产品由于种种原因并未投产，图纸却仍然归档保存)；即使是一些尚未正式成文的草稿，有必要的话也可以归档，作为档案保存(我自己的个人档案中就存有不少这样的论文草稿，甚至一些仓促记录下来的、能够展现我思维过程的片言只语)，因为它们也是我们各种各样思维活动、设计活动、起草活动的历史纪录以及成果。之所以要保存它们，则是因为对我们还有利用价值！
　　当然，吴品才同志可能会争辩说、这些文件(甚至文件草稿)，即使归档了，也不是档案！因为他认为，归档并不是将文件认定为档案的标志。“现行文件即使归档了也不是档案”。不过，他的理由仍然是：“因为还未完成现行使命的现行文件超前归档后绝不可能因此而成为真实的历史纪录，它们依然是现行文件，根本不具有作为档案必须具备的基本属性。”[3] 看来，问题又回到了原点。我想，关键可能在于，到底什么才是档案与文件的本质区别？或者说，具备了什么样的条件，“文件”才能被认定为“档案”？
　　吴品才等许多同志认为，这个条件是“真实的历史纪录”。然而，现行文件也是“真实的历史纪录”，法国、西班牙等全世界几乎所有的拉丁语系国家就正是由于承认这一点而把现行文件也认作档案的！所以，“真实的历史纪录”并不能用作区分文件和档案的标准。
　　1. 3　文件与档案的本质区别
　　那么，究竟什么才是“文件与档案的本质区别”？我认为，“档案”本来就是一个颇具弹性的概念。着名档案学家谢伦伯格早就断言：“‘档案’一词显然并没有一个不可更动而必须优先采用的、最终的、最完备的定义。它的定义可以在不同的国家作不同的修改，以适应不同的需要。被采纳的定义都应该提供一个基础，使档案工作者能够在这个基础上有效地应付他们为之服务的政府所产生出来的各种材料。凡是有损他们工作效力的定义，就不应该接受。”[4]
　　既然如此，我们就不能仅仅以中国的档案概念为基础研究问题。那样研究得出的结论，不可能称得上是“普遍规律”。正确的做法只能是放眼四海，对世界各国所有主要类型的档案概念进行对比研究。在此基础上寻找所有这些概念的共同点或者“最大公约数”，进而得到在世界各国都普遍适用的、区别文件和档案的科学标准。
　　笔者为此，曾经于2000年在《北京档案》杂志上发表论文《从世界范围研究文件与档案的本质区别——从电子文件的网络实时归档说起》[5]，对全世界的档案概念进行了对比研究，主要从“文书处理程序完毕”、“历史纪录”、“原始性(真实性)”、“发挥(现行、还是非现行)作用”、“具有保存价值”以及“按一定规律特地保存”等几个方面分析它们是否全世界共同认可的划分标准。最后的结论是：
　　从全世界范围来看，人们都可以接受如下观点：档案是原始的(真实的)历史记录，具有一定的保存价值，是人们有意识保存下来的文件有机整体。但是其中，原始的(真实的)历史记录和有一定的保存价值，是档案与文件共有的特性，不能用作两者的区分标准①，剩下的只有最后一条，档案是人们按照一定规律有意识保存下来的文件有机整体；文件则是“自然”形成的。这才是两者之间的本质区别。
　　为什么我国人所熟知的文件向档案转化的三个条件或者说三项区分标准，只剩下最后一条才是全世界档案界普遍都能接受、不会与任何一种类型档案概念相冲突的标准呢？
