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　　人人都不能离开秘书！
　　随着个人工作内容逐渐多元、工作范围扩大、工作量增大，一个人要想在职场中有所发展，能够合理安排自己的时间和精力是必须条件。
　　但是，在层级日益扁平化的今天，越来越少的人有权力拥有专属秘书来帮你打点一切。要想工作出色，你的一个工作内容就是，成为自己的秘书——内心深处一个不可或缺的“女人”。
　　像“她”一样，拥有清晰的头脑、安稳的内心、掌控细节的能力、为人处世的情怀。我们的这个主题，简而言之，就是让你掌握秘书经常使用的一些观念和技巧，拥有专业高效的秘书艺术。
　　微软中国区人力资源总监康颖涛说，如果有机会再次进行职业规划，她希望能多尝试不同的工作，而秘书就是她想尝试的工作之一，“在职业生涯的早期，这个职位可以帮助你很快地了解公司的运营，和高层管理人员接触，看他们是怎么想的。”
　　哈佛商学院出版公司大中华区高级商务顾问王云珍的书《让自己闪闪发亮》中，有一个章节就专门叫《向秘书学习——成为公司不可或缺的人》。她形容秘书是“公司对外的一扇窗口，直接代表企业形象、正面体现公司文化；同时又是公司内部链接上下左右的一座桥梁，影响着老板/同事的工作效率、部门之间的沟通配合。”秘书也绝非简单的文秘工作，王云珍的身边就有一位同事，“年轻时是销售总监的秘书，随着老板不断升职——从销售总监到公司副总裁、到高级副总裁、再到全球总裁，她一直被老板看中，地位不可取代，职位跟着节节攀升——高级秘书，行政助理，副总裁秘书，总裁秘书。在大老板身边干有了更多机会接触更多的人和更多的事。直到几年前老板离开公司，对全公司各区域、各部门的工作早已了如指掌的她，顺理成章转到了一个业务部门当经理，现在已稳坐该部门全球业务总监了。”
　　Administrative assistants、Office coordinators、EXecutive secretary、Executive assistants……无论职位名称如何变化，它们都是秘书，不可或缺的“女人”(大部分是女人)。今天的秘书大不同往日，工作的范围已经从过去的记录会议、文件归档扩展到为客户服务、提供公关服务、策划与协调会议和活动等等事务上。
　　由于工作的需要和日常训练，这些秘书在高效安排工作，细心处理问题，遇到突发状况，揣摩高居心理上都具备卓绝的艺术功力。试想一下，这些功力不都是我们每天用到的吗？这样看来，具备一个好秘书的能力是日常工作顺利的保证，是成功的职场晋升的基础，是良好的工作表现的一半。虽然我们的级别不能拥有秘书，但不妨碍我们把自己的某一方面分离出来，担任秘书的角色，让我们从真正的秘书处学到一些好用的行事“秘密”吧！
　　向秘书学：秘书的安排艺术
　　每天都有无数事情等待秘书去安排，而且很多事情还显得非常紧急，比如响个不停的电话，下个小时进行的会议，给某个客户的回信等等。Samantha在世界某着名咨询公司担任助理职位，负责带两位老板、三个团队，每天主要的工作内容就是帮助老板和团队安排发生在世界各地的会议，再帮他们订去往这些地方的商务舱、当地接送汽车、办公室以及下榻酒店。经常看到的情况就是几位老板的秘书在电话线上各自为把老板的时间安排得更舒服而“协调”得不可开交。在我看来，她陷入事无巨细的圈子中，变得忙忙碌碌是万分可以理解的，但事实并非如此，Samantha工作得井井有条。“经验告诉我，每个人一天所做的事情，至少有80％是并不重要的，也就是说我们每天80％的时间和精力用在正确做事上，却不是在做正确的事。这是一种很危险的工作方法。所以做事情前，宁可谨慎地思考，也比听到招呼就应声扎进去好。”
