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“指导与被指导关系”  ——关于文件连续体理论、文件运动理论和生命周期理论属性之思辨
“指导与被指导关系”  ——关于文件连续体理论、文件运动理论和生命周期理论属性之思辨
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  近年来,随着文件连续体理论从大洋洲和欧美国家传入我国,我国档案学界掀起了一股将之与文件生命周期理论进行对比研究的热潮,对两者之间的关系问题,提出了互有歧意的论点。为此,有学者对之进行总结,认为所有这些观点可以划分为:取代论(否定论)、补充论、兼容论和互补论,并把何嘉荪的观点归入“兼容论”。近日,更有学者在《档案学研究》2006年第1期上载文认为,“文件生命周期理论属于档案学基础理论范畴,而文件连续体理论属于档案学应用理论范畴”,所以“文件生命周期理论属于理论性指导范畴,文件连续体理论属于被指导性理论范畴”。因为“文件生命周期理论客观上给予文件连续体理论形成以启示”,“文件生命周期理论是文件连续体理论得以成立的理论依据(电子文件工作是文件连续体理论得以成立的实践依据)”。①
  我们认为,如果仅仅浮光掠影地从逻辑上作此推论,似乎有理。但是,如果对这两种理论产生、发展的历史以及它们各自形成的背景稍作进一步的了解,就可以发现上述论断其实缺乏依据。
  基础理论与应用理论
  大家都知道从整体而言,档案学学科可以区分为基础理论学科和应用理论学科。然而,整个档案学科本来就属于管理科学,偏重于应用,即必须能够应用于文件与档案管理实践。故具体而言,某些以专门描述文件档案领域特定现象和规律的理论,往往具有两种成分:既具有基础理论部分,又具有应用理论部分,并且两者之间往往很难切割清楚,相互之间存在着千丝万缕的联系。就以档案学理论中最具特色的全宗理论为例,我们认为何嘉荪在《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》一书中总结的文件作群体运动的规律、文件运动基本单位、来源概念以及这种群体运动分别以主体和客体为核心进行运动的形式、全宗定义等,属于档案学基础理论,因为它的研究对象是档案领域中具有普遍共性的基本概念和基本规律;而划分全宗的原则、方法以及关于立档单位、立档单元的论述,则属于应用理论,因为它们的研究对象是档案工作的具体方法,或者说是关于实践工作的方法论。
  文件生命周期理论就更是如此,只要对文件生命周期理论在西方国家与“文件中心”相联系的形成、发展历史有所了解,就不会对此怀疑。这段历史,在我国档案学界已经有太多的人进行过描述,这里不再赘述。面对这段历史以及目前的发展现状,我们只想指出:西方档案界至今普遍认为“文件生命周期”仅仅是一种将文件分成一定阶段进行管理的模式,而不是理论;将其明确地上升至基础理论高度进行分析,尤其是对文件运动动力及其与文件价值的内在关系进行分析,是我们中国学者的作为。② 就是说,正是我们中国学者提出:“文件运动是由现行文件到历史档案循序渐进的整体运动,也是一个有序化的运动系统,构成这个系统的整体过程的各个阶段之间具有紧密的内在联系,推动文件由上一阶段向下一阶段有序运动的内在动力是文件的客体属性与人们主体需求之间的矛盾,而这种矛盾运动的直接表现形式是文件价值的转化。这就是文件运动的共同特点与普遍规律,而揭示并概括这一共同特点和普遍规律的理论成果就是文件生命周期理论。”③
