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面向企业战略与创新决策的技术情报系统
面向企业战略与创新决策的技术情报系统
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  1 引言
  在竞争全球化的趋势下,企业前所未有地感受到了技术创新在企业生存与发展中的重要作用,服务于企业创新战略与决策制定的技术情报也逐渐引起了人们的重视。关于技术情报有两种理解,一种认为技术情报是竞争情报的一部分(另一部分为商业情报)[1],另一种认为技术情报是竞争情报的同义词,只是主要用于技术密集型企业[2][3]。本文采用第二种理解,认为技术情报是指与企业相关的技术动态和技术发展趋势的信息,以及对这些信息的收集、分析、传播和利用的过程,其目的是为企业技术决策制定和一般管理活动提供支持。
  正是由于认识到技术情报在企业的战略决策、特别是创新决策中起到的重要作用,国外的一些企业很早就开始重视技术情报工作。日本是开展技术情报工作比较早的国家。从19世纪60年代起,日本的综合商社、大企业就纷纷开展技术跟踪和技术情报调查活动,他们利用公开的出版物、数据库监视技术动向、识别重要的未来领域,另外还通过向海外派驻情报收集人员,与大学、研究机构等建立密切的联系来获得最新的技术情报[1]。在欧洲,德国、荷兰、芬兰等国家也非常重视技术情报工作。早期的研究认为技术情报工作主要发生在大企业当中,近期的研究发现中小企业,特别是技术密集型中小企业也在逐步建立正式的技术情报系统,这方面的代表是瑞士的一些中小企业[4][5]。
  相对于国外,我国关于针对企业的技术情报的实践和研究都非常有限,建立有正式技术情报系统的企业非常少,现有的研究也多局限于探讨企业技术创新过程中对信息需求的类型和收集的途径上,对如何建立、组织和管理企业正式的技术情报系统研究很少。此外,现有研究主要针对大企业,忽视了中小企业,特别是技术密集型中小企业对技术创新情报的需求。本文将在建立技术情报分析框架的基础上,通过案例对国外大、中、小型公司的技术情报系统进行比较分析,试图为我国企业建立和管理技术情报系统提供一定的参考。
  2 技术情报系统分析框架的建立
  技术情报工作的流程一般可以分为信息需求的形成、收集、分析、扩散和应用几个阶段。这几个阶段都有价值创造,因此,这些活动可以被当作主要或者直接的价值创造活动[6]。然而,与产品的制造不同,这些技术情报活动的结果,只有在应用于改进决策时才有价值。除了这些主要活动外,还需要有一些间接活动来保障主要活动的开展。对于一个技术情报系统,这些支持因素包括:技术情报的成员、结构、管理和基础设施。在一个企业当中,主要活动和支持活动一起构成整个技术情报系统,服务于企业战略和创新决策的制定。对上述技术情报系统所包含的直接和间接活动,可用图1来表示,该图也构成了本文的分析框架。
  3 企业技术情报系统典型案例介绍
  由于不同规模企业的技术情报系统在结构、运行和管理方式等方面都有所不同,本文将分别介绍三个不同规模企业的技术情报系统,然后再对这些技术情报系统进行比较分析。
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  图1 技术情报系统包含的元素
  3.1 小企业技术情报系统案例——泽普陀森斯公司的技术情报系统[5][7]
  泽普陀森斯是一家1993年开始运营的瑞士创业公司,主要提供蛋白芯片检测的技术和方案。其员工大多数是拥有物理学、化学或生物学博士学位的科学家。泽普陀森斯公司在1999年大约有15名员工,到2003年增加到28个。由于泽普陀森斯所在的行业是一个技术发展迅速的行业,虽然泽普陀森斯是个小公司,但是从1999年该公司就暗中研发着一个技术情报系统,后来这个系统演变成为一个正式的系统,其结构如图2所示。
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  图2 泽普陀森斯公司的技术情报系统
  在泽普陀森斯公司的技术情报系统中,“技术观察”是每周例会上的一个常规议程,其目的是为了解决三个基本的问题:(1)是否可以用现存技术或新兴技术解决泽普陀森斯公司的一个实际问题。(2)是否可以用泽普陀森斯公司所拥有的某项技术解决其他公司的一个问题。(3)在技术环境中是否有其他的机会和威胁。为了回答这些问题,每个员工都必须做特定的工作,包括阅读科学文献、搜集专利数据库、与大学的科研人员和伙伴公司交流。对有关技术环境的发展确实和正在形成的创意进行“强迫”交流。这样做的好处就是,增加了组织的知识库,带来了潜在的创新。在整个过程中,企业高层管理者完全积极参与了技术情报进程的每个阶段。