　　我认为，关键在于档案实际上是对文件的全面继承。文件的几乎全部特性，都理所当然地传递给了档案，使两者在许多方面具有共同点。然而，档案对文件的继承又必须符合人们保存档案之目的，即符合人们的主体需要，否则就没有文件向档案的转化。问题是每个国家的情况并不相同，人们的主体需要因而也多种多样。有的国家(如法国)觉得有必要使文件从一开始形成或收到就称为档案；有的国家(如美国)觉得把保存在档案馆里，不再销毁的文件称为档案更妥当；我国则认为在文书处理程序完毕的同时就将文件视作档案进行管理更合理；……于是不同的国家根据本国的客观情况和各不相同的主体需要，为文件向档案的转化定出了各自认为正确的条件或标准。这些条件或标准各不相同也就不足为怪。但是这个现象也同时说明：只要人们有主体需要，也就是只要客观上有需要，文件就可以被认定为档案，而不管其运动到什么阶段，文书处理程序是否完毕，具有什么样的价值(不管是第一价值，还是第二价值；仅仅保存几天或者几小时的价值，还是永久价值；现行价值还是非现行价值)。正因为如此，“按一定规律有意识保存”才是文件向档案转化唯一最重要的条件和标志。
　　正是有鉴于此，我认为“归档”是人们有目的保存档案的一种自觉行动，是正式承认文件的档案价值的法律行动。人们正是通过归档正式承认了文件所具有的保存价值，并使其转变成了整个社会的宝贵财富和信息资源。它们将因此作为档案受到法律的保护和物质上的保护。通过归档，文件就从法律上被赋予了更权威的凭证作用。作为档案，文件成了在一切场合普遍承认的历史凭证和法律凭证。所以，归档不仅仅是文件的转手和移交，相反它是一种具有重大意义的法律性、历史性行动。[6]
　　1. 4　文件运动不是物体的物理运动
　　前面我们分析了，文件的运动完全可能从形成制作阶段跃过现行阶段，直接进入暂存休眠阶段(即吴品才同志所谓的“半现行阶段”)。同样，我认为休眠阶段和历史阶段的文件也完全可以逆向运动重回现行阶段。我与吴品才同志的分歧在于他把文件运动理解为一种物理运动，由于时光不能倒流和跳跃前行，这种运动当然无法跳跃和逆向前行；我则认为：“文件”虽然具有物质形态，但是就其本质而言，主要是一种社会事物；“文件运动”则更是一种我们将其理解为“运动”的社会现象。这种社会现象实际上是文件(就其社会本质而言)，可以先后具有多种价值或者性质，这些价值或者性质可以在正常情况下按照一定的顺序显现(而并不一定表现为物理上的移动)，也可以在特殊情况下不按照这种顺序显现——有时排在后面位置价值的(或者性质)提前显现；有时已经显现了后面位置价值(或者性质)的文件，又重新显现本来排在前面位置的价值(性质)。在社会活动领域，这没有什么好奇怪的。总之，文件运动并非物理运动，当然不能用物理上的时光概念去衡量。
　　至于吴品才同志把上述特殊情况下的文件价值(或者性质)不按照一般次序显现的状况描述为文件的横向运动，笔者以为也有道理，并非不可以。不过有一个问题值得注意：“对文件的利用按利用主体的不同可以归纳为两大类型：一种是文件制作者和法定接受者 (第一价值主体)对文件的利用；另一种则是社会上其他用户(第二价值主体)对文件的利用。其中只有当文件处于孕育形成期和现行期时，文件第一价值主体对文件的利用(孕育期用来计划行将进行的活动；现行期用作进行职能活动的指令或者依据等……)，才属于形成文件的社会活动过程不可分割的组成部分。”[7]
　　“其他情况下对文件的利用(不论是第二价值主体，还是第一价值主体对文件的利用)，实际上都是在进行其他各种社会活动时发生的，并非形成目前这份文件的社会活动过程不可分割的组成部分。”[7] 也就是说，文件只要完成了现行阶段的运动，此后阶段的运动 (即所谓的半现行期和非现行期的文件运动)，按照吴品才同志划定的标准，其实都属于横向运动。那样的话，就不存在文件的纵向运动了！
　　正是有鉴于此，我认为在对文件运动轨迹进行界定时，只能更抽象地跳开它所依托的具体的社会实践活动看问题，亦即只能忽略不计它究竟是在A社会活动、还是B社会活动中起作用的问题。也就是说，不需要纠缠于它的运动是纵向还是横向的问题，只要指出它是一种线性运动就够了。当然，这种线性运动并非直线式的，更确切的形态实际上是如邹吉辉同志描述的那种螺旋式上升运动，因为所谓文件运动的回流或者文件现行阶段的再现，已经不是历史场景的简单重现。所以，尽管远在上个世纪90年代吴品才同志就向我叙述了他的正在形成之中的观点，而我则只表示欣赏，却始终没有赞同吴品才同志的横向运动论。