  但是很遗憾,上述中国学者对文件生命周期理论研究的贡献,由于种种原因并没有翻译成外文向全世界公开发表;而西方发达国家的档案学者,据我们所知几乎没有一个人懂中文。于是,经过我国学者发展的文件生命周期理论,尤其是其基础理论部分仅仅在中国为人熟知和发生影响;西方的档案学者则全然不知。另外不容忽视的是,我国学者在研究文件价值与文件运动的关系时,依据的哲学基础是马克思主义唯物辩证法。而对此,西方档案学者是不了解甚至陌生的。所以,在我们与他们零星进行口头或者书信交流的时候,他们甚至无法理解我们所谓的“文件运动”的概念,更谈不上理解我们对文件运动动力及其与文件价值关系的诠释。这也是西方学者至今仍然认为文件生命周期并非理论,仅仅是纸质文件分阶段进行管理的传统模式的重要原因。
  总之,文件生命周期理论从总体而言也有基础理论和应用理论之分,并且基础理论是从实践经验上升为方法论,然后进一步经过科学抽象升华发展而来的。目前大多数西方学者承认的主要是其方法论,也就是今日文件生命周期理论内应用理论部分的核心(即所谓的“文件生命周期模式”);至于基础理论部分则由于还没有从中文翻译成外文,尚未被西方学者所认知。
  至于文件连续体理论,可以说其理论色彩比西方学者诠释的文件生命周期模式丰富得多。起码,西方学者已经公开称呼其为理论而非“模式”。而且他们又为这个理论提出了一个模型,以便更确切地、全方位地或者说立体地描述文件运动以及文件管理过程中各种要素之间的相互关系。
  当然,不可否认“文件连续体理论的特点和重点在于从管理角度研究问题。它以文件的形成(Create)、捕获(Capture)、组织(Organize)、合成(pluralize)四个管理步骤为主线,在一个多元时空范围内,运用立体的、多维的研究方法,全方位地考察文件从最小保管单位直到组成最大保管单位的运动和管理过程,研究文件保管形式与业务活动和业务环境的互动。因而更确切地说,它描述的主要是文件管理规律和管理模式,同时也涉及了文件自身的运动规律问题。”④ 也就是说,文件连续体理论虽然以描述管理规律为主,但是也建立了属于档案学基础理论的理论。现在的关键问题在于,我们应该如何理解这种类型的基础理论。
  文件连续体理论最重要的特点在于,它主张对所有的文件实行连续的一体化管理。而这一点,主要建基于其对文件本质的认识。
  该理论认为,文件的最本质特征在于:它既是人们在社会活动中处理事务的工具,又是这种活动过程的凭证并且能唤起相关的记忆。因而,文件在它产生的一刹那就同时具备了多重价值:既具有现行价值(是现行活动的工具),也具有凭证价值(记录了文件的形成过程,能够为此提供证明)和历史价值(有助于再现形成时的历史场景)。为此,文件连续体理论的主要诠释者之一,澳大利亚Monash大学信息管理与信息系统学院院长Sue Mckemmish 教授在其论文《Placing Records Continuum Theory and Prac- tice》中强调指出:“关于文件和档案性质的连续体思想挑战了传统的理解,传统的理解在为档案机构挑选永久保存的档案的基础上使‘档案’与‘文件’相区分;传统的理解关注的是文件和档案的固有性质。文件连续体思想通过对记录信息采取一种多元化的视角,从文件的初始目的、功能方面把文件看成是一类特定的文献(documents)。它强调它们的证据性的、事务性的和背景的性质特征,以区分于关注文件主题内容和信息价值的文件定义。”⑤
  为此,文件连续体理论认为,没有必要为文件划分运动阶段,因为文件从诞生之初就同时具备的多重价值决定了“文件可以在多个背景和用途的范围内同时存在或积累,而非一定要按人为划分的生命周期阶段的时间顺序运动或积累;文件的运动过程可以同时发生在其存在的任何时空点上,甚至超前于文件的产生。”⑥
  正因为如此,文件连续体理论强调全程管理和前端控制,强调从文件形成之初,就要自始至终确保其真实性、完整性和有效性。也就是从一开始就要对所有文件进行档案化管理(请注意:这里讲的是“档案化管理”,不是“归档管理”!),“不管文件是保存一刹那还是保存千年。”⑩