　　在这家咨询公司里，Samantha享受着严谨的培训，很多工具提醒她做事情不要害怕在前期多投入些时间。比如在为秘书准备的资料“Golden Rules”里，就记录着这样几条金玉良言：用LOTUS邮件系统的“Create Stationary”功能将常发的、内容相似的邮件总结为模板，一来可以节省时间，二来能避免拼写的错误或内容的遗漏，或许在写模板的时候需要花点时间，但长期看来，它绝对可以提高你的效率、可信度和规范度；在创建一个日程时附带相关的背景资料：如往来邮件、相关人员、时区、以便之后回溯或更改；和老板沟通或向老板汇报时，除了打印日程表外，打印任务列表可以让你对当前形势和下一步的行动有更清晰的认识。
　　Samantha现在还严格地遵守着“什么都要输入到日程表(Calendars)”原则，几乎连何时去喝水都要输入进去，“我的格言是，要显得好像没有记忆力一样。”她漫不经心地开着玩笑。和其他大部分跨国公司一样，Samantha所在的公司使用LOTUS系统，她会把所有要做的事情输入LOTUS的日程表(Calendars)，“它很好用，而且最重要的是，你可以和其他人互动安排一个日程。”如果你的单位没有这个系统，至少学会使用微软OFFICE中的OUTLOOK，“把需要在一个点立刻去做的事情输入‘日历’，把需要你一段时间去思考的事情输入‘任务栏’，在给人打电话和写邮件时记住和对方协商你将在什么时间进一步跟进，然后马上把跟进时间设置成提醒。而对于一个优秀的日程表(Calendars)使用者，最最重要的是—”Samantha说，“他能把很复杂的任务量化，分解成提醒点。”
　　向秘书学：秘书的邮件艺术
　　周恩来总理从始到终一直主持和领导秘书、机要和保密工作，他还提议制定了《文书处置办法》，这是秘书工作史上很有意义的文件。不过在今天，恐怕还要再编一部《邮件处置办法》出来。
　　秘书在一天中，主要通过邮件和电话来帮老板沟通安排日程。每天，从客户、内部团队、公司PR、行政各处传来的关于会议邀请、事务进展、办公室消息等邮件总有一百多封，怎样处理这些邮件呢？Samantha教给了我们如下邮件礼仪：
　　如果某人：
　　为你做了某事—确认并简略感谢；
　　请你做某事——确定优先程度，让对方知道你会马上着手，立即将此事放到任务列表上并设置闹钟提醒，给自己留出足够的时间；
　　请你做的事你没有做到——如果因为客观原因确实无法完成，让别人知道为什么，这个原因应该是有一定分量的，不要涉及无意义的细节。
　　如果你：
　　想请别人回复你的邮件——为邮件留下开放性结尾。比如提出疑问或者列出几个选择，永远不要汇报，而要询问意见，落款写上“Would you please advise if all the above are ok for you？”如果你写“以上是我要说的事情”，那按照逻辑，别人只会想，“哦，那是你要说的事情呗！”
　　为别人做了某事——确认此事已经圆满完成，并询问是否对方还需要其他帮助；
　　请别人做某事——那么如果你需要别人的回复才能进行下一步的工作，给自己留出预计需要回复的时间，在此基础上设置一个提醒并抄送给那个人，而不是在整件工作的最后期限设置提醒。
　　正在为别人做某事——用简短的邮件让别人了解事情的每一步进展，感觉到你对他们的尊重，即使最后任务没有完成，别人也可以看到你努力的过程。
　　想表现出主动性——总是早一步为对方可能没有预想到的事情做好准备，比如为不同地区的人组织会议或电话时，总是提醒他们注意时区或直接在邮件中列明该事件在不同时区的时间。
　　此外，Samantha还建议我们记住一些小诀窍以避免陷入邮件的海洋，比如不要同时处理多封邮件，回复或浏览完一封邮件再打开下一封，这样在团队成员相似而项目不同时，可以有效避免混淆；为一些特定的发件人，比如老板设置特定的背景颜色，这样可以很容易地发现并首先处理他们的邮件。