　　我认为：不管文件是处于现行阶段，还是暂存休眠期或历史阶段(即所谓的半现行、非现行阶段)时，都将出现两种情况：“一种是对文件的利用(不论是第二价值主体，还是第一价值主体对文件的利用)，导致产生了新的文件；另一种则没有导致产生新的文件。如果是前者，就开始了新的文件的新一轮运动周期②，就不能包括在本次运动周期之内了。我想，这也许就是西方学者所谓的“文件的运动过程可以同时发生在其存在的任何时空点上”吧？如果是后者，我认为它并没有跳出本次文件运动的周期之外。但是，在这种(进行其他社会活动时利用本份文件)没有导致产生新文件的情况之中，又可以分作两种情况：一种是文件都仅仅用作参考或者凭证；另一种则是文件又重新用作指令、依据等现行活动(当然是新的社会活动)的工具，起现行文件的作用，重又具有现行价值。”[7] 这就是笔者与潘连根共同论述过的、文件的逆向运动；也就是吴品才同志所谓的横向运动；而对其最确切的表述，应该是一种重又逆向进行的、最终成螺旋状的线性运动。
　　2　文件凭证价值与所谓的半现行文件
　　2. 1　横向运动论理论基础——“文件价值三段论”简介
　　吴品才同志提出的“文件纵横运动论”的基础是，他认为：“无论哪种文件运动形式，在其文件运动历程中，文件实际呈现出的价值类型无非是下列三种：即现行价值、凭证价值和历史研究价值”。他还认为这三种价值形态是在文件运动过程中严格依照“现行价值→凭证价值→历史研究价值”这样的先后顺序依次出现的，并且他还强调指出：这三种价值类型是“互相平行、互不交叉的价值类型，因此它们可以被分别用于代表特定的文件运动状态和特定的文件运动阶段。”为此，他主张以此为标准来划分文件运动阶段。具体而言划分为：现行期(文件具有现行价值，是现行文件)→半现行期(文件具有凭证价值，是半现行文件)→非现行期(文件具有历史研究价值，是非现行文件)。[3]
　　为什么吴品才同志认为文件价值在文件运动过程中先后显现为三种类型(现行价值→凭证价值→历史价值)呢？对此，也就是对他的“文件价值三段论”，他的论证基本上集中在以下三点(我的归纳可能不太全面，希望指正)：
　　关于现行期文件：他认为此时文件只具有指挥、控制或者依据作用，不具有凭证价值，其理由仍然是现行文件内容规定的任务尚未完成，还不是真实的历史纪录，所以不能成为尚未完成的活动的凭证。
　　关于所谓的半现行文件为什么只具有凭证价值：他在其专着《文件纵横运动论》第61页作了以下比较简单的论证。首先，他引述了我在《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》中的一段话：“在文件内容规定的任务、目标完成时，其现行价值消失，文件运动又推进到了另一个阶段。不过此时，文件第一价值仍然占据主导地位，但它已完全不同于现行价值，不起指挥、控制作用，相反，实际上表现为参考价值和凭证价值，并且将日渐趋弱。”[8] 然后，他指出：根据他“微观档案”的观点，“文件在此阶段表现出的参考价值是它转化为资料后，资料所呈现的价值，”因此他认为，“在这一运动阶段属于文件的价值形态只是凭证价值。总之，文件的半现行期始于文件现行价值的消失终于文件凭证价值的基本消失。”[3]