  3.2 中型企业技术情报系统案例——斯超曼公司的技术情报系统[8][9]
  斯超曼公司是一家在牙植入和口腔植入领域中快速成长的瑞士医学技术公司。2005年,该公司有1342名员工,其中有8%的员工在从事研发工作。从2000年起,斯超曼公司运行了一个正式的技术情报系统,如图3所示。
  斯超曼公司通过“筛选”在产品发展前系统的评估和记录所有技术趋势,以得到良好效果和效率的决策。筛选小组的成员每月集中两次,讨论并决策对审查过程中的输入是否应该进行追踪。如果答案是肯定的,那么一个特别评估计划团队将会成立以执行详细的考核。“机会前景”就是技术趋势的知识库。在业务使命和战略中所有与或者可能与公司未来有关的议题,都由称为技术“看门人”的专家进行监视。这些“看门人”的使命是针对某个议题收集、分析和传播与该议题发展趋势相关的信息。这项工作的目的有两个方面:一方面,公司的任何人在需要的时候都可以使用这个知识库;另一方面,在年度周期中,高层管理者能用从知识库中获得的经验修正业务使命和战略,从而重新定义其中的议题。外部专家网络,主要是国际牙科种植组织。这个外部知识库与筛选进程和机会前景相互影响。技术管理团队由机会前景“看门人”、筛选小组成员和高层管理者共同组成。除了协调工作,该团队还负责其他有关技术的问题。最后,一个共同的平台,也就是LOTUS NOTES,起到了支持通信的作用,并且确保了协调的数据库管理。
  在斯超曼公司中,技术情报系统和高层管理者之间有一个明显的相互作用,高层管理者担任了前面描述的每个角色。一些高层管理者直接参与到技术情报进程中,比如,研发的领导是筛选核心团队的一个成员,一些高层经理同时是技术“看门人”。
  3.3 大型企业技术情报系统案例——戴姆勒-奔驰公司的技术情报系统[10]
  戴姆勒-奔驰在两个层面上运行正式的技术情报系统。一个在公司层面,另一个在部门的层面。公司层面上的技术情报活动更重要,并且支持了部门层次技术情报活动。戴姆勒—奔驰的技术情报系统如图4所示。
  集团技术中心的技术监测部门构成了戴姆勒—奔驰公司技术情报系统的核心元素。这个部门的使命是向董事会报告有关中央研究部门和一般的技术管理的情况,并汇报研究和业务部门有关的技术和技术发展趋势。来自四个研究领域的内在技术“看门人”网络代表了情报的主要使用者。同时,他们也是技术趋势信息的一个主要来源。
  圈内成员团队是由大约150个专家组成的一个国际网络,它使戴姆勒-奔驰与一流大学和其它外部网络所掌握的技术联系在一起。每个外部专家都与一个内部的科学代表保持联系,以确保专家和戴姆勒—奔驰之间的沟通。圈内成员团队每年集中开两次常规会议,并根据需要召开临时会议,以保持对相关长期业务战略和未来发展领域的了解。他们的会议由技术监测部门组织和协调。为了监测特定的技术,戴姆勒—奔驰设立了一些国际监测点,分别位于帕洛阿尔托、莫斯科、东京、上海、新加坡和班加罗尔。它们的使命是在技术集群(如帕洛阿尔托)和市场(如上海)中跟踪科技和市场的趋势。
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  图3 斯超曼公司技术情报系统
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  图4 戴姆勒-奔驰技术情报系统
  技术情报参与者之间的沟通由良好的基础设施和一个中央数据库保证。高层管理者在战略设计和决策过程中不断咨询这个数据库。戴姆勒—奔驰系统中最高管理者充当了清楚和独特的使用者角色。高层管理者通过业务战略的方式制定信息需求。他们与技术情报系统的联系就是中央集团技术的技术监测部门。
  4 不同规模企业技术情报系统的比较分析
  根据第二部分建立的技术情报系统框架,本文从主要活动和支持活动两方面对上述三个公司的技术情报系统进行分析。
  4.1 信息需求的形成
  由于技术情报系统直接与企业的战略相互影响,这样,企业的战略定义了技术情报系统的使命,也定义了其观察的领域。这点在斯超曼公司和戴姆勒—奔驰的技术情报系统中都体现得非常明显:斯超曼公司的高层管理者在修正业务使命和战略时重新定义技术情报活动的内容,戴姆勒-奔驰公司的高层管理者通过业务战略的方式制定信息需求。而泽普陀森斯公司是在讨论其战略(通过“技术观察”会议)的同时定义技术情报的需求。总的来看,三个公司的信息需求都是在企业战略基础上形成的。