　　向秘书学：秘书的思考艺术
　　Lynn Zhang是一家瑞典着名电梯公司中国总裁助理，从事助理行业8年，现在服务的已是第四任老板。在她看来，助理工作最重要的是懂得站在他人的立场思考问题。“即使很简单的事情，也要想想，老板是怎么想的。”比如做报表，要明白老板最想要什么，最希望看到什么，如果是今年和去年的业绩对比，在制作的时候就要用不同的颜色、字体和图形把某些内容突显出来，代表它的重要性。“每个人的逻辑思维不同，如果只是按照自己的角度考虑问题，别人可能很难理解，因此要多问自己：‘我们这么做，对方是否明白？’假如在讲述事情时，对方是新介入的，事情的来龙去脉就显得尤为重要了。”
　　每次老板的转换，Lynn都表现出极强的适应力，“助理的工作需要你去适应老板，而不是老板适应你。”Lynn说。每个老板的喜好不同，初打交道时，新任老板可能会告诉你他宁可晚上接电话也不要早晨接电话，但更多的内容还是要自己观察，比如老板喜欢什么口味的菜，喜欢去哪个餐厅，住哪个集团的酒店，订不到公务舱的时候坐不坐经济舱。“我现在的老板喜欢红酒，很注重红酒的品质，因此，每次做活动时，选择红酒都会征求他的意见。做个有心人比你做更多事情还重要。”
　　而且在问老板事情时，婉转的说话方式更容易达到效果。“有一次老板约了人中午吃饭，而那天，他恰巧全天都有重要会议，根据我的判断，他很难抽出时间外出赴约，于是我问他‘你中午要在公司开会，那么在不在公司吃饭？如果出去吃，我就少订一份饭。’他猛然想起自己还有约，忙说，‘我要告诉我约会的人，没办法赴约了。’如果直接告诉他，‘你忘记了你还有约会，’显然不合适。”
　　因为观察细致，能站在老板的问题上思考，因此在判断事物时便有了准确性，“有些事情可能看起来很小，小到可以忽略，却往往应该最先做完，小，不代表不重要，如果你忽略掉，可能会造成很多麻烦。”Lynn说自己做事情喜欢双保险。前几天帮助老板订行程，下班后老板突然给她电话，说行程有变，必须改签，“我知道订票部门也下班了，但还是在接到电话后，即刻给负责机票的人发了封邮件，因为我知道，如果第二天早晨上班，即使我有其他事情耽搁忘记了这件事情，看到邮件的人也会打电话给我，这是个双保险。机票的更改不是大事情，却牵扯到老板以后几天的行程。”
　　向秘书学：秘书的心态艺术
　　如果你问从事秘书职位的人有什么性格特征，半数回答是“平和”。“因为我们就是负责协调和安排所有事情的，如果我们都忙乱了，那么可想而知其他人的忙乱程度。”Samantha说。
　　但是老板的事情就是以难搞定着称，因为解决突发事件就是老板的一大使命。长期面对突然事件的秘书难免有“失调”的时候，在这种情况下如何减轻自己的负罪心态，保持“平和”呢？
　　“和老板保持适度关系，乐意为老板出生入死固然让人感动，但是在日常工作中，如果你因为没有帮老板订下时间最适合的班机，或是没有办法帮他解决银行卡的系统问题而或喜或悲，那一定做不好秘书工作。”Samantha的一个老板在公司中职位属于Expert，这是一个类似学者顾问的职位，走的并非是通常的晋升渠道，所以没有经过升职打磨的他有点西式的“书生意气”。一次去马来西亚出席会议，Samantha帮他联系当地的用车合同公司，安排车接他回酒店，结果在10分钟内，老板4次更改了接车时间。这看上去是一件小事情，但足以让远在北京的Samantha崩溃，因为她刚刚想了个借口让车赶紧出发，就要再想个借口让车回去。如果是你，会不会很丧气，觉得自己既没有办法面对车队的工作人员，又没有办法完美地做成一件事情？但是Samantha很宽心，“所有人都知道秘书的工作内容是做什么的，不是我的错，大家都会理解”。