　　关于非现行文件：他认为：这种文件不具有凭证价值：因为凭证价值是“在一定时期内(不会是无限期的)由于各种权利、义务和责任等问题而需要发挥的价值，这就是事后的查实凭证”，属于第一价值范畴，“而非现行文件呈现出的价值形态是第二价值，它是指文件相对于形成者或者形成单位之外的用户而呈现出的价值，由于它不是针对当事者而言的，因而不涉及有关的权利、义务和责任的问题，所以不会也无需呈现凭证价值，只能是科学的历史研究价值。”[3] 由此，他还进一步认为，即使文件已经进入非现行期，“但其第一价值尚未完全消失，这样的文件在需要时同样能呈现出凭证价值”。不过他认为：由于这种凭证价值不属于第二价值范畴，故这种非现行文件的凭证价值“本质上是由于半现行文件所引起的”，他甚至认为，这些具有凭证价值的非现行文件，实际上仍然处于半现行阶段，或者说其半现行期实际上尚未结束。
　　总而言之他认为：凭证价值仅仅对应于他所谓的半现行文件，现行文件和非现行文件则都不具有凭证价值，因为现行文件还不是真实的历史纪录，而非现行文件则是因为其具有的价值属于第二价值范畴。
　　对上述观点，我不敢苟同。
　　2. 2　凭证性是所有文件的最基本性质
　　首先，我认为有必要再次回顾文件的本质。
　　“文件”一词的英语对应词有records，document，file……等等。在文件管理和档案学领域使用最普遍、也广泛得到认同的、被解释为，“文件”的术语概念则是“records”。我们都知道，“record”一词的本来含义是“记录”，引申开来就是“得到记录的信息”。但是世上得到记录的信息多种多样，哪些“得到记录的信息”才是在档案学和文件管理领域得到规范并且为大众普遍承认的“records”呢？我想，为此必须探讨一个问题：人们出于什么目的要把某种社会现象规范为“文件”？
　　答案很简单：信息是任何社会活动必不可少的要素。为了更好地进行社会活动，人们必须及时、准确地收集、处理、记录、储存和发出必要的信息。因而人们在处理事务或者从事社会活动的过程中自然而然地需要把在这个过程中形成的和收到的信息记录下来，作为自己进行这种社会活动的工具，既用于表达意志、规范控制行动，又便于交流传递。为此，创造了文件这样一种特地、专门用来处理信息，交流和储存信息的工具。或者说，文件自身就是一种得到记录的信息。正因为它把事件进行过程中人们脑海中产生的、收到的以及想要对外传送的信息真实地记录了下来，所以它可以用作人们处理事务的工具。也正因为如此，它同时成为了上述过程的真实凭据并且日后人们也能通过这些信息确切了解现在正在进行的这种社会活动的真实场景。人们于是把这种信息命名为“文件”。所以，我在我们浙江大学信息资源管理研究所提出的电子文件元数据规范理论推导要点的第二点指出：“与其他信息资源相比，文件最独特的价值或者作用在于其既是事务处理的工具，又能够为形成它的社会活动提供证据和唤起相关的记忆。”[9]“正是这一价值观念统一了文件档案化及其保存的方法，不管文件是保存一刹那还是保存千年。”[10]
　　既然如此，国际档案界一直普遍认为，凭证性是一切文件都必然具备的最基本的属性并且把这一点写入了关于文件的定义。国际档案理事会电子文件委员会在《电子文件管理指南》中明确指出：“文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构所组成，而不管其形式和载体如何。”西班牙等拉丁语系国家的文件定义更明确地指出文件必须具有凭证价值。比如阿根廷档案学者L·F·比阿萨利在其于1982年出版的《档案管理技术实用手册》中称“从广义上说，凡是文字或图形记录下来的，无论是遗嘱、签署过的合同、簿册、信函，还是图片、图表，也不论用于书写绘制的是什么载体材料，任何一切用来阐明某个问题的凭证或物证，以及一切可以证实某个历史事件的文字、公文、铭文、陈述等，它们都是文件。”