  也正是从以上对文件本质的认识出发,文件连续体理论强调文件是由如下三个要素构成的:足以为文件的形成过程提供证据的内容、背景和结构,而不管其形式和载体如何。也就是说,应该强调的是文件的逻辑存在形式,而不是其物理形态。
  所以文件连续体理论认为,人们关注的焦点和重点不应该是单纯的文件实体自身,而应该是文件的形成过程,并且应该更多地关注对文件背景信息的不间断着录。
  由此,我们认为文件连续体理论中也有独具特色的、应该划入档案学基础理论的部分,因为“档案学基础理论是关于档案现象的一般理论。它是由关于档案现象的一般性认识问题的理性知识和关于档案学各个分支学科的共性问题的理性知识等构成的思想体系”。⑧ 故仅仅简单地将其归入应用理论范畴,是不够谨慎的。
  至于认为“文件生命周期理论客观上给予文件连续体理论形成以启示”,“文件生命周期理论是文件连续体理论得以成立的理论依据”⑨,我们觉得也比较牵强。因为,要让倡导文件连续体理论的西方学者,从他们尚不了解并且几乎没有听说过的文件生命周期理论的基础理论部分⑩ 获得启示,似乎不太可能;而西方学者普遍认知的分阶段管理文件的生命周期模式(11),又首先从根本上遭到文件连续体理论的否定,并且这种否定成了文件连续体理论的主要特点。既然如此,它又如何能成为文件连续体理论“得以成立的理论依据”呢?至于将文件生命周期理论置于指导文件连续体理论的地位,更是无法想象。
  把文件运动理论建设成开放性和可持续发展的理论体系
  那么,究竟应该如何认识文件生命周期理论与文件连续体理论相互之间的关系呢?我们认为,这两种理论的确不是相同层次的理论,但绝不是文件生命周期理论处于指导连续体理论的地位,也不是相反。
  我国不少人以为,文件生命周期理论就是文件运动理论,这完全是误解。笔者已经一再指出,文件生命周期理论仅仅是研究文件线性运动规律的理论,它仅仅是文件运动理论的组成部分。构成文件运动理论的还应该有研究文件群体运动规律的全宗理论;研究文件运动动力的文件价值理论以及其他理论。也就是说,只有文件运动理论(不是文件生命周期理论)才是全方位研究文件运动规律的理论。而文件连续体理论也是全方位研究文件管理规律的理论,其中也涉及了文件运动规律问题。所以,文件运动理论与文件连续体理论才是相同层次的理论。
  这里有一个问题值得关注:如何理解文件自身的运动规律和人们管理文件的规律?
  文件的运动当然与人的干预有关,没有人的需求和行动,就没有文件的运动。我们之所以认为文件价值是观察文件运动状态的标志,就是因为“价值”本身包含了人的因素,是人们对文件属性的肯定。又比如,我们认为文件必然组合成群体向前运动,但是这并不表明文件就会完全自动地聚合在一起,而是人们对文件的需求必然驱使文件管理者自觉地将文件组合在一起。我们对文件运动规律的研究,当然是基于上述认识之上的。换句话说,我们实际上认为,人们在文件运动过程中产生的需求和采取的管理行动从总体上说并非是任意可为的,而是有一定客观规律可循的。而文件的运动正是这个客观规律起作用的结果。所以我们描述的文件运动规律,实际上是把客观存在的人们的需求及其必然会产生的变化,抽象成物质运动来加以表述。这应该是依据辩证唯物主义观察文件运动必须具备的常识。
  相比之下,文件连续体理论的倡导者认为,他们立论的基础之一是着名社会学家吉登斯的结构化理论。而据我们的理解,结构化理论可以说是研究社会活动与社会结构相互之间互动关系的理论。