  4.2 信息收集和分析
  在信息收集渠道上,三个公司是类似的,具体的渠道包括科学文献、专利数据库、科学界、伙伴公司等,不过三个公司在信息收集方式上有着比较明显的差别。泽普陀森斯公司是给每个员工分配特定的信息收集任务;斯超曼公司设立了专门的技术“看门人”,分别对某个议题收集、分析和传播任何与该议题发展趋势有关的信息,对通过审查通过的技术将成立一个团队来执行详细的考察,同时,斯超曼公司也通过外部专家网络来获得其业务领域的最新信息;戴姆勒—奔驰则由技术监测部门执行、组织和协调各种技术情报活动,并组织正式的会议和临时会议保持与外部专家的交流。
  4.3 信息传播和应用
  由于员工的数量有限,泽普陀森斯公司的信息传播和决策的制定主要是在每周的会议上进行的。而斯超曼公司和戴姆勒-奔驰都是把收集到的信息存贮在一个特别的数据库中,使用者不断地咨询这个数据库,一点区别是斯超曼公司任何员工都可以求助这个数据库,而戴姆勒-奔驰的数据库主要提供给高层管理者使用。
  4.4 技术情报成员
  泽普陀森斯公司并没有专职的技术情报人员,但是其所有的员工都充当了这一角色,这保障了该公司技术情报系统的有效运行。斯超曼公司和戴姆勒—奔驰都设置有专业技术情报工作人员,这些成员构成了不同的团队,来保障技术情报系统的有效运行。
  4.5 技术情报结构
  企业情报系统一般可以分为分散式、集中式、重点式、独立式和其他结构[11]。斯超曼公司的技术情报系统模式设计简单、实用,管理比较方便,比较适合人工操作,接近于分散式。斯超曼公司的技术情报系统接近于集中式结构,企业利用Lotus Notes管理系统来管理所有技术情报。戴姆勒—奔驰公司的技术情报系统则是一种复杂结构,通过技术监测部集中指挥、协调、分析和预测技术信息,并通过分布在各地的国际情报监测处进行信息的采集、加工、筛选和分析。
  4.6 技术情报管理
  普陀森斯、斯超曼和戴姆勒-奔驰三个公司都先后建立了正式的技术情报系统(普陀森斯公司开始运行的是一个非正式的系统,但逐渐演变成为一个正式的系统),这在很大程度上保证了技术情报系统的有效运行和发挥预期的作用。在运行过程中,泽普陀森斯公司的高层全程参与到了技术情报的进程当中,斯超曼公司的高层主要参与了需求阶段、应用阶段部分收集和扩散的工作,而戴姆勒-奔驰公司的高层仅在需求阶段提出技术情报需求和应用阶段使用情报,但有共同的一点,三个公司的高层都非常重视技术情报系统的应用。
  4.7 技术情报工具
  由于公司规模很小、交流非常便利,泽普陀森斯公司并没有建设专门的计算机系统来支持技术情报系统的运行;斯超曼公司和戴姆勒-奔驰分别利用LOTUS NOTES和遍布全球的企业内联网来保证技术情报工作的进行。
  5 结论
  不同规模的企业均可以建立自己的技术情报系统,虽然在管理和运行上会有所区别,但通过分析,我们仍然可以识别成功建立和运行技术情报系统的企业的几个共同因素:
  (1)技术情报系统的需求是根据企业战略来定义的。
  (2)科学文献、搜集专利数据库、大学以及外部专家是不同规模企业技术信息收集的共同渠道。
  (3)技术情报团队是技术情报系统的基础。
  (4)企业可以根据自己的规模和业务来建立不同结构的技术情报系统。在初期,企业的技术情报系统可以是非正式的,但正式的系统可以发挥更为明显的作用。
  (5)高层管理者的支持是情报系统成功的必要保证。
  (6)计算机系统给技术情报系统的运行提供了有效的工具,但没有计算机系统并不从根本上影响技术情报系统的建立。
  收稿日期:2007-01-02
L1情报资料工作王鑫鑫/张志清/王静20072007
技术情报/技术情报系统/企业战略/创新决策
文章从主要活动和支持活动两方面出发构建了企业技术情报系统的分析框架,并在介绍相关案例的基础上,运用该框架比较分析了泽普陀森斯、斯超曼和戴姆勒—奔驰三个公司的技术情报系统,总结了企业技术情报系统建设和运行的成功因素。
作者:L1情报资料工作王鑫鑫/张志清/王静20072007
技术情报/技术情报系统/企业战略/创新决策
2013-09-10 21:32

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