[11] 西班牙国家档案局在1993年颁布的国家标准，也把文件定义为：“是自然人、法人从事的公共的或者私人的职能活动事实的证明材料，它们是按照一定的材料和格式类型特征形成的。”[12] 着名的美国电子文件管理权威戴维·比尔曼更因此把他关于电子文件管理的专着，干脆定名为《电子证据——当代机构文件管理战略》(Electronic Evidence， Strategies for Managing Records in Cotemporary Organizations)他还在该书的导论中指出，“如果在两年前，我可能会将书名定名为《电子文件的管理》，强调档案、文件管理人员在电子文件管理中的核心地位。在一年前，书名可能拟为《从档案的角度管理电子文件》，旨在说明如果机构中其他成员不关注此事，档案人员就不可能开展此项工作。一年来，我愈益认识到关键在于怎样界定计算机系统中的信息是否文件——业务活动的证据。我以《电子证据》作为书名，就是为了强调一点，大多数电子数据、电子记录或信息汇集并非文件，因为它们不能作为凭证。”上述文字充分说明，戴维·比尔曼甚至把“文件”和“证据”看作同义词，认为凡是不能用作凭证的信息，就不是文件！
　　至于吴品才同志认为现行文件不具有证据价值的问题，就不需要多说了，因为我们已经在前文中分析过，现行文件也是真实的历史纪录，起码是其起草制作活动和登记分发等文书处理前期活动的证据；甚至尚未成文的草稿，在一定条件下也可以成为证据！
　　2. 3　凭证价值也可属于第二价值
　　比较需要讨论的是，吴品才同志认为凭证价值仅仅属于第一价值、不属于第二价值。对这个问题，他并没有作详细论证，仅仅指出：凭证价值是“在一定时期内(不会是无限期的)由于各种权利、义务和责任等问题而需要发挥的价值”所以属于第一价值；而第二价值，“它是指文件相对于形成者或者形成单位之外的用户而呈现出的价值，由于它不是针对当事者而言的，因而不涉及有关的权利、义务和责任的问题，所以不会也无需呈现凭证价值，只能是科学的历史研究价值。”
　　但是，第二价值都“不涉及有关的权利、义务和责任的问题”吗？我们举一个实际例子来分析。
　　上个世纪60年代，中国和印度之间曾经因为边界问题发生严重的争执，当时笔者刚刚进入中国人民大学历史档案系本科学习。作为档案专业大学生，我对我国新华社和人民日报连续公布的我国清代和民国时代的历史档案极感兴趣，至今印象深刻。记忆中，当时公布的档案有的是用来证明所谓的“麦克马洪线”仅仅是英国人提出的，从未得到我国历代政府的正式承认。这些明显属于非现行文件的历史档案，其形成者——清朝政府和北洋政府早就走入了历史，故而这些文件不可能继续拥有第一价值。那么请问，这些历史档案发挥的是什么作用？难道可以说我国政府作为档案的第二价值利用者主体，期望这些历史档案发挥的作用“不涉及有关的权利、义务和责任的问题”吗？这些历史档案仅仅具有历史研究价值而没有凭证价值吗？事实上，我国之所以在媒体上刊登这些历史档案，主要是为了提供历史凭证和法律证据，还历史以真相，从而证明我国应该具有的权利！而并非专门为了历史研究。就是说，虽然与“权利、义务、责任问题挂钩”，其价值属性仍然可以属于第二价值。所以，谢伦伯格认为，第二价值或者从属价值 (secondary value)，也就是他所谓的档案价值包含两种价值：凭证价值和情报价值[4]。
　　那么，能不能说这些历史档案仍然处于所谓的“半现行期”呢？半现行期文件的特点是什么？吴品才同志自己也认为：半现行文件的第一价值仍然占据主导地位。[3] 但是，这些历史档案的原形成机构——清朝政府和民国政府已经覆灭多时，又何来第一价值？！