  正因为如此,文件连续体理论的研究必然涉及文件与文件管理活动、文件管理系统的互动关系,不可能将其抽象为纯粹的物质运动来研究。但是,它也确实是从另外的角度进行的对文件运动规律的研究。比如前面我们已经提到,文件连续体理论运用立体的、多维的研究方法,在一个多元时空的范围内全方位地考察文件从最小保管单位直到组成最大保管单位的运动和管理过程,研究文件保管形式与业务活动和业务环境的互动。我认为,这也就是从另外一种角度研究文件的群体运动规律,因为这种群体运动本来就具备特定的保管形式并且与相关的业务活动和环境有着密切的、具有规律性的互动。正因为如此,从这个角度描述可以极大地丰富我们对文件群体运动规律的认识。
  由此,我们认为应该加强对这两种理论的比较研究,并且将文件连续体理论的研究成果尽量吸收、融入文件运动理论之中。其实文件运动理论本来就应该是一个开放性的、可持续发展的理论体系,或者说我们应该把它建设成这样的理论体系。除了全宗理论、文件生命周期理论和文件价值理论应该包含于其中之外,它还完全应该包括一切与描述文件运动规律有关的观点、学说和理论,其中也应该包括文件连续体理论。
  诚然如前所述,文件连续体理论的哲学基础与我们主张的文件运动理论并不相同,但两种理论却在许多方面是相通的,并非相互排斥的。这并不奇怪,因为这是从不同角度对共同文件运动规律的诠释和描述,产生了“殊途同归”的效果。笔者在与叶鹰合着的论文《文件连续体理论与文件生命周期理论——文件运动理论研究之一》(12) 中,已经阐述了我们认为中国版的文件生命周期理论的某些结论与文件连续体理论某些结论的相似或者相近之处,这里不再赘述。然而,正是这种“殊途同归”,说明有必要取长补短,将二者的研究成果融合在一起,使之共同成长。
  具体而言,我认为这种努力可以有下面两种方式:
  第一种方式,直接吸收。既然文件运动理论是描述文件运动规律的理论,一切能够或者有助于正确描述这个规律的理论,当然都应该直接吸收。事实上据我们研究观察,文件连续体理论的大多数成果,都可以考虑直接吸收进文件运动理论。不过,这种直接吸收并非不加分析和盲目地照单全收,而应该是在对比分析研究的基础上进行。因为这些成果,其倡导者认为是以后现代主义和结构化理论为指导取得的,与我们倡导的文件运动理论的基础明显不同。但是我们深信,真正符合文件运动客观规律的理论,必然也可以用辩证唯物主义来解释。所以,对那些我们认为正确的、文件运动理论尚未很好涉及而又可以直接吸收进来的连续体理论成果,我们完全有必要根据辩证唯物主义对它们做进一步的诠释,使之可以更好地融入文件运动理论。比如连续体理论关于“不管是保存一刹那的还是保存千年的文件都应该档案化”的思想,我们认为是完全正确的,应该将之直接吸收进文件运动理论。但是它与我们认为也是正确的关于文件运动阶段性的论述相矛盾吗?为什么?显然,必须根据辩证唯物主义进行论证或者加以解释,如此方能使文件运动理论得到健康发展。
  第二种方式,受文件连续体理论启发,进一步挖掘、完善和发展文件运动理论自身的相关理论。
  文件连续体理论自诩是对文件生命周期理论的否定。尽管对此我们并不认同,认为二者实际上是互补的,但是,连续体理论中确实有一些观点是我们无法完全赞同的;或者虽然可以赞同,却又认为它并不完善,需要加以改造或者发展。
  比如连续体理论认为已经没有必要为文件运动划分阶段。对此,我们不能完全赞同。但是,它也启发和促使我们进一步研究和完善关于文件运动整体性与阶段性相互之间辩证关系的论述,证明在对电子文件进行连续性和一体化的全程管理与前端控制的同时,为电子文件划分运动阶段仍然具有积极意义,两者并不矛盾。