　　做秘书，必须一半是完美主义者，另一半又能时刻跳出来。对于那些不允许工作中有瑕疵出现的人来说，学会秘书的这种心态是种解脱。“当你经历过‘万全之策’也出岔子的时候，你就会渐渐明白，这是工作的一部分，所以你也就会不再自责，只专注于如何专业化地处理了。”Samantha说。而且Samantha还有一个小秘密，她总是告诉自己：助理只负责老板做不了的事情。不然，你又怎么会请我呢？
　　对于那些不允许工作中的瑕疵出现的人来说,学会秘书的这种心态是种解脱。
　　向秘书学：秘书的细节艺术
　　周恩来总理一直从事的都是秘书的工作，他一生都非常注重细节。尼克松写过一本名为《领袖们》的书，书中对他有这么一番评价：“对于周恩来来说，‘任何大事都是从注意小事入手’这一格言是有一定道理的，他虽然亲自照料每棵树，但是也能看到森林”。尼克松回忆说：“我发现，在机场欢迎我们的仪仗队是周恩来亲自挑选的。这些士兵身体健壮、魁梧，穿着整洁。周恩来还亲自为乐队挑选了晚宴上为我们演奏的乐曲，我相信，他一定事先研究过我们的背景情况，因为他选择的许多曲子都是我所喜欢的，包括在我的就职仪式上演奏过的《美丽的阿美利加》”。“我们在北京的第三天晚上应邀去看体育和乒乓球表演。当时天已下雪。而我们预订第二天要去参观长城。周恩来离开了一会儿，通知有关部门清扫通往长城路上的积雪。”
　　周总理确实关注细节，现任总理温家宝也是非常细致的人，他也是做秘书出身(中共中央办公室主任)。他早晨起来跑步，会穿上2008北京奥运会标志的运动服，国事访问时去驻英使馆看望华侨，坚持不坐数量不够的椅子上，而选择站着讲。这都是人和职业互相成就的细节艺术。
　　向秘书学：秘书的其他艺术——主动性、责任心、标准化
　　秘书是一个很有意思的职业，它只对一个人负责，对于一个老板秘书，有一条训诫是：“It's not about business，It's about the boss。”
　　哈佛商学院出版公司大中华区高级商务顾问王云珍曾讲过这样一个秘书：那时王云珍所在的公司经常有相关部门的美国大老板到中国访问，所以王云珍和他们的秘书接触得比较多，从邀请函、签证、访问日程、航班、酒店，到客户拜访、演讲稿、受访提纲、送客户的礼物等，这些秘书都安排得井井有条，其主动性让王云珍倍加感叹。其中一次，一位老板的航班抵京时间是夜晚11点，他的秘书十分担心酒店接机的问题，反复询问王云珍：酒店司机有什么标识可认；在出口大厅的什么地方等待；如果接岔了联系谁、怎么联系……尽职尽责，而最后，当王云珍告诉这位秘书，自己会亲自去机场接老板并送他回酒店时，她才放下心来，末了还加上一句：Take good care of him in Beijing！“这样的秘书，老板怎么离得开呢？”王云珍感叹。
　　Samantha也告诉我们：“只有你和老板是他日程表的主人：在没有老板许可的情况下，不要向任何人妥协加入不可能实现或老板不愿做的日程，不论他们如何强调此事的重要，保证日程井井有条才是你的工作。”
　　此外，一个优秀的秘书也是极度专业化的工作，其专业就表现在他们的标准化上，他们的工作应该是完全“非私人化”的，举这样一个例子：一个好秘书的PC系统要做到，任何一个不相关的人进入，都能够按文件名找到他需要的文件。很显然，如果你的头脑能如此清晰，你的工作也混乱不起来了。
职场F102人力资源开发与管理王默/何云翥/李雯霄/王越20082008
作者：职场F102人力资源开发与管理王默/何云翥/李雯霄/王越20082008

网载 2013-09-10 21:23:36

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