　　当然，我们并不否定，某些以明确确定权利、义务、责任等客体事物为核心的文件，其现行期时限很长，比如合同契约、财产证书、建筑物图纸等，只要文件内容证明的事物、事务仍然存在，只要未过法律规定的有效期或者追诉期，这些文件仍然处于现行期，尽管文件的签署者、形成者可能已经不在人世。这里当然涉及了另外一个理论问题，即应该如何站在客体的立场上确定上述特殊种类文件的现行运动阶段以及应该如何确定这种类型文件的第一价值主体，这是一个值得另外研究的问题。尽管如此，也仍然可以说上述关于中印边界争端的历史档案已经进入非现行期，因为当时的文件基本上属于外交来往文书，并没有为此签订什么条约和协定。它们被我国媒体公布的主要目的，就是用来证明历史事实，用作历史凭证，当然也可用作法律凭证。
　　其实“历史的凭证”，是在人世间普遍得到承认的基本概念。它说明只要某种物体能够证明历史事实，证明某件事情确实存在，就可称之为凭证。它可以与某种权利、义务、责任挂钩，也可以不与它们挂钩。比如汉代竹简的出土，证明了孙子兵法并非只有孙武兵法，另外还有孙膑兵法。这种对历史事实的证明，并不见得涉及权利、义务和责任。当然，历史凭证价值与历史研究价值是交叉概念，这也是必须承认的。总之，凭证价值也可以属于文件第二价值，不能否定！
　　2. 4　如何认识半现行文件
　　那么，凭证价值与所谓的“半现行文件”又是什么关系呢？
　　我认为如果承认阿根廷的巴斯克斯教授为文件现行性和现行期下的定义，那么根本不存在所谓的半现行文件。
　　阿根廷的M. 巴斯克斯教授在为“现行”和“现行期”两个词汇下定义的时候，他所针对的“现行”这个词汇的西班牙语原文是“Vigencia”(名词)。根据上海外语学院编辑、上海译文出版社出版的《简明西汉词典》的解释，这个词汇可以翻译为：“(法律等的)现行”，“有效”和“生效”。根据《The New World English-Spanish Dictionary》的解释，相当于英文的force，effect(不过，与英文的effect完全相对应的西班牙语词汇是efecto, eficacia和ofectividad；与force完全对应的西班牙语词汇则是fuerza。)。正因为如此，巴斯克斯教授指出：“现行(vigeneia)”就是“一份文件为了完成或达到其为之形成的目标而具有的法律或行政的效力或力量。”而“现行期是文件用做指挥、命令、批准、允许和传递信息的工具，或从一定意义上说为完成其内容规定的任务或达到其为之而形成的目标而发挥作用的阶段。”[13] 很显然，根据上述对“现行期”概念的限定，不可能存在一个过渡性的“半现行期”。因为，只要文件尚未“完成其内容规定的任务或达到其为之而形成的目标”，它就处于“现行期”；而一旦完成了“其内容规定的任务”或达到了其为之而形成的目标”，文件的“现行期”也就结束了，开始了它的“非现行期”。所以，我在与傅荣校合着的《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》中，没有承认或接受“半现行文件”的概念。
　　那么又应该如何评价在欧美档案界普遍流行、得到几乎一致公认的“半现行文件”概念呢？为此，我认为首先应该研究分析他们在使用所谓的半现行文件概念时究竟采用什么词汇？就西班牙语而言，在涉及现行文件、半现行文件以及非现行文件时使用的词汇是：activo documento，semi-activo documento和inactivo documento. 翻译成英语就是：active records，semi-active records以及non-active records. 那么，这指的是什么意思？我认为，在这里如果完全直译的话，其实是“活跃文件”、“半活跃文件”和“非活跃文件”。它的判断标准是文件的利用情况，亦即“利用频率”。