  有的情况下,连续体理论或者与其同系一脉的后保管主义理论提出的一些观点,与我们的观点相近,却又由于哲学基础不同而与我们的观点并不完全一致。然而它们却有助于我们在对比研究的基础上,进一步探索、论证和发展对客观规律的描述。比如国际知名学者加拿大的Terry Cook先生是后保管主义的倡导者,也是文件连续体理论的积极支持者。他提出了关于概念来源和重点关注文件形成过程的主张。我们认为,这与何嘉荪和冯惠玲共同主张从文件形成过程研究全宗问题以及提出广义的来源观,有相近之处却又并不相同。孰优孰劣,什么才是对客观规律的最佳表述?这启发我们对此进行更深入的思索,我们认为:建立在后现代主义基础上的概念来源,过于抽象和飘忽不定,较难在具体的文件档案管理实践中应用;而建立在辩证唯物主义基础上的广义来源观,才更加科学、更便于在管理实践中应用。(13)  总之,在比较研究的基础上,积极吸纳或者借鉴文件连续体理论成果,充实、修正、发展文件运动理论,是科学的选择,理应积极做好。
  综上所述,文件连续体理论与文件生命周期理论和文件运动理论相互之间,并非“指导与被指导关系”。认清这一点,将有助于我们更好地研究文件连续体理论,并且将其绝大部分成果科学地吸收到文件运动理论中来,从而更好地应用于我国的文件档案管理实践。
  注释:
  ①(11) 邹吉辉,杨杰:《文件生命周期理论与文件连续体理论关系研究》, 《档案学研究》,2006(1)6—9
  ②④(12) 何嘉荪、叶鹰:《文件连续体理论与文件生命周期理论——文件运动理论研究之一》,《档案学通讯》2003(5);中国人民大学[复印报刊资料]《档案学》2003(6)转载
  ③ 引号内对文件生命周期理论的概括,大致上引自邹吉辉、杨杰的论文《文件生命周期理论与文件连续体理论关系研究》(《档案学研究》,2006年第1期第8页)。但是,何嘉荪对其中的个别语句做了我们认为极其重要的修改
  ⑤ SUE MCKEMMISH:Placing Records Continuum Theory and Practice.Archival Sciencel:333—359,2001.(c)2002, Kluwer Academic Publishers.Printed in the Netherlands
  ⑥ 安小米:《文件连续体模式及其对电子文件最优化管理的启示》, 《办公自动化系统与电子档案管理国际学术会议文集》(何嘉荪主编),浙江大学出版社,2003,105—132;《档案学通讯》2002(3):52—55
  ⑦ 此系澳大利亚学者Frank Upward等人提出的文件连续体理论的基本观点,转引自安小米:《文件连续体模式及其对电子文件最优化管理的启示》,《办公自动化系统与电子档案管理国际学术会议文集》(何嘉荪主编),浙江大学出版社,2003,105—132;《档案学通讯》,2002(3):52—55
  ⑧ 王英玮、周艳:《档案学基础理论的建设与发展》,《中国档案》2006(5)44—46
  ⑨ 主要指中国版的文件生命周期理论
  ⑩ 指尚未经过我们中国学者改造的、主要适用于纸质文件管理的、以文件与档案分开管理为主要特点的模式
  (13) 朱惠珏:《“概念来源”就是“广义来源”》,《档案学通讯》2006年第1期

浙江档案杭州6~9G7档案学何嘉荪/史习人20072007
文件运动理论/文件运动规律/文件连续体理论/文件生命周期理论/全宗理论概念来源/广义来源观
文件连续体理论既有基础理论部分,又有应用理论部分,将其简单地归入应用理论范畴,是不够谨慎的;它客观上也并非以文件生命周期理论为指导和理论依据。文件运动理论才是全方位描述文件运动规律的理论,它既应包容生命周期理论、全宗理论、文件价值理论和其他理论,也应该直接吸纳或者借鉴文件连续体理论的绝大部分成果,发展成开放性和可持续发展的理论体系。
作者:浙江档案杭州6~9G7档案学何嘉荪/史习人20072007
文件运动理论/文件运动规律/文件连续体理论/文件生命周期理论/全宗理论概念来源/广义来源观
2013-09-10 21:32

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