当然，在英语中，现行、半现行和非现行文件还可以表达为“current records，semi-current records and non-currentr ecords”。但是“current”这个词汇，如果直译就是“流行”。而“流行”的意思，就是使用的人多！因此，current在这里的意思应该与active一样，实际上也表示文件的利用频率。所以在欧美国家，如果寻求对“半现行文件”术语的解释，一般情况下的答复是：文件在装盒保管以后“每盒的月利用率不超过一次的文件”。
　　既然如此，把西方社会的“半现行文件”概念与我国所理解的“现行文件”概念相并立，按统一标准解释，是不科学的，完全是在误解基础上进行的演绎。为此，仅仅将“半现行文件”与凭证价值相对应，就更加不具有科学性，令人无法接受。
　　总之，凭证价值并非“半现行文件”的专利。只要是文件，就具有凭证价值而不管其处于文件运动的哪个阶段。对“半现行文件”概念自身的应用也应该慎重，起码不能与我国的“现行文件”概念并立运用。
　　综上所述，吴品才等同志倡导的文件横向运动论对深化发展文件运动理论做出了贡献。但是，他据以立论的几个基本观点存在缺陷，本文对此进行了研讨，希望能有助于澄清认识，进一步更好地发展文件运动理论。
　　注释：
　　①国际档案界没有一个人会否认，作为档案保存备查的文件必须具有一定的价值，因为保存档案的目的就是为了将来再用。
　　然而，保存价值又是一个具有弹性的概念。文件只要产生了就有保存一定时间的价值(少则一刹那，多则上千年、直至永久)，否则不会产生。事实上，保存在美国“文件中心”里的文件，一般都有保存相当年限的价值，但仍然被称为“文件”。其实，反映在实践中，我们关注的焦点可能更多地在于：文件具有什么样的保存价值或者说具有多长时间的保存价值，才是档案？这才是问题的核心！我国实际上认为具有保存一年以上价值的文件才能转化为档案，因为文件一般情况下在第二年归档，到那时仍有保存价值的才归档。美国则明确宣布，需永久保存的才是档案；法国、西班牙等国虽然没有明说，但根据其对档案的定义，可以认为他们实际上规定，文件只要有助于“完成制作和积累文件所要达到的目的”，尽管只需保存一定时间，哪怕几小时，都可以是档案。也就是说，文件应该具有哪些保存价值或者具有多长时间的保存价值，才能成为档案？在这方面，没有世界各国普遍都能接受的标准。正因为如此，结论是：档案必须具有保存价值。但是“具有保存价值”并非文件与档案之间的本质区别和分水岭，将其用作划分文件与档案的标志是不合适的。
　　②也就是辽宁大学郭建平同志所谓的“复式”线性运动。
档案管理郑州37～42G7档案学何嘉荪20062006
真实的历史纪录/文件档案区分标准/文件线性运动/文件纵横运动论/半现行文件凭证价值/文件第二价值
“真实的历史纪录”是现行文件和档案的共性，并非区分文件与档案的根本性标志。文件运动也实际上是文件先后具有多种价值并且按照一定顺序显现的社会现象，不能用物理上的时光概念去衡量，故“跳跃”、“逆行”现象是有可能存在的。现行价值、凭证价值和历史研究价值不可能是“互相平行、互不交叉的价值类型”；凭证价值也绝对不是“半现行文件”的专利；国外的“半现行文件”概念，是根据文件利用率设定的，不能与根据阿根廷的巴斯克斯教授定义的“现行文件”概念相并立运用。
作者：档案管理郑州37～42G7档案学何嘉荪20062006
真实的历史纪录/文件档案区分标准/文件线性运动/文件纵横运动论/半现行文件凭证价值/文件第二价值

网载 2013-09-10 21:33:04

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